Курсовая работа: Мебельная фабрика "Стиль". Автоматизация учета поставок и продаж

Б) Информационные потоки при учете продаж . Директор предприятия заключает договор с клиентом, после чего клиент подает заявку на нужную продукцию менеджеру по продажам, где он подает заявку на склад готовой продукции. На складе готовой продукции выписывается четыре экземпляра товарно-транспортной накладной, после чего накладные передаются бухгалтеру для записи в журнале регистрации накладных на отпуск продукции и подписи их бухгалтером. Подписанные накладные возвращаются к заведующему складом готовой продукции, где один экземпляр остается у него в качестве оправдательного документа на отпуск продукции со склада, второй служит основанием для выписки счет – фактуры; третий и четвертый экземпляры накладной передаются клиентам. На основании накладных выписывается счет – фактура по установленной форме в двух экземплярах, одна выдается клиентам, а вторая остается у организации – поставщика для отражения в книге продаж. После чего клиенты оплачивают заказ. Происходит отгрузка товара (см. Приложения 3).

1.3 Анализ документооборота учета поставок и продаж

Успех управленческой деятельности в значительной степени зависит от того, насколько быстро и качественно происходит обработка всей необходимой документации, движение которой осуществляется по определенным маршрутам от места составления или поступления в организацию до отправки заинтересованным организациям или сдачи на хранение в архив. Это движение документов называется документооборотом.

Мы постарались организовать его таким образом, чтобы не было задержек и скоплений документов на рабочих местах. С этой целью в организации мы разработали маршруты прохождения.

А) Документооборот при учете поставок материалов

Агент по снабжению подает заявку поставщикам на материал, после чего происходит регистрация нашей заявки. В Пункте расчетов агент по снабжению получает квитанцию об оплате, после чего поставщики нам выдают накладную, которую бухгалтер регистрирует в архиве накладных, на основе выданной накладной нам предоставляют счет-фактуру, которая регистрируется в архиве накладных у бухгалтера.(см. Приложение 4)

Б) Документооборот при учете продаж продукции

После того как клиент подал заявку, менеджер регистрирует её и отправляет в архив заявок. Далее директор заключает договор с заказчиками, он регистрируется и отправляется в архив договоров. В дальнейшем клиент предоставляет бухгалтеру квитанцию об оплате за продукцию, после чего она отправляется в архив квитанций (см. Приложение 5)

2. Описание выбранного бизнес – процесса, подлежащего автоматизации

2.1 Точка зрения автора на процессы АСУ

До настоящего времени распространенным является мнение о том, что для внедрения автоматизированной системы управления на предприятии достаточно установить компьютеры и приобрести программы. На самом же деле этим не только не заканчивается, а даже и не начинается процесс автоматизации производства. Любая реорганизация на предприятии преследует вполне конкретную цель: увеличить прибыль и получить определенные конкурентные преимущества. Соответственно, и автоматизация должна служить достижению этих целей. Следовательно, автоматизация начинается с выявления тех организационно-технических моментов, которые этому не способствуют. Эта работа требует знания не только всего производства в целом, но стратегических планов его развития, поэтому проводиться она должна либо непосредственно высшим руководством предприятия, либо при его активном участии. В противном случае велика вероятность "кусочной" автоматизации, то есть автоматизации отдельных участков и работ. Это тоже часто дает положительный эффект, но он несравним с эффектом комплексной автоматизации.

Такой подход отнюдь не означает, что автоматизировать надо все и сразу. Это и дорого с материальной точки зрения и не всегда удобно с организационной. Автоматизацию следует начинать с наиболее "узких" мест, постепенно распространяя ее на все предприятие.

2.2 Глоссарий предметной области

1. Доверенность

2. Документооборот

3. ?????????????? ?????

4. Приходный ордер

5. Счёт-фактура

6. Учет продаж

7. Учет поставок

(см. Приложение 6)

2.3 Модель бизнес-процесса учета поставок и продаж

На диаграмме IDEF0 отразили входные потоки, выходные данные, механизм и управление. Для учета продажи мебели и учета поступлений материалов, управляющими воздействиями будут оформление договоров и нужных документов. Входными потоками для учета продаж являются продажа мебели, а для учета поставок заявка на материал. Выходными данными являются передача документов руководителю и поступление материалов на склад соответственно. Механизмами являются менеджер по продажам и агент по снабжению.

Далее определим основные процессы учета продаж. Это будут:

· Обработка заказов от клиентов

· Заключение договоров с клиентами

· Реализация мебели клиентам

Основные процессы учета поставок:

· Выбор поставщика

· Подача заявки на материал

· Заключение договоров на поставку

· Контроль исполнения поставок и оплат

Когда произошла обработка заказов от клиентов, заключили договор, в котором оговорились условия отгрузки и оплаты. Далее были оформлены товарные документы, после чего произошла реализация мебели клиентам и их оплата. На основании этого в дальнейшем был сделан учет продаж мебели.

При подачи заявки на материал, наш заказ был обработан и мы заключили договор на поставку, при этом оформили нужные для этого документы. После чего материал был доставлен, мы проконтролировали исполнение поставки и оплатили заказ (см. Приложения 7,8и 9,10).

3. Характеристика информационного обеспечения и технологии ее использования

3.1 Состав информации

В состав хранимой информации на нашем предприятии входит: