Курсовая работа: Электронная почта. Работа с почтовой программой Outlook Express

Черновики (Drafts). Если готовится новое письмо, но в процессе работы над ним решено дописать письмо позже, то нужно выбрать в меню Файл (File) пункт Сохранить (Save). Такое "недописанное" письмо временно сохраняется в папке Черновики (Drafts). Чтобы продолжить впоследствии работу над письмом из этой папки, просто нужно открыть ее и дважды щелкнуть по черновику письма. Затем, если письмо готово, то его можно отправить, и оно будет помещено в папку Исходящие (Outbox). Если же письмо по-прежнему не готово к отправке, то его опять можно сохранить в папке черновиков.

1.5 Получение входящей почты

Достаточно запустить программу OutlookExpess, которая по умолчанию сразу преложит вам соединиться с сервером провайдера. Если соединение с провайдером уже настроено, то достаточно, выбрав название соединения, нажать кнопку ОК. Иначе появится дополнительное окно, где надо будет ввести ваше имя пользователя и пароль. Соединиться с почтовым сервером провайдера можно в любой момент времени - достаточно нажать кнопку Доставить почту (SendandReseive) на панели инструментов OutlookExpress.

После того как ваш модем осуществит соединение, появится окно, в котором OutlookExpress будет проверять наличие пришедших писем и осуществлять их загрузку на ваш компьютер. После завершения этого действия почтовая программа проверит, нет ли у вас в папке Исходящие (Outbox) готовых писем для отправки, и если есть, то в свою очередь, перешлет их на почтовый сервер провайдера, откуда они уже уйдут адресатам (см. рис.2).

OutlookExpress позволяет устанавливать сеанс связи с провайдером, только на время доставки писем (получения пришедших писем и отправки своих), сразу же отключаясь от Интернета по завершению передачи. Чтобы включить эту опцию, нужно установить флажок Разорвать соединение по завершению доставки (Disconnect...) на вкладке Удаленная связь (Connection) окна свойств или прямо в окне доставки (см. рисунок).

Рис.2 Отправка почты

При поступлении новой почты в

правом углу строки состояния WindowsXP (а также в самой программе OutlookExpress) будет выведен значок с изображением конверта. Это служит удобным напоминанием о пришедших письмах в том случае, когда вы работаете с почтой в фоновом режиме, и OutlookExpress периодически проверяет наличие новых писем на сервере провайдера.

Чтение пришедшей почты

Как уже говорилось ранее, по умолчанию вся пришедшая почта помещается в папку Входящие и сортируется там по дате поступления. Письма, которые ещё не были прочитаны, помечаются жирным шрифтом и значком закрытого конверта. Если рядом с письмом есть значок с изображением скрепки, то это говорит о том, что в письмо вложен отдельный файл. Кроме того, слева от заголовка письма может стоять значок в виде восклицательного знака, который говорит, что адресат пометил данное письмо как сообщение повышенной важности. Если же стоит значок в виде направленной вниз синей стрелки, то наоборот, содержимое письма отправитель пометил как второстепенной важности.

Познакомиться с содержимым письма совсем просто - нужно выделить его, сделав однократный левый щелчок мышью по заголовку письма. Тогда в нижней части окна просмотра OutlookExpress появится содержимое письма. Письмо можно посмотреть и в отдельном окне.

Чтобы быстрее разобрать почту, удобнее всего вначале раскрывать пришедшие сообщения одинарным щелчком. Тогда даже беглого взгляда достаточно, достойно ли это сообщение дальнейшего внимания. Если да, то лучше раскрыть это сообщение двойным щелчком в отдельном окне.

В окне с пришедшим письмом находится ряд новых элементов интерфейса, наиболее важными из них являются следующие кнопки:

Ответить отправителю (ReplytoAuthor) открывает окно для формирования ответного письма. Текст исходного письма может быть автоматически помещен в это окно. Знаки, отмечающие начало строк цитируемого текста, определяются там же, на закладке Отправка.

Ответить всем (ReplytoAll) - эта кнопка панели инструментов действует совершенно аналогично предыдущей кнопке Ответить отправителю. Исключение состоит в том, что ответное письмо рассылается не только первоначальному автору, но и всем иным адресатам, которым этим автором было послано аналогичное письмо (которые были включено в поле Копия исходного сообщения). Таким образом, эта функция имеет смысл лишь в бизнес-переписке, когда организуется что-то вроде дискуссии. Однако необходимо убедиться, что все адресаты будут согласны на получения вашего письма. Следует добавить, что традиция электронной переписки запрещает "веерную рассылку" посланий незнакомым людям, особенно содержащих рекламу (так называемый "Spam", - сленговое слово для непрошеной почты, дословно переводимое как "фарш") и пр.

Переслать (Forward) - эта кнопка позволяет перенаправить (переадресовать) полученное письмо другому пользователю. Данная функция также очень часто используется в бизнес-переписке. В разговорной речи среди пользователей почты для этой функции часто используется транслитерированный сленговый термин "форварднуть".

Удалить (Delete) - нажатие на эту кнопку удаляет сообщение из текущей папки и помещает его в папку Удаленные. Впоследствии можно очистить папку Удаленные вручную или сообщения будут удаляться из нее автоматически.

Печать (Print) - кнопка с изображением принтера посылает текст письма на принтер. Следует обратить внимание, что при этом печатается только текст письма, - если письмо содержит вложенные файлы, то для их печати надо открыть соответствующую программу просмотра и выполнить печать уже из данной программы. Необходимо добавить, что если в письмо вложены отдельные файлы, то двойной щелчок по ярлыку каждого вложенного файла позволит просмотреть его содержимое с помощью соответствующей программы. При попытке открыть вложенный файл система безопасности OutlookExpress выдаст на экран стандартное предупреждение, и если нет уверенности в том, что пришедший файл абсолютно безопасен для компьютера, то лучше его вначале сохранить на дискету, затем проверить антивирусной программой, и уже затем только открыть для просмотра.

1.7 Подготовка и отправка писем электронной почты

В целом эта операция совершенно аналогична для случаев, когда подготавливается собственное сообщение и отправляется "с нуля", или же оформляется ответ на пришедшее письмо (или третий вариант - пересылается письмо далее другому человеку). Во всех этих случаях на экране появится окно с одним и тем же интерфейсом. Конечно, при ответе на чужое письмо или его переадресации другому пользователю отличие будет состоять в том, что OutlookExpress автоматически помещает в ответное письмо тот текст, который поступил от адресата. При этом в начале каждой строки исходного письма ставится знак угловой скобки ">", чтобы отличить ее таким образом от текста вашего ответа. Если текст "пропутешествовал" несколько раз между вами и вашим адресатом, то количество угловых скобок в начале каждой строки будет соответствовать количеству кругов, которые прошло ваше письмо туда и обратно.

Если оформляется ответ на деловое письмо, то принято полностью оставлять в конце ответного письма тот текст, что пришел от адресата. Таким образом сохраняется нить переписки и всегда можно выяснить, кто и что написал. Если же вы пишете друзьям, то в традициях Интернета можно оставить лишь те строки исходного текста (цитаты), на которые вы конкретно отвечаете. Важно помнить: если в пришедшее письмо были вложены какие-либо файлы, то по умолчанию почтовые программы их обратно адресату не пересылают.

Формирование нового сообщения

Для создания нового сообщения нажмите на кнопку Создать сообщение (ComposeMessage) на панели инструментов OutlookExpress, что вызовет отдельное окно (см. рис.3).

Работу с новым письмом следует начать с заполнения заголовка письма, который содержит поля: Кому: (To:), Копия:(Cc:), Скрытая:

(Bcc:) ,Тема: (Subject:).

Рис.3 Создание сообщения

Заметим, что по понятным причинам обязательным является заполнение только поля Кому: (To:), - иначе письмо просто не найдет своего адресата. Рассмотрим подробнее элементы заголовка:

Кому: (To:) - так же, как и на обычном конверте, в этом поле вы должны ввести адрес - в данном случае адрес электронной почты вашего адресата. Вы можете не вводить адрес вручную, а выбрать его из адресной книги, если занесли его туда ранее (см. далее раздел "Адресная книга").

Копия: (Cc:) - если вы хотите, чтобы аналогичное письмо пришло и другим адресатам, введите нужные адреса в данном поле, разделяя их с помощью знака ";" (точка с запятой). Словосочетание "Сс" - это сокращение от английского "канцелярского" термина CarbonCopy (по-русски - "копирка"). Все люди, к которым пришло данное письмо, легко смогут узнать из заголовка, кому вы еще послали данное письмо. Эта строка также может быть заполнена из адресной книги.

Скрытая: (Bcc:) - чтобы аналогичное письмо пришло и другим адресатам, но они не знали, кому еще было отослано данное письмо, то введите нужные адреса в данном поле, разделяя их с помощью знака ";" (точка с запятой). Словосочетание "Всс" - это сокращение от английского BlindCarbonCopy (по-русски можно было бы перевести как "слепая копирка"). Эта строка также может быть заполнена из адресной книги.

Тема: (Subject:) - здесь следует вписать несколько слов, характеризующих тему сообщения. Заголовок лучше писать по-английски, если нет уверенности, что почтовая программа вашего адресата поддерживает 8-битовую кодировку заголовков и на его машине инсталлированы русские шрифты. Кроме того, для русских заголовков часто повреждается их тип кодировки при пересылке между разными провайдерами.

Далее уже можно приступать к самому письму, для чего щелкните курсором мыши в поле письма и введите нужный текст. При необходимости вы можете "вложить" в письмо файл любого формата. По традиции, завершает письмо вставка подписи, для чего следует нажать кнопку с изображением авторучки на панели инструментов (оригинальная и остроумная подпись - одна из традиций Интернета). Если подпись еще не создана, то создать ее можно, выбрав в меню Сервис (Tools) пункт Бланк сообщений (Stationary) и далее нажать на кнопку Подпись (Signature). Созданную таким образом подпись можно потом многократно использовать. В принципе, "интернетовская" подпись - вещь необязательная и можно подписать письмо вручную, напечатав обычные слова, подходящие к данному случаю - например, "Искренне ваш..." и тому подобное.

Следует обратить еще внимание на изображение логотипа InternetExplorer (стилизованной буквы е) в правой верхней части нового сообщения. Лого является идентификатором "важности" отправляемого сообщения. В меню Сервис (Tools) имеется пункт выбора важности сообщений, при нажатии на который будет выведен список возможных опций важности сообщений (Высокая, Обычная и Низкая). Важно знать: это не влияет на скорость доставки, а всего лишь управляет наличием изображения с соответствующим значком у письма по приходу письма к адресату. Так, многие почтовые программы маркируют важные сообщения, пришедшие на компьютер, помещая восклицательный знак рядом с заголовком.