Курсовая работа: Оформление служебных документов
· Краткость – залог получения ответа.
· Какого именно действия вы добиваетесь?
· Старайтесь выразить суть письма в тексте.
ОФОРМЛЕНИЕ СЛУЖЕБНЫХ ПИСЕМ
Письмо – единственный документ, на котором не ставятся название его вида, как например: «АКТ», «ПРИКАЗ» и др.
СЛУЖЕБНОЕ ПИСЬМО – способ обмена информацией между организациями, предприятиями, фирмами.
1. Служебное письмо пишут на специальных бланках. Состав и расположение реквизитов бланка должны соответствовать ГОСТ 6.38–90.
2. Реквизиты служебного письма: гос. герб, наименование министерства, ведомства, эмблема и наименование организации, почтовый адрес, номер телефона, факса, номер счета в банке, дата, индекс, ссылка на дату и номер входящего документа, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка о направлении копии в другие адреса, в дело, фамилия и телефон исполнителя.
3. Реквизиты, состоящие из нескольких строк, печатают через один интервал, между реквизитами 1,5–2 интервала. Текст письма печатают через 1,5 интервала. На формате А5 допускается печатать текст через 1 интервал. Текст, предназначенный для размножения типографским способом, печатают через 2 интервала.
4. Текст письма должен быть лаконичным, убедительным. Писать надо точно и просто, отдавая предпочтение простым распространенным предложениям. При этом необходимо стремиться к тому, чтобы каждое слово несло максимум информации.
5. Письма могут быть оформлены в виде просьбы, запроса, ответа, уведомления, отказа, обращения, предложения, требования, распоряжения, напоминания, предупреждения, приглашения, подтверждения, извещения, телеграммы, указания и др.
Классификация официальной переписки
Признак | Группа переписки |
Вид связи | Деловое письмо (отправляемое по почте, факсу), телеграмма, телекс, телефонограмма, электронное письмо |
Территория | Внутренние (внутри страны), международные письма |
Место в информационном обмене | Инициативные письма, письма-ответы |
Завершенность информационного обмена | Письма, требующие ответа; письма, не требующие ответа |
Положение в системе документооборота | Поступающие, отправляемые письма |
Уровень типизации | Типовые письма, письма в произвольной форме |
Композиция | Простые, сложные письма |
Отношение к действиям партнеров | Благодарность, поздравление, одобрение, требование, пожелание и др. |
Отношение к полноте и точности информации | Запросы, подтверждения, опровержения и др. |
Тематика | По вопросам материально-технического обеспечения, финансов, строительства, транспорта, культурного обмена и т.д. |
Отношения в иерархии управления |
Письма вышестоящих, подведомственных, сторонних организаций |
Правовой статус корреспондента |
Письма юридическим и физическим лицам, ряду организаций (информационные), одной организации, структурному подразделению, должностному лицу, письма граждан (индивидуальные, коллективные), парламентские, депутатские запросы |
Число адресатов | Письмо в один адрес, письмо в несколько адресов |
Количество писем от одного автора | Первичное, повторное письма |
Наличие информации об адресате |
Письма, содержащие сведения об авторе, анонимные обращения |
Рассмотрим подробнее структуру и содержание некоторых видов писем.
Информационное письмо – деловое письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера.
Письмо-сообщение – деловое письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.
Письмо-извещение – деловое письмо, информирующее о публичных мероприятиях (конкурсах, совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т.п.).
Сопроводительное письмо – деловое письмо, используемое для отправки документов (проектов нормативных правовых актов, договоров, каталогов, протоколов, актов и др.), не имеющих адресной части.
Гарантийное письмо – деловое письмо, содержащее обязательство или подтверждение.
Письмо-предложение – деловое письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением товаров, услуг, сотрудничества и т.п. Предложение может быть направлено по инициативе организации-автора (продавца) или в ответ на письмо-запрос.
Письмо-просьба – деловое письмо, цель которого является получение информации, услуг, товаров, инициирование определенных действий, необходимых организации-автору. Огромное количество управленческих ситуаций дают повод для составления писем-просьб.
Письмо-заявка – деловое письмо, составляемое в случаях, если организация желает принять участие в мероприятиях или получить услуги, предоставляемые другой организацией.
Письмо-подтверждение – деловое письмо, в котором адресат подтверждает получение сведений, документов или других материалов, ранее достигнутые договоренности, намерения и т.п. Если подтверждается предварительная договоренность, в тексте письма следует коротко изложить ее суть, если подтверждается получение документов – необходимо назвать их. В отдельных случаях в письме-подтверждении кратко излагается суть полученных документов. Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, предложением.
Письмо-требование – деловое письмо, цель которого – заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей.