Курсовая работа: Использование ЭВМ при управлении предприятием как объективная необходимость
Автоматизация сопровождает человеческое общество с момента его зарождения, она внутренне присуща его развитию. В методологии ее определяют как замещение процессов человеческой деятельности процессами технических устройств. С каждым новым открытием человек снимал с себя очередную "обязанность" и перекладывал ее на подручные средства, на животных, потом на машины. Появился компьютер, и человеку так захотелось и свою главную функцию переложить на машину, что даже споры разгорелись: может ли компьютер думать? Однако процесс познания нельзя переложить на машину, поскольку именно он направляет развитие. Если познавать будут машины, то и развиваться будут они, а не человек. Императив развития предполагает, что сначала человек должен познать процесс и только потом он сможет переложить его реализацию на машины. Невозможно автоматизировать ни один процесс, пока не получены знания о том, как, а главное, почему его осуществляет человек. Автоматизация идет следом за знанием, но никогда не предшествует ему. Кроме того, нужно понимать, что автоматизация - не самоцель. Она должна служить определенным целям. Российским фирмам она необходима, но, как и во всяком деле, голова должна быть на месте. Иначе автоматизация превратится в бардак и неразбериху, и толку от нее не будет.
Очевидно, что автоматизация "бардака", не нужна. Вопрос надо ставить так: как изменить технологию управления фирмой, чтобы решить задачу выживания предприятия, или задачу улучшения финансовых показателей, или задачу построения стратегически устойчивого предприятия, или задачу контроля над предприятием со стороны собственников. Поставив вопрос таким образом, понимаешь, что без оперативной и достоверной информации решить его невозможно. А откуда берется эта информация - из системы, или собирается вручную - это уже вопрос в каком-то смысле второстепенный. Поэтому немаловажно, с чьей позиции рассматриваются результаты автоматизации. Если задачей автоматизации является повышение управляемости, то, как правило, толк от автоматизации есть!
Использование ЭВМ при управлении предприятием как объективная необходимость
Для развития фирмы необходимо создать определенную структуру, чтобы упорядочить ее деятельность, иначе при стремительных темпах роста через некоторое время может наступить «хаос». Какую-то структуру, вероятно, можно было бы создать и с помощью служебных инструкций и обучения персонала, но тогда в период развития эти инструкции пришлось бы постоянно переписывать, а смена персонала свела бы на нет все усилия. Поэтому лучше, если структура будет заложена в автоматизированной системе, которая будет иметь возможность развиваться вместе с фирмой. Тогда новые сотрудники, приходя на фирму, поневоле будут адаптироваться к существующей системе. Такой взгляд на автоматизацию выявляет основное ее свойство: способствовать систематизации труда персонала на предприятии.
Многие руководители предприятий, поставившие своим сотрудникам задачу внедрить средства автоматизации на фирме, скорее всего, приведут другие аргументы: наладить учет, облегчить работу персоналу, сократить время на подготовку отчетности и т. п. Однако легко показать, что все указанные задачи сводятся к одной - систематизировать труд на предприятии. При кажущейся простоте это самая сложная задача для любого предприятия, и тем более нового, которое взаимодействует с такими же "новичками". Нередко случается, что руководство, не сумев организовать труд на предприятии, надеется, что внедрение автоматизации обеспечит решение этой задачи. В большинстве случаев такие надежды не сбываются. Образно выражаясь, автоматизация — это система с положительной обратной связью: кто работал хорошо, будет работать лучше, кто работал плохо, будет работать если не хуже, то во всяком случае не лучше. Поэтому руководителю, у которого возникло желание внедрить автоматизацию, необходимо ответить на первый вопрос: "Почему у меня возникло такое желание?" Часто предпосылкой автоматизации служат жалобы сотрудников бухгалтерии на то, что они "зашиваются", или складских работников, которые выписывают накладных больше, чем имеется товара на складе. Такие жалобы порождают естественное стремление "расшить узкие места" с помощью компьютера и при этом подешевле. Пойдя таким путем, руководство через некоторое время узнает, что большинство проблем осталось. С помощью компьютера люди стали работать быстрее, но в принципе мало что изменилось, потому что проблема была не столько в деятельности отдельных сотрудников, сколько в обеспечении их взаимодействия.
Здесь необходимо вспомнить о базисных свойствах систем: система, организующая взаимодействие своих элементов, даже без использования технических средств, способна сама выявлять и отчуждать элемент, не отвечающий ее целевой функции. Если, к примеру, на хорошо работающем предприятии с приходом на склад нового сотрудника начали пропадать накладные или обнаруживаться недостачи товара, то руководителю недолго придется размышлять, в чем причина. Но если на предприятии на различных участках спорадически возникают проблемы, то руководству трудно кого-либо винить, так как в данном случае причина не столько в нерадивости отдельных сотрудников, сколько в отсутствии систематизации труда, и вина за это возлагается только на руководство. Понимание этого породило в цивилизованном мире целый класс менеджеров, т. е. организаторов трудового процесса. Мы же только сейчас внедряемся в пространство самоорганизующегося взаимообусловленного взаимодействия. Из-за отсутствия необходимых знаний и опыта сумятица в умах естественным образом порождает сумятицу в терминах, и в результате продавца называют менеджером, магазин - складом, а программу, решающую одну задачку, — системой.
Рано или поздно появляется осознание необходимости уделять специальное внимание организации труда на предприятии. Приходит понимание того, что менеджер не принимает участия в процессе производства (торговля - это тоже производство услуг по продаже товара), а организует этот процесс. И вот когда необходимое понимание реализовалось на предприятии в конкретные решения и появились менеджеры в истинном смысле этого слова, начинается осмысленная деятельность руководства, направленная на систематизацию труда. Возникает необходимость автоматизировать не отдельные рабочие места, а технологические цепочки, после чего встает вопрос об автоматизации деятельности всей фирмы. Наивно при этом думать, что по всему офису будут бегать шустрые роботы и делать всю работу, а сотрудники - с умилением за ними наблюдать. К сожалению, с похожими представлениями об автоматизированном офисе иногда приходится встречаться. Здесь опять происходит путаница в терминах: нарисованная картинка с роботами соответствует автоматическому, а не автоматизированному офису. Автоматизированная система помогает человеку выполнять операции, а не выполняет их за него. Главное при создании систем такого рода — определить, на каких этапах технологического процесса должен принять решение человек-оператор. Для этого необходимо отчетливо представлять весь технологический процесс, затем следует организовать труд людей в соответствий с данным знанием и уже после всего можно думать об автоматизации. Персонал должен знать: откуда и в каком виде он получает начальные условия для совершения операции; алгоритм или способ совершения своей операции; какой результат и в каком виде он должен получить; кому и что передать при завершении данной операции. Казалось бы, чего проще... Однако все это просто понять, когда речь идет о конвейере и рабочему необходимо завернуть одну гайку, которая у него под рукой. В системах организационного управления все несколько сложнее.
Готовность предприятия к использованию автоматизированной системы управления
Когда результат одной операции однозначно определяет начальные условия следующей операции, то операция линейная, для человека же она представляется рутинной. Например, один сотрудник выписал накладную клиенту для получения товара, а другой должен на складе выдать товар по этой накладной. Затем сотрудник в бухгалтерии обязан учесть расход данного товара с данного склада данному клиенту. Эта операция тривиальна, когда она однозначна. Если же однозначность отсутствует (как это бывает в реальной жизни), то необходимо определить точки принятия решения и ответственность за принятое решение. Если не касаться перспектив использования в этих точках интеллектуальных систем, то в общем случае ответственность за принятое решение лежит на человеке. Посмотрим на примере, где человеку необходимо принимать решения или, что, в общем, одно и то же, нести ответственность.
1. Сотрудник выписал накладную клиенту, который не оплатил товар.
2. Накладная выписана на товар, которого нет на складе.
3. Накладная выписана на количество товара, превышающее его наличие.
4. Накладная выписана не на тот товар, который заказал и оплатил клиент (другой артикул, например).
5. Клиент не пришел на склад за товаром по выписанной накладной.
6. Клиент отказался получать товар или его часть из-за обнаруженных дефектов.
7. По просьбе клиента на складе ему вместо товара, указанного в накладной, выдали другой товар, к тому же отличающийся по цене.
8. Клиент потерял накладную по пути на склад.
9. Кладовщик неправильно оприходовал товар по количеству и номенклатуре.
10. Кладовщик похитил или укрыл товар.
11. Кладовщик ошибся при отпуске товара.
12. Кладовщик потерял накладные.
Здесь перечислены далеко не все возможные ситуации в этой простой цепочке операций. Нестандартные ситуации влекут за собой потери времени или денег. Сокращая время на их разрешение, или предотвращая их, мы экономим деньги. Однако нам нечего будет экономить, если персонал не будет знать, как отрабатывать стандартные ситуации, а тем более нестандартные.
Если персонал это знает, то независимо от использования средств автоматизации на предприятии труд систематизирован. В таком случае даже использование автономных средств автоматизации принесет ощутимый результат. Для подобных предприятий легко создавать АСУ, беда только в том, что таких предприятий крайне мало. Большинство предприятий характеризуется той или иной энтропией. Поэтому прежде чем начать автоматизацию, следует оценить степень систематизации труда на предприятии и, насколько это удастся, свести труд отдельных людей в систему.
Организацией труда на предприятии призваны заниматься менеджеры. Помимо общего знания о технологических процессах, они имеют конкретный опыт работы на данном предприятии, так как именно им приходится разрешать нестандартные ситуации. Идеальный вариант, когда на предприятии один менеджер и он же - директор (да к тому же и владелец). Тогда ему достаточно делового набора Microsoft под Windows и пакета элементарных программ для сотрудников. К сожалению, такой идеальный вариант может быть реализован только в очень маленькой фирме с толковым и энергичным владельцем. Однако в большинстве же случаев владельцу -индивидуальному или коллективному — приходится организовывать труд на предприятии с привлечением менеджеров по найму.
Лемма*. Если на предприятии больше одного менеджера, то их больше двух, ведь двоим нужен третий, чтобы разделить сферы ответственности. Так на предприятии возникает структура системы управления. Даже в самом простом случае мы получаем трехуровневую иерархическую систему управления.
Предположим, что в какой-то момент на предприятии создана оптимальная система управления (речь идет о "живой", человеческой, а не об автоматизированной системе управления). Понятно, что предприятие не сможет сколь угодно долго жить с этой системой управления, так как внешние условия непрерывно изменяются, и эти изменения должны отражаться в системе. Поэтому необходимы средства поддержания системы и обеспечения ее развития без потери свойств системности.
К сожалению, средства поддержания системы управления, будучи включенными в саму систему, имеют тенденцию по мере роста числа элементов системы порождать побочные информационные потоки, которые со временем способны подавить основные. Этот процесс ведет к деградации организации. Попробуем показать, какова его связь с проблемой автоматизации. Начнем с последнего этапа развития организации, когда система организационного управления практически подавила производственные структуры и начинается процесс деградации. Может показаться, что именно в этот момент необходимо ставить вопрос о внедрении системы автоматизации на предприятии. Так как объем информации стал чрезвычайно велик и без помощи компьютеров его не обработать, то необходимо приглашать команду "автоматизаторов", которые исследуют информационные потоки, направят их в компьютерные "русла", "обвяжут" сетями, и справки и сводки будут вылетать на столы руководителям, как газетные листы из печатного станка. Наш же опыт показывает, что в такой ситуации никакая автоматизация не поможет. Кто будет ставить задачу "автоматизаторам"? Те же менеджеры и руководители отделов, которые захлебываются в потоке информации. Но когда начинается обследование их деятельности, то выясняется, что их работа заключается в проверке результатов предыдущей операции или их интерпретации для вышестоящего контролирующего звена. Подобные звенья в системе многократно дублируют исходную информацию и, следовательно, порождают обвальные информационные потоки. Но они никогда не сознаются в этом и будут уверять в абсолютной необходимости и сложности их труда.
Теперь предположим, что молодая фирма, только что набравшая сотрудников (да и то не всех), решила сразу оснаститься по высшему классу, а уж потом думать, что и как она будет делать. Такая ситуация встречается не так уж редко. И в этом случае затраты на автоматизацию не приводят к оптимальному результату. Формирование "живой" системы требует определенного времени и усилий конкретных людей с их личным опытом и знаниями. Сам процесс формирования системы носит отпечаток личностей, в нем участвующих, и поэтому противоречив. В общем случае для такой фирмы рано создавать систему автоматизации. С большой степенью вероятности через некоторое время данная система перестанет быть адекватной "живой" системе, которая неминуемо сформируется, если фирма будет эффективно работать. Итак, как всегда, истина лежит посредине. Фирма готова к автоматизации, когда деятельность отдельных элементов в ее "живой" системе начинает стабилизироваться: направление определено, состав менеджеров минимальный, но функционально полный, показатели деятельности фирмы стабильно растут. Теперь перед руководством фирмы встает вопрос: «Создавать самим или заказать на стороне систему автоматизации фирмы?».
Преимущества разработки автоматизированной системы управления специализированной фирмой
В большинстве случаев целесообразно заказывать систему на стороне, а не создавать собственное подразделение разработчиков. Почему так происходит, рассмотрим ниже.
Нередко случается так, что руководство нанимает "околокомпьютерного мальчика", который приносит кучу дискет, на которых записано множество "неофициально" полученных пакетов программ (от редакторов текстов до пакетов трехмерной графики). После этого устанавливают на компьютеры весь этот ворох программ, который венчает легально приобретенная бухгалтерская программа, к примеру "Финансы без проблем". Теперь можно сказать, что офис компьютеризован. Бог в помощь такому руководителю и процветания его фирме!
Но бывает и иной подход. Руководитель дает объявление, что примет на работу людей, умеющих то–то и то-то, и такие люди находятся. Перед ними ставится задача создать автоматизированную систему для управления предприятием... хорошую, очень хорошую, самую лучшую. Не исключено, что это будет "новое платье короля". Более того, нередко так и бывает. Но предположим, что система вышла на славу. Так могло получиться, только если в процессе работы сложился дружный творческий коллектив. Но работа у данного заказчика закончилась. Что предстоит такому коллективу разработчиков, неужели его деятельность ограничится внесением эпизодических улучшений в созданное изделие? Скорее всего, разработчики попрощаются с заказчиком и будут создавать аналогичные изделия для других. А с чем же останется наш заказчик? Так как работа производилась его персоналом, то никаких гарантийных обязательств по этой работе у него не осталось. Со всеми пожеланиями о доработках ему придется обращаться к самостоятельному коллективу и, как говорится, за отдельную плату. Следует вывод, что, пойдя по пути самостоятельной разработки, к тому же при очень малой вероятности хорошего результата, заказчик получает то, от чего хотел уйти.
--> ЧИТАТЬ ПОЛНОСТЬЮ <--