Курсовая работа: Этапы подготовки и оформления распорядительных документов

Документы сопровождают любую часть нашей жизни: рождение, окончание школы, института, поступления на работу, выход на пенсию, фиксируют состояние нашего здоровья на протяжении всей нашей жизни.

На сегодняшний день любая профессиональная деятельность, частная или государственная, тесно связана с оформлением и ведением определенных документов. Документы разнообразны: учредительные документы, устав фирмы, договора, ряд бухгалтерских документов, кадровых, организационно-распорядительных и т.д. Каждый из этих документов имеет определенное значение и несет в себе ряд функций. Поэтому у каждого документа есть свои правила работы с ним.

В сфере рыночной экономики очень важно правильно построить работу с документами, чаще всего успех фирмы зависит от правильно организованной службы делопроизводства. Для этого нам понадобится не только знание делопроизводства, но и знание, как грамотно оснастить рабочие места компьютерной техникой, выбрать прикладное ПО, и базу данных для хранения информации. На сегодняшний день в сфере делопроизводства идут глобальные изменения, связанные с внедрением новейший техники и технологии в обработку передачу и хранения документов, это более высокий уровень технологического процесса, позволяющий кардинально повысить производительность и качество делопроизводства. В связи с этим предъявляются более высокие требования к квалификации и уровню подготовки работников в сфере делопроизводства.

В данной контрольной работе будет рассмотрены распорядительные документы. Они являются очень важным звеном в сфере управленческо-хозяйственной деятельности организации. Распорядительные документы регулируют деятельность, с помощью которой осуществляются функции и задачи, поставленные перед организацией, причем это не зависит от характера деятельности и правовой основы организации.

С помощью распорядительных документов:

· Совершенствуется организация управления

· Совершенствуются способы и средства осуществления основной деятельности

· Разрешаются многие возникающие проблемы и ситуации.

Поэтому актуальность данной темы высока, так как без комплекта распорядительных документов управление организацией, предприятием или отраслью и т.д., на любом уровне, в том числе и на государственном, будет крайне затруднено.

Целью данной работы является:

Изложение изученного материала по дисциплине «Делопроизводство» на тему:

«Этапы подготовки и оформления распорядительных документов»

Основные задачи, поставленные в данной теме:

1. дать определение терминам – «делопроизводство»; «документ»; «распорядительный документ»,

2. описать этапы подготовки распорядительных документов,

3. перечислить основные виды распорядительных документов,

4. предоставить примеры оформления распорядительных документов.

Основные понятия дисциплины и темы

Слово "дело - производство " появилось несколько веков назад и означало "дело производить" (делать дело) т.е. решать вопрос. В процессе решения любого вопроса возникают документы, закрепляющие достигнутую договорённость, принятое решение.

В другом источнике "дело - производство " определяется как: Делопроизводство – «отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами», т.е. делопроизводство неразрывно связано с документами, с их созданием и обработкой.

Обратимся к понятию «документ». В старом ГОСТ 16487-83 документ определялся как «материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для её передачи во времени и пространстве». Новое определение документа дано в Законе «Об информации, информатизации и защите информации»: «Документированная информация (документ) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать». Аналогичное определение дано и в новом ГОСТ Р 51141-98.

Вместо термина «делопроизводство» последнее время все чаще используют термин «документационное обеспечение управления». Единая государственная система делопроизводства в новой редакции получила название Государственной системы документационного обеспечения управления. В новом ГОСТ на термины и определения «документационное обеспечение управления» также рассматривается как синоним термина «делопроизводство», а «документированная информация» – как синоним термина «документ».

В связи с компьютеризацией управления и переходом к хранению информации на нетрадиционных носителях, сегодня документационное обеспечение управления понимают как создание документированной информационной базы на различных носителях для использования управленческим аппаратом в процессе реализации его функций.

Более широкий термин, который также можно сегодня встретить – информационно-документационное обеспечение управления, включающий в себя помимо традиционной работы с документами и информационное обслуживание, в том числе работу с базами данных.

Итак, делопроизводство – это процесс создания документа и последующей работы с ним, а документ – это носитель информации. Информация, согласно Федеральному закону «Об информации, информатизации и защите информации» – это «сведения о лицах, предметах, фактах, событиях явлениях и процессах независимо от формы их представления».[1] Таким образом, в конечном счете все сводится к обработке информации, а компьютер – только более удобное средство для работы с ней.

Теперь определим, какие документы относятся к «распорядительным документам».

К наиболее распространённым видам распорядительных документов, издаваемых в организациях различных форм собственности, относятся постановления, решения, приказы, указания. Посредством этих документов решаются важнейшие вопросы управления. Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения, указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов. Постановление принято определять как «правовой акт», принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм правил поведения.

Правовой акт - это документ, содержащий подзаконное официальное решение, принятое органом власти или должностным лицом в одностороннем властном порядке и с соблюдением установленной процедуры по тому или иному вопросу, отнесенному к его компетенции, облеченное в предусмотренную законом форму и порождающее юридические последствия.

Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих законодательным актам.

--> ЧИТАТЬ ПОЛНОСТЬЮ <--