Курсовая работа: Інформаційний документ в системі забезпечення управління та його розвиток

Без сумніву, ці документи були прадавніми прототипами сучасних бібліотечних каталогів та бібліографічних покажчиків, але навряд чи тут реалізовувався інформаційний пошук за якоюсь пошуковою ознакою, крім фіксації факту наявності таблички з певною назвою. Вони скоріше нагадують інвентарні книги (до скринь чи корзин з табличками) і така їхня роль відповідає загальному намаганню шумерів проводити облік усіх своїх матеріальних ресурсів.

Первісна внутрішня форма шумерських юридичних документів певною мірою була оповідною, тому що описувала хід судовогопроцесу і тільки як додаток зазначалися окремі види рішень суду за якісь злочини. Існуваннязведеньзаконів, система судочинства з подачеюдокументів йіноді фіксацією ходу судового засідання створює окремішність сукупностівидівюридичних документів.

Слід зауважити, що чи не з самого початку зародження документальної форми фіксації інформації вона мала вже ознаки підтвердження справжності, офіційності, відповідної юридичної сили за наявності відбитку на бирці (а згодом – табличці) печатки власника. Печатки на глиняних документах в шумеро-вавилонському суспільстві були настільки розповсюдженим явищем, що і це дало підставу фахівцям зробити висновок, що тільки найбідніші верстви населення їх не мали (ставили відбиток пальця на документі). Процедура затвердження документа печаткою була розповсюджена чи не на всьому Стародавньому Сході, що створювало прецедент офіційності, справжності, власницької ознаки як характеристики будь-якого документа. (6, с. 5–11).

Отже, ми приділили початковому періоду формування сукупностей документів значну увагу саме тому, що з тих часів починається перша диференціація знань про документ, і її напрями фактично зберігаються і понині.

Це,по-перше, інвентарно-каталожний спосіб узагальнення відомостей про документи, коли їх враховують як одиниці зберігання, тобто ними оперують як матеріальними об’єктами обліку та зберігання. Спосіб вираження інформації полягав у виділенні головної теми або ж виокремленні заголовка документа з тексту чи наданні йому назви.

По-друге, це початкове усвідомлення різного цільового призначення документів, їх функціонального спрямування, що позначилось у окремому архівному зберіганні адміністративно-господарських, фінансових, торговельних, дипломатичних та інших документів, азначущість деяких з них зумовлювала особливі умови такого зберігання, зосередження їх у державних скарбницях, центральних храмах, сховищах і, навіть, іноді у гробницях.

По-третє, цей напрям поглиблюється жанрово-тематичною диференціацією документів, які містять тексти фінансового, юридичного, релігійного змісту. Розвиток різних сфер соціальної діяльності, бюрократичної системи, способів управління державою зумовлюють потребу в різних управлінських, правових, фінансових, дипломатичних, торговельних документах, вироблення певних правил організації їхнього тексту відповідно до жанрової специфіки. Документи вже тоді використовували з різною метою: як навчальні посібники, довідкові матеріали, практичні довідники, засоби управління чи фіксації облікової інформації. Усталеність певних видів документів створює наявність у них формуляра.

По-четверте, це усвідомлення поняття справжності документа, його офіційності через емпіричне вироблення такого формуляру, реквізитом якого, як правило, стає печатка, що засвідчує особу, права її власності, підтверджує написаний тексту Розуміння копії та оригіналу виникає вже на стадії переписування давніх табличок в часи Шумеру, коли їхня оригінальність підтверджувалась спеціальним терміном, що означав «правильні таблички». По-п’яте, це аналіз складової документа, який вимагав його перекладу з однієї мови на іншу, трактування міфологічних та релігійних текстів, дешифрування математичних задач тощо. Священні тексти сприймалися і як нормативні, а іншими проявами нормативності у поєднанні з офіційністю були законодавчі акти, укази царя тощо.

1.2 Загальна характеристика основних видів інформаційних документів

Інформаційні документи є основними видами інформаційної продукції. Інформаційний документ – це один із найпоширеніших засобів подолання труднощів на шляху доведення інформації до споживача в умовах інформатизації суспільства. Вони є результатом наукової (аналітико-синтетичної) обробки документів, здійснюваної з метою ознайомлення вчених, фахівців з новітніми вітчизняними і зарубіжними досягненнями для орієнтування споживачів у документних потоках,масивах, ресурсах і фондах, що функціонують у суспільстві, обсяги яких усе більше зростають. Інформаційні документи зараховують до групи вторинних документів.

Інформаційнийдокумент ( ІД) – це документ систематизованих або узагальнених відомостей про опубліковані чи неопубліковані дані з першоджерел, виготовлений організаціями, які здійснюють науково-інформаційну діяльність. Інформаційні документи містять систематизовані знання про первинні опубліковані й неопубліковані документи у формі описів, анотацій, рефератів на окремі документи або у формі оглядів групи документів певної тематики чи виду (статті, книги, нормативно-технічна документація, звіти про науково-дослідні і дослідно-наукові роботи, депоновані рукописи, дисертації, ресурси інтернет тощо). (7, с. 284–285).

Основними рисами інформаційних документів є:

· цільове призначення документа – оперативне ознайомлення зацікавлених споживачів з масивом документної інформації первинного рівня;

· характер інформації в інформаційному документі – це інформація з первинних документів у згорнутому узагальненому вигляді;

· методика підготовки інформаційного документа – аналітико-синтетична обробка інформації, що міститься у вихідних документах. Ці риси є характерними для всіх різновидів інформаційних документів, є їхньою суттю, що відрізняє їх від інших документів взагалі. (7, с. 284).

Окремі види інформаційних документів мають певні відмінності, специфічні риси. Вони відрізняються за глибиною згортання інформації, за методами її викладу, за тим, є чи немає оціночного підходу до інформації, що обробляється, тощо. Є відмінності в цільовому призначенні інформаційного документа: він призначений лише для орієнтації в документному масиві, для ухвалення управлінських рішень тощо.

У свою чергу, інформаційний документ може бути не лише вихідним, а й похідним для дальшої наукової обробки і створення документів вищого рівня згортання: огляд вторинних документів, покажчик вторинних документів, реферат, анотація, предметна рубрика, ключове слово, індекс УДК і ББК, авторський знак і т. ін. Інформація, отримана внаслідок наступної обробки інформаційного документа, належить до третього, четвертого, п’ятого і т.д. рівнів її згортання. Результатом згортання є метаінформаціяабо метадані, тобто відомості найвищого рівня згортання. Однак ці риси є варіативними, вони не змінюють суті інформаційного документа. (7, с. 285).

Отже, інформаційний документ відноситься до вторинно-документального рівня інформації і має властивості вторинного документа:

· містить інформацію з первинних документів у згорнутому, узагальненому вигляді;

· містить відомості про сам первинний документ, на основі якого його створено;

· є результатом аналітико-синтетичної обробки первинного документа;

· є не тільки результатом, й засобом ІД, за допомогою якого здійснюються пошук, зберігання і поширення інформації. (11, с. 10–11).

Використання ІД дає змогу встановлювати походження і місцеперебування первинного документа, авторство і час виникнення як самого документа, так і включених до нього відомостей і фактів. Широка доступність, компактність, зручність у користуванні, стислість і, разом з тим, змістовність викладу, багатоаспектний характер роблять інформаційний документ незамінним засобом задоволення різноманітних інформаційних потреб користувачів. (7, с. 285–286).

Інформаційний документ може бути друкованим. Зафіксованим на іншому носієві або рукописним. У спеціальній літературі частіше зустрічається термін «інформаційне видання». Різниця між поняттями «інформаційний документ» та «інформаційне видання» полягає в тому, що видання – це документ, який пройшов редакційно-видавничу обробку, надрукований друкарським засобом та певним накладом. Поняття «інформаційний документ» родове по відношенню до інформаційного видання, тому що інформаційний документ може бути і машинописним, й рукописним, машинозчитувальним. Спільним для них є цільове призначення та характер інформації, яку вони містять. (11, с. 11).

У документному потоці інформаційні документи вирізняють серед інших видів документів за ознакою аналітико-синтетичної переробки інформації або за рівнем узагальнення інформації. За цією ознакою розрізняють первинні та вторинні документи. ІД зараховують до вторинних документів. У свою чергу, інформаційні документи поділяють на види, підвиди, різновиди і типи за специфічними ознаками, характерними, дляокремихгруп ІД.

Найпоширенішою є класифікація ІД за цільовим призначенням і характером інформації. За цією ознакою ІД поділяють на бібліографічні, реферативні, оглядові й аналітичні.

Бібліографічний документ– це інформаційний документ упорядкованої сукупності бібліографічних записів.

Реферативний документ– це інформаційний документ сукупності бібліографічних записів, включно з рефератами. Реферат – це короткий виклад змісту документа чи його частини, що включає основні фактичні відомості та висновки, необхідні для початкового ознайомлення з документом.

Оглядовий документ– це інформаційний документ одного чи кількох оглядів, які відображають підсумки аналізу та узагальнення відомостей з різних джерел. Основну складову документа становить огляд– концентрований викладзмісту сукупності документів з певної теми за певний проміжок часу. (7, с. 286).

Аналітичнийдокумент– це інформаційний документ, що є результатом аналізу, синтезу й оцінювання змісту значної кількості первинних документів з певної теми (проблеми) за певний проміжок часу. Часто такі ІД називають оглядово- аналітичними. Такий поділ ІД на види є достатньо умовним, позаяк більшість з них поєднують у собі всі методи аналітико-синтетичної обробки первинних документів.