Курсовая работа: Класифікація документів

Документи, що мають форму стрічки або нитки, бережуться в барабані, котушці або касеті.

Котушка - змішаний пристрій з бічними обмежувачами, призначений для намотування носія запису або сигналограми. Касета - змінний прилад у вигляді коробки, що містить одну або дві котушки, серцевину, носій запису, що має форму диска. Барабан - що запам'ятовує пристрій, в якому носієм інформації є магнітний шар на поверхні циліндра - барабана, що обертається. Бобина - котушка для намотування магнітної стрічки або кіноплівки.

Через велику довжину (до сотні метрів або навіть кілометрів) берегти стрічку в розгорненому вигляді непрактично, її скручують або на площині (котушка, касета, бобина), або спіральний по грані у вигляді диска.

Дисковий документ - носій запису інформації у формі диска, тобто скручений в спіраль послідовний ряд знаків (пластинка, диск, дискета, компакт-диск, СБ-КОМ, відеодиск). Місцем розміщення інформації є концентричні доріжки (магнітні, магнітооптичні і оптичні диски, грамплатівки). Дискета - малоформатний магнітний диск, вживаний в ПЕВМ і термінальному устаткуванні, звично на гнучкій підкладці. Диски поміщають в касету або дискасету - вид касети, носій запису або сигналограму, що містить, у формі диска.

Комбінований документ сполучає в собі дві або більше форм носіїв інформації (комплект, що складається з книги і касети, набору слайдів і грамплатівки і т. п.).

Загальною ознакою класифікації, що не відноситься ні до змісту, ні до форми документа, є ознака розподілу сукупності документів за обставинами їх перебування в зовнішньому середовищі, тобто в часі і просторі. Сюди відносять: регулярність виходу у світ, місце і час появи документа в зовнішньому середовищі і ін.

Типографські документи, які розділені на класи, являються матеріалом носія інформації.

2.5. Класифікація документів по регулярності виходу у світ

По регулярності виходу у світ виділяють періодичні документи, що виходять через певні проміжки часу нумерованими або датованими, однотипно оформленими випусками, і неперіодичні документи, що виходять в світ однократно і не мають продовження. По регулярності виходу у світ розрізняють щорічник, щомісячник, тижневик, і т.п. До періодичних документів відносяться: газета, журнал, бюлетень, календар, експрес-інформація, серійне і продовжуване видання. Неперіодичні документи складають книги, брошури, альбоми, карти, афіші, плакати, перфострічки, перфокарти, оптичні диски, дискети, грамплатівки і т.п.

За часом появи документа в зовнішньому середовищі розрізняють оригінал і копію.

Оригінал - це справжній документ. У видавничій справі - видання, що пройшло редакційно-видавничу обробку, підписане в набір або друк відповідальними особами видавництва і підготовлене до здачі на поліграфічне підприємство для виготовлення друкарської форми. В процесі копіювання оригінал - справжній документ, що піддається відтворенню або розмноженню. Копія документа - документ, відтворюючий інформацію іншого документа і всі його зовнішні ознаки або частину їх. Під зовнішніми ознаками розуміються ознаки, що характеризують спосіб фіксації інформації, носій, фізичне полягання, розмір документа, елементи його правового, видавничого, діловодного, художнього оформлення. Всі раніше видані екземпляри одного тиражу книги - оригінали, їх перевидання (передрук, ксерокопії) - копії.

Класифікація документів по місцю походження. По місцю походження і домінуючої території розповсюдження розрізняють місцевий документ (в межах однієї області, міста, одного або декількох районів, підприємства, установи, господарства або учбового закладу); регіональний документ - що вийшов і поширюваний в межах декількох областей або автономної республіки (Крим); національний або загальнодержавний (в масштабах України - Всеукраїнський) і зарубіжний або іноземний (що вийшов або надрукований за кордоном).

Регулярний вихід у світ періодичних і неперіодичних дало нам своєчасне одержання інформації.

2.6. Типологічна класифікація документів

Як відомо, типологія документа - це віднесення його до певного типу по сукупності ознак. Типологічний критерій також може бути встановлений в основу організації класифікаційних рядів документів.

Найбільш суттєві ознаки для класифікації документів - це цільове призначення документа, читацька адреса, характер інформації або стиль викладу (жанр) твору і ін.

Цільове призначення документа - це обумовленість його потребами тієї або іншої сфери суспільної діяльності: науки, виробництва, утворення, управління і т.д. Цільове призначення тісно пов'язано із специфічними функціями, виконуваними окремим документом або сукупністю документів. Так, метою випуску документа може бути первинний виклад результатів наукового дослідження, популяризація наукових знань, систематизація знань в цілях навчання, полегшення пошуку необхідних фактичних відомостей як загального, так і спеціального характеру, віддзеркалення творчої спадщини письменника і т.п.

У основу класифікації можна покласти типологізацію документів по наступних функціонально-цільових установках:

· забезпечення управління суспільством (офіційний документ);

· забезпечення науковою інформацією суспільства (науковий документ);

· забезпечення популяризації досягнень науки, техніка, виробництва, їх історії (науково-популярний документ);

· забезпечення процесу навчання і виховання (учбовий документ);

· забезпечення виробництва (виробничий документ);

· забезпечення суспільства довідковими даними (довідковий документ);

· забезпечення вторинною інформацією суспільства про зміст джерел первинної інформації (інформаційний документ);

· забезпечення ознайомлення суспільства із змістом художніх творів (літературно-художній документ).

Цільове призначення - найважливіша характеристика, що в значній мірі визначає його форму, композицію, стиль викладу.

Тісно пов’язана з цільовим призначенням читацька адреса документа. Читацьке призначення документа – це призначення документа читачу певного віку, рівня загальної і професійної підготовки. Так, науковий документ розрахований переважно на науковців, учбовий – на учнях, студентів.

Читацьке призначення визначає багато характеристик документа. Воно покликане забезпечити відповідність змісту і форми документа певній читацькій групі.