Бухгалтер, принимающий кассовый отчет от кассира, проверяет его и расписывается в кассовой книге. Принятый отчет кассира подвергают бухгалтерской обработке. Бухгалтерская обработка отчета заключается в тщательной проверке правильности оформления приходных и расходных кассовых документов, соответствия записей в отчете данным прилагаемых к нему документов, подсчета итогов операций за день и остатка на начало и конец рабочего дня. Должны быть сверены суммы полученной и сданной в банк наличности с соответствующими выписками банка по расчетному счету и другим счетам организации. После проверки кассового отчета в нем проставляются номера корреспондирующих счетов в специальных графах, отведенных для этой цели.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера. Все производственные предприятия не реже одного раза в квартал обязаны проводить внезапную ревизию кассы с полным полистным пересчетом всех денег и проверкой других ценностей, находящихся в кассе.

2.3 Ревизия кассы

Одной из особенностей бухгалтерского учета кассовых операций является ежемесячная взаимосверка данных бухгалтерского учета и фактического наличия денежных средств в кассе организации. В обязанность руководителя входит правильная и надежная организация кассового узла, а кассира - полная материальная ответственность за правильное и своевременное оприходование и выдачу денежных средств, т.е. их сохранность.

В организации должна регулярно проводиться ревизия (инвентаризация) кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности в кассе. Порядок и сроки проведения инвентаризации определяет руководитель.

Однако есть случаи, когда проведение инвентаризации обязательно. Так, в обязательном порядке инвентаризация проводится:

· перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

· при смене кассира;

· если были выявлены факты хищения наличных денег;

· если наличные деньги были частично или полностью уничтожены из-за стихийного бедствия, пожара, других чрезвычайных ситуаций.

В организации могут также проводиться внезапные ревизии кассы. Такая ревизия возможна:

· по инициативе руководителя организации;

· по требованию налоговой инспекции.

Ревизия кассы производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров Центрального банка Российской Федерации от 22 сентября 1993 г. N 40 и сообщенным письмом Банка России от 4 октября 1993 г. N 18 (не менее одного раза в месяц). Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге. При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, путевки в дома отдыха и санатории, авиабилеты и др.) (17, с.27-28).

Для производства ревизии кассы приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая составляет акт. В состав комиссии, как правило, включают представителей администрации предприятия, работников бухгалтерии и других специалистов (например, старших кассиров, специалистов по контрольно-кассовым машинам и т.д.).

Расписки на выданные суммы наличными, не оформленные расходными ордерами, в остаток по кассе не включаются. Хранение в кассе денежных средств, не принадлежащих организации, запрещается, и при обнаружении они считаются излишками. Результаты ревизии оформляются актом.

На оборотной стороне акта материально ответственное лицо пишет объяснение излишков или недостач, установленных инвентаризацией кассы, а руководитель организации по результатам инвентаризации принимает решение об их списании. Выявленные излишки наличных денежных средств приходуются с последующим перечислением их в доход организации. В случае выявления недостачи суммы подлежат взысканию с материально ответственного лица (кассира).

В условиях автоматизированного ведения кассовой книги должна производиться проверка правильности работы программных средств, обработки кассовых документов.

2.4 Санкции, предусмотренные за несоблюдение условий расчета денежной наличностью

Согласно Кодексу РФ “Об административных правонарушениях" от 30.12.2001 №195 ФЗ, ст.15.1 нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации предприятиями, учреждениями, организациями и физическими лицами, осуществляющими предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, применяются следующие меры финансовой ответственности:

- за осуществление расчетов наличными денежными средствами с другими предприятиями, учреждениями сверх установленных предельных сумм - штраф в двухкратном размере суммы произведенного платежа;

- за неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности - штраф в трехкратном размере неоприходованной суммы;

- за несоблюдением действующего порядка хранения свободных денежных средств, а также за накопление в кассах наличных денег сверх установленных лимитов - штраф в трехкратном размере выявленной сверхлимитной кассовой наличности. (15, с.27)

На руководителей предприятий допустивших указанные нарушения, налагаются административные штрафы в размере от сорока до пятидесяти МРОТ.

Указанием Центрального банка РФ от 14.11.01 № 1050-У "Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке" установлен новый предел расчетов наличными деньгами между юридическими лицами. Теперь он составляет 60 000 рублей по одной сделке. Норматив применяется к расчетам наличными деньгами одного юридического лица с другим за приобретенные товарно-материальные ценности в один день. Причем не имеет значения, как производятся расчеты - по одному или нескольким денежным документам. Указанием Центрального банка РФ № 1050-У установлен предельный размер расчетов наличными только для юридических лиц. Таким образом, расчеты с участием физических лиц, связанные с осуществлением ими предпринимательской деятельности, могут производиться наличными денежными средствами без ограничения суммы платежа.

Бухгалтер должен помнить, что за расчеты наличными денежными средствами сверх установленных лимитов предусмотрен штраф. Он равен двукратному размеру суммы произведенного платежа. На руководителя предприятия налагается штраф в пятидесятикратном размере МРОТ (п.9 Указа Президента РФ от 23.05.94 № 1006 "Об осуществлении комплексных мер по своевременному и полному внесению в бюджет налогов и иных обязательных платежей"; в редакции от 25.07.2000 № 1358).

Штрафные санкции применяются в одностороннем порядке к юридическому лицу, производящему платеж в адрес другого юридического лица (письмо Банка России от 24.11.94 № 14-4/308). То есть штраф налагается только на покупателя.

2.5 Учет кассовых операций

Для учета наличия и движения денежных средств в кассе организации используется активный счет 50 "Касса". Сальдо счета указывает на наличие денег организации на начало и конец месяца; оборот по дебету - поступление в кассу, оборот по кредиту - выдача наличных.

Счет 50 "Касса" имеет следующие субсчета:

50-1 "Касса организации",

50-2 "Операционная касса",