Курсовая работа: Документирование деятельности администрации Родинского района Алтайского края
При прохождении документа определенного этапа работы в РКК ставится соответствующая отметка или журнале. На исполненном документе исполнитель ставит отметку слева на нижнем поле первой страницы документа «исполнено» и заверяет её своей подписью.
Таким образом входящий документ проходит этап регистрации и рассмотрения.
2.3 Подготовка, оформление и размножение служебных документов
В соответствии с инструкцией по делопроизводству администрации Родинского района при подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать ряд требований и правил, обеспечивающих их юридическую силу, целесообразность и обоснованность, оперативное исполнение и использование. Служебные документы пишутся на бланках учреждения. В случае отсутствия бланков документ оформляется с помощью углового штампа с наименованием организации, который проставляется в левом верхнем углу с указанием даты и номера.
Каждый вид документа должен иметь строго определенный комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположения, соответствующий требованиям ГОСТ Р 6.30-2003 «УСД. Унифицированная система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и инструкции по делопроизводству администрации Родинского района. Все реквизиты оформляются в соответствии с вышеуказанными документами.
Согласно инструкции по делопроизводству администрации Родинского района согласование является способом предварительного рассмотрения и оценки проекта документа, поэтому каждый документ должен быть согласован с заинтересованными лицами и организациями. Оформляется согласование либо визированием проекта документа, либо грифом согласования. Виза включает в себя личную подпись визирующего, расшифровку его подписи и дату согласования. При необходимости может быть указана должность визирующего.
Проекты постановлений и распоряжений администрации района согласовываются исполнителями, руководителями заинтересованных отделов, управлений и комитетов, юрисконсультом, заместителями главы администрации, курирующих соответствующие вопросы.
Документы подписываются должностными лицами учреждения в соответствии с распределением обязанностей. Решения представительного органа подписываются его председателем, при его отсутствии – заместителем председателя. Решения о принятии нормативно – правого акта подписываются председателем районного Совета депутатов, а сам нормативно – правовой акт (положения, правила, порядок, решения и др.) подписывает глава района. Постановления, распоряжения администрации района подписываются главой администрации района, при его отсутствии – заместителем главы администрации, назначенным главой района распоряжением.
В отделах, управлениях, комитетах документы подписываются руководителем, а при его отсутствии – заместителем руководителя. Подписанные постановления, распоряжения регистрируются в журнале. Для каждого вида документа ведется отдельный журнал. Порядковый номер при этом устанавливается в пределах календарного года.
Распоряжения администрации издаются по вопросам, требующим оперативного разрешения. В соответствии с номенклатурой дел распоряжения по основной деятельности, по личному составу, командировкам и отпускам формируются в самостоятельные дела.
Некоторые документы приобретают юридическую силу только после утверждения. Они утверждаются соответствующими органами или должностными лицами, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в этих документах.
На документах, требующих особого удостоверения, ставится печать. ГСДОУ рекомендует примерный перечень документов, на которых ставится круглая печать (Приложение 2). Размноженные экземпляры (ксерокопии) постановлений представительного органа и постановлений, распоряжений администрации заверяются специальной печатью «Для распоряжений» либо «Для постановлений». Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы она захватывала личную подпись должностного лица, подписывающего документ. Ксерокопии документов с черной печатью являются недействительными. Копии документов, используемых в документообороте, заверяются проставлением ниже реквизита «подпись» заверительной подписи «Верно», наименования должности лица, заверившего копию, его личной подписи, её расшифровки и даты заверения.
К проекту решения, постановления или распоряжения исполнитель прилагает список лиц и организаций, которым должен быть разослан подписанный документ, а также указать свою фамилию и номер служебного телефона.
Приложение к решению представительного органа или постановлению (распоряжению) администрации должно обязательно иметь следующие элементы: указание вида документа, к которому прилагается приложение, его дату и номер, заголовок, текст, подпись составителя и визы лиц, которые ответственны за достоверность его содержания. Если в приложении есть цифровые показатели, то указывается единица их измерения.
В процессе проведения в коллегиальных органах сессий, собраний, коллегий ход обсуждения вопросов фиксируется в соответствующих протоколах. Протокол оформляется на основании записей хода сессии (заседания, собрания), а также подготовленных материалов: текстов докладов, содокладов, постановлений, записей выступлений депутатов. Текст протокола должен быть точным, отпечатанным на пишущей машинке. При составлении протокола необходимо обеспечивать их юридическую полноценность. Она определяется наличием в протоколе всех необходимых реквизитов, их правильным оформлением и строгой информацией, содержащейся в протоколе. В протокольной записи могут содержаться:
· поручения по доработке проекта решения с указанием ответственных лиц и сроков исполнения, если эти сроки не соответствуют Регламенту представительного органа;
· поручения должностным лицам, не включенным в проект решения.
Все принятые решения, подписанные председателем представительного органа, прилагаются к протоколу. Регистрация решений представительного органа идет последовательно, начиная с первого номера в пределах каждого календарного года. Протокол подписывается председателем представительного органа и секретарем. Подлинные экземпляры протоколов заседаний хранятся в течение установленного срока в архиве администрации, а затем сдаются в муниципальный архив на постоянное хранение.
2.4 Организация контроля и проверки исполнения служебных документов
Организация контроля и проверки исполнения служебных документов в администрации Родинского района осуществляется согласно инструкции по делопроизводству. Прежде всего, нужно отметить, что ответственность за своевременное исполнение служебных документов возлагается на руководителей органов местного самоуправления. Контроль над соблюдением сроков исполнения документов поручается конкретному лицу, ведущему делопроизводство. Контролю подлежат законы, указы, постановления, распоряжения органов государственной власти, постановления представительных органов, постановления и распоряжения администраций, требующие исполнения, письма депутатов, а также обращения граждан. По указанию руководства на контроль могут быть поставлены и другие документы. На контролируемых документах на левом поле первого листа на уровне заголовка проставляется знак контроля «К» или штамп «Контроль», после чего документ направляется исполнителю. Срок исполнения входящих документов исчисляется с даты их поступления в учреждение, исходящих - со дня отправки, внутренних - с момента подписания (выходные и праздничные дни в срок исполнения не включаются). В случае, когда срок исполнения документов не указан, он должен быть исполнен в срок не более 10 рабочих дней. Если в процессе исполнения документа выяснится невозможность соблюдения указанного срока, он может быть продлен только лицом или учреждением, которое его установило.
Продление срока должно быть оформлено соответствующим письмом, просьбой с указанием причин и сроков, когда будет исполнено, но не позднее, чем за 2-3 дня до истечения срока документа. В противном случае документ считается не исполненным в срок.
Документы, подлежащие контролю, и материалы к ним после исполнения хранятся в специальной контрольной папке. При передаче контрольного документа одним исполнителем другому в журнале делается отметка с указанием даты передачи и фамилии исполнителя, которому передан документ.
Документ считается исполненным лишь тогда, когда решены поставленные в нем вопросы и корреспонденту дан ответ по существу. Если исполнение не документировалось, исполнитель делает отметку об исполнении на самом документе.
После исполнения документы снимаются с контроля. При этом на документе и карточке делается отметка о снятии с контроля.
2.5 Оформление и отправка исходящей корреспонденции
Переписка администрации Родинского района с другими учреждениями осуществляется посредством переписки, то есть с использованием исходящей корреспонденции. Отправку исходящей корреспонденции ведут лица, назначенные руководителем. Все исходящие документы необходимо регистрировать в журнале исходящей документации. Исходящие телефонограммы регистрируются в общем порядке.
При отправке исходящей корреспонденции ответственный за делопроизводство обязан проверить наличие указанных в письме приложений, правильность указанного адреса, а также заверена ли копия отправляемого документа или приложения. При отправлении документа, подлежащего возврату, в правом верхнем углу первой страницы документа ставится штамп или отметка «Подлежит возврату». Отправляемые одновременно одному адресату документы должны быть вложены в один конверт. Документы местным адресатам раскладываются по папкам или вручаются секретарем приемной лично. Исходящая корреспонденция отправляется по назначению в день её подписания, а телеграммы и срочная корреспонденция – немедленно.
2.6 Работа с обращениями граждан
Делопроизводство по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в администрации района ведется отдельно от других видов делопроизводства. Делопроизводство по обращениям граждан возлагается на секретаря приемной администрации. Все без исключения поступающие обращения граждан должны быть приняты, зарегистрированы в РКК и журнале регистрации входящей документации. Конверты обращениям оставляют только в тех случаях, когда по ним нужно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени их отправления или получения, а также в других необходимых случаях.
При личном приёме граждан их письменные и устные обращения также подлежат централизованной регистрации в РКК.
Повторным следует считать те обращения, которые поступают от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени их подачи истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен данным ему ответом. Повторным обращениям граждан при их поступлении присваивается очередной регистрационный индекс. В правом верхнем углу повторных обращений и на РКК делается отметка «Повторно» и подбирается вся предшествующая переписка.
РКК находятся в деле и расположены в регистрационном порядке. Контроль над своевременным разрешением письменных и устных обращений граждан в администрации возлагается на заведующего орготделом. В отделах, управлениях и комитетах администрации контроль над своевременным разрешением обращений граждан возлагается на их руководителей, которые обязаны обеспечивать своевременное, правильное и полное рассмотрение писем и исполнение решений, принятых для их разрешения. Обращения граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль завершается только после вынесения решения и принятия исчерпывающих мер по их разрешению. Решение о снятии их с контроля принимают глава района или его заместители, руководители отделов, управлений, комитетов или другие должностные лица, ответственные за своевременное и правильное рассмотрение обращений граждан.
Ответы на обращения граждан дают глава района, его заместители, руководители отделов, управлений, комитетов, их заместители. Ответы даются в письменной или устной форме. В случае устного ответа делается соответствующая запись в РКК.