В "Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти" (утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76) впервые в понятие документ, появляется термин документооборот, по этому закону термин определяется, как «официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти».

Определения документа в отечественных законодательных актах во многом перекликаются с определениями, содержащимися в зарубежной литературе и применяющимся в зарубежной документоведческой практике. Так в «Словаре архивной терминологии», изданном в 1998г. Международным советом по делам архивов, документ рассматривается как «комбинация носителя и записанной на нем или в нем информации, которая может иметь доказательную или справочную ценность». В другом случае документ определяется как «записанная информация, вне зависимости от формы или носителя, созданная, полученная и сохраняемая организациями, институтами и индивидуумами в обеспечение своих законных прав и обязанностей или для проведения деловых операций».

Международная организация по стандартизации разработала и утвердила определение документа как «информация, созданная, полученная и сохраненная организацией или частным лицом в качестве доказательства или подтверждения правовых обязательств или управленческой деятельности»

И в нащей стране и в других государствах уделяется достаточно много внимания проблеме унификации и стандартизации терминологии с тем, чтобы избежать неточного употребления терминов, произвольного толкования понятий. В противном случае это может обернуться юридическими, экономическими последствиями. Поэтому стандартизированные термины и определения являются обязательными для применения во всех видах документации и литературы в соответствующих сферах.

2. ИСТОРИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

2.1 Период феодальной раздробленности (XI — XV вв.)

В период феодальной раздробленности делопроизводство фиксируется на бересте, а позднее на пергаменте. Документировалось купчие грамоты на землю и иное имущество; кабалы заемные, закладные, служилые на заем денег, движимого и недвижимого имущества; полные грамоты на продажу в рабство; грамоты при отпуске на свободу и др. Договора 911, 945 гг. свидетельствуют об определенных правилах существовавших уже в то время.

Работу с документами осуществляли специальные должностные лица, имевшие небольшой штат помощников. В XIV в. людей, профессионально занимающихся работой с документами, стали называть дьяками.

В этот период накапливаются традиций в области составления документов: создаются устойчивые формуляры документов, устанавливаются приемы их удостоверения — подписи, скрепы, печати, возникают стадии написания документа— черновик и беловик.

2.2 Приказное делопроизводство (XVI — XVII вв.)

Все документы (XVI — XVII вв.). пишутся сплошным текстом, набор реквизитов не регламентируется законом, но есть устная традиция.

Ведением делопроизводства занималась система государственных органов сформировавшаяся к тому периоду[См. Приложение Б].

Документировалось следующее:

ЦАРСКИЕ УКАЗЫ: появляются в 16 веке. Это распорядительные документы адресуются нижестоящим организациям. Начинаются с дат, также в них указывается лицо и его титулы. Указ состоял из 2ух частей (суть вопроса и действия по данному вопросу.)

ГРАМОТЫ: строились как царский указ (титулованные от кого кому основная часть с обоснованием и постановлением, заключение - что сделать)

НАКАЗЫ: начинались с даты и преамбулы

ПАМЯТЬ: служебные документы, ссылаются на царские указы или грамоту. Как напоминание по какому-либо вопросу.

ЧЕЛОБИТНАЯ: прошение, начиналось с обращения к царю государю, «бьет челом» и изложение просьбы, «смилуйся пожалуйста»,было обязательным употреблением.

СКАЗКИ: включали в себя свидетельства, показания(клятва верности)

КАБАЛЬНЫЕ: содержали подробную суть вопроса. Все они имели подписи свидетелей. содержали кто составлял, кто переписал, кто за него подписался, могут быть пометы(когда заключена, и что было потом)

Процесс организации работы с документами в период приказного делопроизводства осуществлялся следующим образом. Ответственность за всю работу с документами, т.е. за делопроизводство, возлагалась на дьяка. При поступлении на документе делали отметку о дате получения (обычно на оборотной стороне документа). Дьяк проставлял на документе помету (резолюцию), после чего документ поступал в соответствующий стол, где осуществлялся процесс подготовки проекта ответного документа: средний подьячий подбирал справочный материал, делались запросы в другие учреждения, затем старый подьячий составлял проект ответного документа, который передавался дьяку. При необходимости дьяк вносил поправки, «чернил» проект и передавал его на доработку или молодым подьячим для переписки текста набело. Затем беловой экземпляр сверялся с черновиком и удостоверялся подписью («справой») подьячего, которая означала ответственность подьячего за точное соответствие беловика черновику, но не придавала документу юридическую силу. Документ обретал ее после «приписи» дьяка. После чего документ отправляли по назначению. Черновик оставался в приказе в качестве отпуска (копии ответа). Дьяк проставлял свою подпись, называемую «припись», по слогам на оборотной стороне документа, по всем местам склейки листов, так, чтобы буквы захватывали оба конца склеенных листов. Такой способ подписания обеспечивал охрану документа и затруднял их фальсификацию. Он был узаконен Судебником 1550 г. Право «приписи» мог иметь и старший подьячий. Текст писался на узких полосках бумаги (шириной 15 — 17 см) на одной стороне; оборотная сторона использовалась для проставления помет, резолюций, адреса. Если текст занимал несколько листов, их склеивали по узкому краю в ленту, иногда очень большой длины (например, Соборное уложение 1649 г. имело длин около 309 м), которая скатывалась в свиток, получивший названии «столбец». Место склеивания листов называли «состав».

Столбцы использовались и для формирования документов дела. В этом случае в начале столбца помещали инициативными документ (челобитную, память и др.), за которым подклеивала другие документы, возникавшие, в ходе. рассмотрения данного дела (расспросные речи, сказки, выписки и др.). В то же время сохранились столбцы, представляющие собой конгломераты документов, подклеенных без какой-либо системы по мере их накопления, т.е. для учреждений XVI — XVII вв. характерна «столбцовая техника делопроизводства».

Также применялись книги

Пример:

списки бояр в приказах

и тетради.

Пример:

Ветхие столбцы переписывались в тетради

Наличие определенных правил составления и оформления документов, придававших им устойчивую форму, привело к появлению «образцовых» книг, включавших образцы некоторых видов документов.

В делопроизводстве приказов зарождаются традиции хранения документов. Появляется описание и учет документов.

Итак, можно сделать вывод, что Реквизиты уже сформировались, но отдельно не выделялись, т.к. вся организация делопроизводства основывалась на устных традициях. Издание судебника 1550 г. соборного уложения 1649 г. регламентировало состав документов, некоторые правила оформления отдельно взятых документов, порядок рассмотрения, ответственность. На тот момент это были главные акты как-либо регламентировавшие делопроизводство.

2.3 Коллежское делопроизводство XVIII в.

В учреждениях XVIII в. сложилась коллежская система делопроизводства. Была создана новая система органов государственного управления[См. Приложение B]. В 1699 произошли изменения в документе, появилась гербовая бумага[1] и все документы имеют печать заранее. До 1700 года документы делали на столбцах. С 1700 столбцы отменены полностью, используются тетради. 28 февраля 1720 г. Петром I был утвержден «Генеральный регламент», который определял структуру коллегий, штатный состав, должностные обязанности чиновников, правила внутреннего распорядка и поведение чиновников, убранство «камор» — присутственных мест, организацию работы с документами: правила регистрации, контроль за исполнением документов, порядок их составления, удостоверения, хранения.