Курсовая работа: Документообіг: сутність та вимоги до організації

ДОКУМЕНТООБІГ: СУТНІСТЬ ТА ВИМОГИ ДО ОРГАНІЗАЦІЇ

Харків–2009

ЗМІСТ

ВСТУП

Розділ 1 ПРИНЦИПИ ОРГАНІЗАЦІЇ ДОКУМЕНТООБІГУ ТА ЙОГО ОСОБЛИВОСТІ

Розділ 2 ОСНОВНІ ЕТАПИ ТА СКЛАДОВІ ДОКУМЕНТООБІГУ

2.1 Документообіг вхідних документів

2.2 Реєстрація документів та їх розгляд керівництвом

2.3 Інформаційно-довідкова робота

2.4 Документообіг вихідних документів

2.5 Документообіг внутрішніх документів

Розділ 3 ВЗАЄМОДІЯ УЧАСНИКІВ ДОКУМЕНТООБІГУ

ВИСНОВКИ

ДОДАТКИ

СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ

ВСТУП

Актуальність теми:

Практично будь-яка сфера людського життя пов'язана зі створенням і використанням документів. Документи відіграють виключно важливу роль у сфері соціально-економічного управління, так як прийняття та реалізація значної частини управлінських рішень пов'язана безпосередньо з ними. Документи являють собою специфічний предмет і результат управлінської діяльності.

На межі ХХІ століття значно підвищилася увага до вивчення проблем управління. Зважаючи на те, що найважливішим носієм інформації в системі управління є документ, то найбільша увага концентрується саме на організації документообігу. Використання документів, зокрема електронних, якісно підвищує роботу у найрізноманітніших сферах діяльності. Так важливими для організації будь-якої галузі сферами є інформаційне та документаційне забезпечення управління (ДЗУ). На сьогодні створюються нові можливості для його удосконалення, а також для підвищення ефективності роботи з документами.

Не рідко в багатьох організаціях постають проблеми регулювання діловодства та документообігу, проблеми впровадження та використання сучасних комп'ютерних систем та техніки. Великий вклад у вдосконалення роботи з документами може внести секретар організації, так як значна частина операцій з документами проходить на його робочому місці. Саме секретар може об'єктивно оцінити ефективність прийнятої на підприємстві системи документообігу і внести суттєві зауваження та пропозиції по його удосконаленню або зміні. Адже як свідчать наукові дослідження та багаторічна практика, при правильній організації документообігу проходження документів виконується з мінімальними затратами часу та праці.

Стан розроблення проблеми:

Як вже відмічалось, організація документообігу — важлива складова будь-якої сфери діяльності, насамперед управління. Тому, перш за все, слід навести визначення документообігу.

В ДСТУ 2732:2004 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять» зафіксовано, що документообіг — це рух службових документів в установі від дати їхнього створення чи одержання до дати завершення виконання або надсилання.

Правильна організація документообігу сприяє оперативному проходженню документів в апараті управління, рівномірному завантаженню підрозділів і посадових осіб, позитивно впливає на управлінський процес загалом. Так сказано у навчальному посібнику з діловодства М. В. Комової. Також М.В. Комова зазначає, що документообіг в установі існує у вигляді потоків документів, які циркулюють між пунктами опрацювання інформації (керівниками установи і структурних підрозділів, фахівців) і пунктами технічного опрацювання документів (експедиція, машбюро, копіювально-розмножувальна служба). [ 13 ]

Розрізняють потоки вхідних, вихідних і внутрішніх документів.

Потік вхідних документів формують документи, які надходять з інших (вищих) інстанцій і які скеровують керівникам, структурним підрозділам, окремим виконавцям.

Потік вихідних документів становлять документи, створені в установі для скерування адресатам за їх межами.

Потік внутрішніх документів формують документи, які створені і циркулюють в установі та не виходять за її межі.

М. В. Комова приводить основні параметри потоків документів, такі як: напрям потоку, який визначають пунктами відправлення і призначення; обсяг потоку — визначається кількістю документів, які проходять за одиницю часу; структура потоку — визначається різновидами документів, авторством; та режим потоку, який визначають періодичністю руху. [ 13 ]

К.Г. Мітяєв у своїй роботі «Теория и практика архивного дела» надав своє визначення вхідних та вихідних документів. Так вихідними він називав зовнішні документи, що є відпустками або чернетки надісланих з установи документів, а вхідними — якщо вони адресовані установі й вона фактично їх одержала. [ 18 ]

Г.В. Беспянська у навчальному посібнику «Організація роботи з документами» виділяє інші документопотоки.

Перший поток складають вхідні, вихідні та внутрішні документи. Другий — документи, що підлягають та не підлягають реєстрації. У третій поток входять документи вищих організацій, документи, що спрямовані чи надходять підлеглим організаціям.

--> ЧИТАТЬ ПОЛНОСТЬЮ <--