Курсовая работа: История унификации документов

Форма документа появляется как результат упорядочения той или иной деятельности, правовой проработки текста, которая должна обеспечить юридическую полноценность будущего документа, и унификации ее текстового выражения, необходимых виз, печатей, утверждений, подписей и др. [7].

1.2 Унифицированные системы документации

Все формы управленческой деятельности находят отражение в соответствующих документах, которые выступают способом и сред­ством реализации возложенных на аппарат управления функций.

Деятельность учреждения оформляется совокупностью определеннымобразом взаимодействующих документов, соответствующих функциям управления и составляющих системы документации.

Система документации - это совокупность документов, взаи­мосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению [9] .

Типовые управленческие функции в каждом управленческом аппарате реализуются на основе использования документов, отно­сящихся к различным системам документации. Соотношение до­кументов из различных систем в делопроизводстве разных учреж­дений и организаций неодинаково, так как зависит от конкретной деятельности того или иного учреждения, его масштабности, места в системе федерального управления и ряда других причин. Но, не­зависимо от этого, в любой организации используются документы, отражающие организационную, распорядительную и исполнитель­скую деятельность. Их совокупность составляет систему организа­ционно-распорядительной документации. Система организационно-распорядительной документации в силу своего повсеместного применения имеет большое значение для документирования управленческой деятельности.

Помимо общих для всех учреждений и предприятий функ­циональных систем документации выделяют также отраслевые системы, которые используются при документировании соответ­ствующих видов деятельности и отражают их специфику. Это, например, системы документации по здравоохранению, образо­ванию (общему и специальному), нотариальные, судебные и др. Организационно-распорядительная документация тесно связана как с отраслевыми, так и с функциональными системами. С од­ной стороны, она представляет для других систем правовую ос­нову, а с другой — в ней находят отражение вопросы руково­дства, контроля, планирования, учета, отчетности и т.д.

В условиях научно-технической революции произошло рез­кое увеличение объемов информации, вызванное активизацией общественной жизни, ростом числа организаций, фирм, увели­чением номенклатуры промышленных изделий и усложнением процесса их изготовления, расширением экономического и культурного сотрудничества. В связи с этим возникла необходимость упорядочения потоков информации, установления необходимого и достаточного количества видов документов, исполняющих роль информационного обеспечения функций управле­ния. Ручная обработка не позволяла вовремя и качественно переработать растущие потоки информации. Появилась потребность в механизации, а затем и автоматизации обработки документной информации. Однако практическое внедрение и применение средств автоматизации, эффективность их использования находятся в прямой зависимости от степени упорядоченности документации, для обработки которой они предназначены.

Основным направлением совершенствования документации является унификация и стандартизация .

Стандартизация документов - высшая степень их унификации, доведение ее результатов до уровня обязательной правовой формы. Требования стандарта имеют обязательный характер в пределах сферы его распростра­нения. Поэтому унификация обычно проводится как предвари­тельный этап стандартизации, но может быть и самостоятельным видом деятельности. Результатом работы по унификации и стан­дартизации документов могут быть стандарты как на отдельные документы (например, на отчет о научно-исследовательской ра­боте) или отдельные виды продукции (например, форматы бу­маги), так и на унифицированные системы документации.

Унифицированная система документации (УСД) - система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определен­ной сфере деятельности.

Непосредственные разработчики конкретных форм докумен­тов и систем документации - министерства (ведомства), осуще­ствляющие координацию той или иной отрасли деятельности. Ими же утверждаются унифицированные формы документов, Так, министерство финансов отвечает за бухгалтерские докумен­ты, министерство здравоохранения РФ - за медицинские, Росархив РФ - за сис­тему организационно-распорядительной документации.

Общегосударственные унифицированные формы документов разрабатываются с учетом возможности их компьютерной обра­ботки. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и на предприятиях независимо от их подчиненно­сти и формы собственности [11].

2 Исторический аспект унификации документов

2.1 Унификация документов в 1920-1930-е гг.

Период 20-30-х гг. ХХ века в истории развития в нашей стране аппарата управления можно охарактеризовать как период активного совершенствования самых различных аспектов его деятельности, и в том числе, делопроизводства.

В конце 1924 года было принято решений СНК СССР о создании акционерного общества организационного строительства "Оргстрой". Его учредителями стали центральные ведомства: НК РКИ СССР, ВСНХ СССР, НКПС и т.д. Выбор учредителей основывался на том, что они представляли собой отдельные отрасли управления с широко развитыми сетями подведомственных звеньев, для которых можно было бы разрабатывать общеотраслевые рекомендации, стандарты и т.п. Оргстрой стал первым в истории нашей страны органом вневедомственной унификации текста документов, который вел свои разработки, являясь полностью независимым в экономическом отношении учреждением, хотя по методической части и был в определенной степени зависим от разработок НК РКИ.

Перед Оргстроем были поставлены следующие задачи:

1. Изучение и обобщение накопленного опыта унификации делопроизводства и выработка на этой основе новых решений по совершенствованию управленческого труда, в том числе и делопроизводства;

2. Оказание учреждениям, предприятиям и т.п. практической помощи в унификации текста документов путем разработки и внедрения специальных проектов;

3. Обеспечение мероприятий унификации делопроизводства техническими средствами и необходимой стандартной и бланочной документацией;

4. Обучение заинтересованных лиц современным методам ведения управленческих работ;

5. Информирование широких слоев работников управления и производства о новейших теоретических достижениях унификации, о новинках конструкторских и технических разработок в сфере управления.

Исполняя эти задачи, Оргстрой

Исполняя эти задачи, Оргстрой оказывал помощь в унификации всем отраслям народного хозяйства: транспорту, строительству, финансам, сельскому хозяйству и т.д.

Оргстрой разрабатывал проекты унификации текста документов самых различных направлений управленческого труда. Среди этих разработок выработка единой системы классификации нормативных документов, совершенствование систем внедрения стандартов и нормалей, систем оплаты труда в различных подотраслях, организация работ по государственному страхованию, унификация работы нотариальных органов и народных судов по стране; совершенствование призывной системы для местных органов военного управления; разработка и внедрение новых форм учета и т.д.

Основным видом работы Оргстроя являлась унификация делопроизводства, которая занимала до 70% от общего объема работ.

Для унификации делопроизводства Оргстроем разрабатывались как комплексные проекты унификации, так и проекты унификации отдельных видов делопроизводства, в том числе протокольного, по личному составу, по жалобам и заявлениям.

В 1928-1929 гг. пытались внедрить безрегистрационную систему делопроизводства, основанную на четкой классификации поступающих, подготавливаемых и отправляемых документов, их распределения по исполнителям и повышении ответственности этих работников. Успеха эта система не имела потому, что основой социалистического хозяйствования являлся учет, а эта система его обходила.

Наряду с этим Оргстрой подготавливал для заказчиков формы наиболее часто встречавшихся в практике их работы документов и правила унификации служебных документов.

Оргстрой развивал деятельность по совершенствованию делопроизводства, охватывая своими постановками все новые и новые объекты, во много раз увеличивал свои экономические показатели.

Однако к концу 20-х гг. после создания согласно Постановления СНК СССР от 14 января 1926 г. в системе НК РКИ СССР Государственного института техники управления (ИТУ), Оргстрой претерпел определенные изменения, поскольку был объединен с этим институтом, и его преобразовали во Всесоюзное объединение организационного строительства .