Курсовая работа: Документообіг: сутність та вимоги до організації

В.А. Кудряєв у підручнику «Организация работ ы с документами » наводить схожу класифікацію документпотоків. Під документопотоком він розуміє теж саме, що й Г. В. Беспянська. Кудряєв відзначає найважливішу характеристику документообігу — його обсяг. Під обсягом документообігу розуміється кількість документів, надійшовших до організації та створених нею за визначений період часу, як правило рік. [ 15 ]

Цікаво зауважити, що в навчальному посібнику «Информатика» під редакцією доктора технічних наук професора К.В. Тараканова документальні потоки є невіддільними від інформаційних, так як будь-який документ несе в собі певну інформацію. К. В. Тараканов поділяє документально-інформаційні потоки на прості — симплексні (направлені від одного створювача до одного споживача) та складні — мультиплексні (направлені від декількох створювачів декільком споживачам).

Документально-інформаційні потоки можуть йти з верхніх рівнів ієрархії вниз або підніматися з низьких рівнів вверх. Також, як зазначає К. В. Тараканов, документно-інформаційні потоки можуть функціонувати між елементами одного рівня ієрархії (горизонтальні потоки).

Можна зазначити, що с точки зору інформатики, потік документів — це дещо ширше поняття, ніж документопотік с точки зору документознавства. Але він також поділяється на мікропотоки, які виділяються по видам, типам документів, мовам їх написання і т.ін. [ 23 ]

М.П. Бобильова в роботі « Эффективный документооборот: от традиционного к электронному » не згодна зі стандартним визначенням документообігу. Вона каже, що воно стосується тільки документообігу в рамках однієї організації. А в сучасних умовах при використанні можливостей електронного документообігу, в тому числі між організаціями, межі поняття «документообіг» розширюються. Документообіг включає в себе різноманітні технологічні процеси. Уніфікація процесів роботи з документами пов'язана з оптимізацією документообігу та встановленням типових технологій для окремих категорій документів, в тому числі з використанням автоматизованих систем. [ 9 ]

М.Ю. Рогожин в «Справочнике по делопроизводству» наголошує на тому, що електронні документи приймають участь в документообігу підприємства нарівні з бумажними документами. Функціональне призначення документообігу підприємства, як зауважує Рогожин, полягає у забезпеченні належної ефективності роботи з документами, яка досягається створенням оптимальних умов для переміщення документів найбільш коротким шляхом у відповідності з основними етапами підготовки (виконання). [20]

Н.Н. Анодіна у своїй роботі «Документооборот в организации» вважає, що велика увага повинна приділятися перш за все раціональній організації документообігу, швидкості та чіткості обробки та передачі документів виконавцям. Адже від чіткості та оперативності обробки і руху документів залежить швидкість отримання інформації. [ 1 ]

Начальник відділу формування Національного архівного фонду та діловодства Державного комітету архівів України Світлана Сельченкова у статті « Документооборот: принципы организации и анализ » порівнює систему документообігу зі свого роду «кровеносною системою» в організмі будь-якого підприємства, завдяки якій функціонує апарат управління. Вона зауважує, що система управління безпосередньо впливає на документообіг, що він вторинний. Але водночас саме документообіг, віддзеркалюючи систему управління, дозволяє її наочно побачити. Світлана Сельченкова наголошує, що головне правило документообігу — документи повинні проходити найкоротшим шляхом, без зворотних переміщень. Отже для всіх документопотоків дуже важливо продумати найбільш доцільну технологію обробки, послідовність виконуємих операцій. [ 21 ]

Г.Г. Асєєв достатньо розробив тему документообігу. Він досліджував в основному тему електронного документообіг, як більш прогресивного в порівнянні з традиційним. Г.Г. Асєєв зосередив свою увагу на автоматизації документообігу та реалізації систем електронного документообігу. У статті «Методологія підходів до автоматизації документообігу: системи» Г.Г. Асєєв трактує термін «документообіг» як відображення функцій «діловодства», досить добре формалізованого в традиційному управлінні в процесі використання його в комп'ютерній індустрії. [3]

У сучасній організації все частіше постає питання про необхідність комплексної автоматизації документообігу. Так сказано у статті Г.Г. Асєєва «Методологія автоматизації діловодства: документи». [2]

Зростання обсягів інформації, необхідної для прийняття рішень, зазначає Г.Г. Асєєв у статті «Управління сучасним документообігом: теорія, структура, методи», призводить до різкого збільшення кількості документів. При цьому традиційні методи роботи з останніми стають малоефективними. На допомогу приходять системи електронного документообігу (СЕД), що дозволяють створювати й опрацьовувати документи електронними засобами. У рамках СЕД електронні версії документів можуть існувати поряд з паперовими або замість них. [ 4 ]

Начальник комерційного відділу компанії «ІнтерТраст» Ольга Таранченко, досліджуючи тему здебільшого електронного документообігу, у статті « Делопроизводство – автоматизация работы » висловлює думку, що в СЕД велика увага приділяється усім життєвим фазам електронного документа. При цьому акцент робиться на колективній підготовці документа, його узгодженні, веденні версій документа, утвердженні фінальної версії та публікації. [ 24 ]

Ю.В. Химіч у статті « Документооборот в территориально-распределённой компании », виходячи з досвіду, отриманого в процесі впровадження різноманітних СЕД в більше чим десяти крупних компаніях з холдинговою структурою, пропонує свою точку зору на організацію документообігу в територіально-розмежених організаціях. [26]

СЕД є однією з найважливіших складових корпоративної інформаційної системи, — пише Л.Я. Філіпова у статті «Системи управління електронним документообігом: загальні поняття термінології, організація, технології (зарубіжний досвід)». [ 25 ]

Взагалі правила організації документообігу, достатньо прості в виконанні, відіграють дуже важливу роль і, як сказано у статті Т.А. Б и ков ої « Основные правила организации документооборота предприятия », значно впливають на покращення документаційного забезпечення апарата управління в цілому. [ 10 ]

Об'єкт даної курсової роботи — документообіг.

Предмет — виявлення особливостей організації документообігу.

Завдання курсової роботи:

1. Проаналізувати основну літературу з теми курсової роботи

2. Визначити принципи організації документообігу, його особливості

3. Встановити основні складові документообігу:

3.1. Документообіг вхідних документів;

3.2 Реєстрація документів та їх розгляд керівництвом;

3.3. Інформаційно-довідкова робота;

3.4. Документообіг вихідних документів;

3.5. Документообіг внутрішніх документів

4. Розглянути взаємодію учасників документообігу

5. На оснаві проаналізованого матеріалу зробити висновки

Перспективи розроблення даної теми: