Курсовая работа: Коммуникации в организациях

Структура коммуникационного процесса - упорядоченное множество узловых точек, связанных коммуникационным процессом, каждая из которых находится в определённых отношениях.

Следовательно, в процессе обмена информацией можно выделить несколько базовых элементов: 1) отправитель - лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее;

2) сообщение - собственно информация, послание, закодированное с помощью символов;

3) канал - средство передачи информации;

4) получатель - лицо, которому предназначена информация.

5) обратная связь. В том случае, когда получатель реагирует на коммуникации отправителя обратным сообщением, возникает обратная связь.

6) помехи, барьеры. Помехи и барьеры искажают смысл передаваемой информации и нарушают качество сигнала. В теории передачи информации их называют шумами. Определенные шумы существуют в коммуникационном процессе всегда. Их невысокий уровень позволяет передавать сообщения. Высокий уровень шума может полностью исказить смысл сообщения.

Отправитель и получатель информации в системе коммуникации осуществляет и общую базовую функцию и должны отвечать общим требованиям: иметь хотя бы минимальный уровень гуманитарных знаний; понимать общий символьный язык (код); иметь ключи для кодирования и дешифрации закодированной информации; иметь взаимное желание к установлению и поддержанию коммуникации. Кроме того они должны обладать так называемыми фоновыми знаниями коммуникантов—знаниями окружающей действительности, социальных ценностей общества, культуры.

Сообщение — наименьший элемент языка, имеющий идею или смысл, пригодный для общения. Также форма предоставления информации, совокупность знаков или первичных сигналов, содержащих информацию.

Обычно сообщение передается в виде предложения или условного знака.

Жизненный цикл сообщения выглядит следующим образом:

· Отправитель кодирует идею или мысль в сообщение;

· Передаёт сообщение через среду общения получателю;

· Получатель получает сообщение и декодирует смысл.

Коммуникативные барьеры

Барьеры коммуникации – помехи, мешающие осуществлению контактов и взаимодействию между коммуникатором и реципиентом. Они препятствуют адекватному приему, пониманию и усвоению сообщений в процессе осуществления коммуникативных связей.Барьеры возникают как в технической системе, так и в механизме общения.

В условиях неопределенности могут усиливаться следующие основные виды барьеров в коммуникационных процессах.

1. Искажение сообщений — явление, при котором в структурные единицы организации поступает информация, не адекватная реальной ситуации. Искажения в коммуникационных сетях приводят к значительному замедлению темпов работ в организации. Принятие решения и его реализация должны начинаться одновременно: понять, как следует выполнять работу, не менее важно, чем принять решение о том, что следует делать.

2. Информационные перегрузки возможны в тех случаях, когда члены организации не в состоянии эффективно реагировать на всю необходимую им информацию и отсеивают определенную ее часть, по их мнению, наименее важную. Однако возможна ситуация, когда именно эта часть информации будет особенно необходима для обеспечения нормального функционирования организации или ее подразделения.

3. Недостатки в структуре организации оказывают существенное негативное влияние на функционирование коммуникационных сетей. Самым распространенным из таких недостатков следует признать неудачную конфигурацию — существование большого количества уровней управления, когда информация при прохождении от уровня к уровню теряется или искажается. Это особенно характерно для восходящих коммуникационных потоков (снизу вверх, от подчиненных к руководителям).

4. Высокая степень пространственной дифференциации создает преграды для прохождения информации по определенным коммуникационным каналам в силу удаленности отдельных структурных единиц организации. В первую очередь это касается каналов контроля и обратной связи, а также каналов, по которым передается печатная информация (документы, научная или технологическая литература и т.д.). Действительно, с помощью радио или телефонной связи с удаленными объектами иногда бывает трудно передать большой объем информации или проследить за выполнением распоряжений; кроме того, проблематичны возможности подчиненных связаться с отдаленным центральным органом управления. Как следствие, может возникнуть взаимное недоверие между членами организации, снижается эффективность взаимодействия.

Сотрудники организации должны хорошо понимать задачи программ по налаживанию внутренних коммуникаций, которые должны быть разработаны в соответствии с культурными особенностями и стилем управления организации. Если эти условия не будут выполнены, программа по налаживанию внутренних коммуникаций может оказаться неполной, а кроме того, будет вызывать недоверие, враждебность и циничное отношение со стороны сотрудников. С другой стороны, тщательно разработанные и соответствующим образом реализованные программы по налаживанию внутренних коммуникаций, могут способствовать защите организации от "плохих новостей", не допуская при этом снижения производственной мотивации, а также могут помочь проведению эффективных управленческих мероприятий при проведении организационных изменений.

Хорошо налаженная система внутренних коммуникаций является важной частью любой организационной структуры, однако следует также отметить, что правильно выстроенная система внутренних коммуникаций является залогом всей коммуникационной деятельности организации в целом.

Методы коммуникации

Можно рассмотреть подробнее процессы внушения, убеждения и информирования как вариант вербального воздействия, наблюдаемого в деятельности многих групп профессионалов. Эффективность как внушения, так и убеждения, осуществляемых в непосредственном взаимодействии, в значительной степени зависит от невербального компонента, а также от некоторых иных характеристик того субъекта, который выступает источником воздействия (его принято называть коммуникатором, а воспринимающую сторону - реципиентом). Выявлено, что повышают эффективность и внушения, и убеждения уверенность в себе коммуникатора, его обаяние, демонстрируемые волевые качества. Особое значение для обеспечения высокой эффективности имеет характер взаимоотношений между коммуникатором и реципиентом, особенности социального статуса и того, и другого. Вместе с тем, каждый из названных вариантов воздействия имеет свою специфику.

Внушение предполагает бесконфликтное принятие какой-либо информации, имеющее место при снижении сознательного ее анализа и критического к ней отношения. Оно осуществляется посредством словесных конструктов, имеющих императивный или оценочный характер.

Убеждение, как способ вербального воздействия, предполагает обращение к собственному критическому суждению человека и представляет собой "...отбор, логическое упорядочение фактов и выводов согласно единой функциональной задаче".