МІНІСТЕРСТВО КУЛЬТУРИ І МИСТЕЦТВ УКРАЇНИ

КИЇВСЬКИЙ НАЦІОНАЛЬНИЙ УНІВЕРСИТЕТ

КУЛЬТУРИ І МИСТЕЦТВ

ІНСТИТУТ ДЕРЖАВНОГО УПРАВЛІННЯ ТА ПРАВА

Кафедра Документознавства

Електронний документообіг

Курсова робота студентки 4 курсу групи ДМ-012

Печерської К.О.

Науковий керівник: канд. техн. наук, професор

Бородкіна І.Л.

КИЇВ - 2005

ЗМІСТ

Вступ Розділ 1. Основні поняття про систему електронного документообігу (СЕД) §1 Призначення СЕД §2 Особливості СЕД 2.1 Особливості збереження документів 2.2 Особливості маршрутизації документів 2.3 Розмежування доступу 2.4 Відстеження версій і підверсій документів 2.5 Анотування документів §3 Переваги використання СЕД §4 Очікувальні результати впровадження Розділ 2 . Особливості загальної організації діловодства в установі §1 Реєстрація вхідних та внутрішніх документів §2 Розроблення та надсилання вихідної кореспонденції Розділ 3 . Практична реалізація електронного документообігу на прикладі БДД «Документ» Броварської міської адміністрації §1 Автоматизація діловодних процесів §2Приймання та електронна реєстрація документів §3Реєстраційно-контрольні картки §4 Організація контролю за виконанням документів § 5 Програмне забезпечення електронного документообігу в установі Висновки Список використаних матеріалів Додаток 1 Додаток 2

3 6 6 7 7 9 9 10 10 11 12 14 15 16 18 18 18 20 21 23 28 30 31 32

Вступ

Електроннийдокументообіг - високотехнологічний і прогресивний підхід до суттєвого підвищення ефективності роботи органів державної влади і місцевого самоврядування. Гарантією успішної роботи органів влади завжди є ефективна діяльність державних службовців. Але для якісного обслуговування потреб громадян вчорашні методи обробки інформації вже не є найкращими. Сьогодні необхідно мати доступ до інформаційних ресурсів і скоротити часові витрати на розв'язання задач, не пов'язаних з обслуговуванням громадян.

Відсутність необхідності вручну розмножувати документи, відслідковувати переміщення паперових документів всередині організації, контролювати порядок передачі конфіденційної інформації істотним образом знижує трудовитрати діловодів. Наскрізний автоматичний контроль виконання на всіх етапах роботи з документами кардинально підвищує якість роботи виконавців, робить терміни підготовки документів більш прогнозованими і керованими.

Спільне використання систем електронного діловодства і сховищ інформації дозволяє систематизувати і поєднувати інформацію, що полегшує її аналіз і складання звітів. Для пошуку прихованих закономірностей у великих масивах даних можна приймати більш ефективні рішення і дії, що базується на відповідних технологіях діставання інформації з даних (data mining techniques). Усе це можливо тільки в системі управління, побудованій на основі цілком електронного документообігу. Інформаційні безпаперові технології полегшують процес управління знаннями. Вони створюють основу рішень, що забезпечують автоматизований і централізований обмін знаннями і дістають лише необхідну інформацію з усіх доступних джерел.

Системи електронного діловодства і документообігу можуть сприяти створенню нової організаційної культури в органах влади, зробивши роботу державних службовців більш легкою, цікавою і значимою. Інформаційні технології дозволяють державним службовцям працювати не тільки над виконанням внутрішньовідомчих задач, але і спільними зусиллями вирішувати більш широкий спектр державних проблем. Інформаційні технології можуть також виступати як каталізатор, завдяки якому органи влади перейдуть на новий рівень взаємовідносин з населенням, коли державні службовці будуть прямо відповідати на запити громадян і ставитися до них як до клієнтів, а не як до надокучливих відвідувачів.

--> ЧИТАТЬ ПОЛНОСТЬЮ <--