Курсовая работа: Open Plan - система управления проектами
На всех предприятиях при использовании ИТ (стандартных и собственных программ) достигается повышение эффективности труда, которое условно можно оценить как 10 % рабочего времени, и соответственно зарплаты (из расчета 100 сотрудников с окладом 10 тысяч рублей в месяц получаем 1,2 миллиона рублей в год для предприятия):
· лучшая организация рабочего времени
· отсутствие необходимости содержать в штате предприятия профессиональную машинистку (каждый сотрудник сам составляет для себя документы)
· возможность простого доступа к общей информации и разграничения доступа к конфиденциальной информации.
Не последнюю роль играет использование информационных технологий для обеспечения имиджа фирмы, что дает условную прибыль в размере 2 % годового дохода:
- наличие электронного адреса у каждого сотрудника
- наличие собственного, хорошо оформленного сайта компании, который привлечет потенциальных клиентов и коллег
- профессиональное использование компьютера для подготовки материалов и составления документов для передачи в другие организации
- использование Internet для поиска информации.
Однако наряду с положительными моментами внедрения информационных технологий и связанной с этим условной экономией или прибылью, необходимо учитывать также и связанные с этим расходы и проблемы :
- стоимость приобретения оборудования в достаточном количестве (компьютеры, принтеры, сетевое оборудование)
- организация и поддержка внутренней сети Intranet и выхода в Internet
- стоимость приобретения лицензированного программного обеспечения (эта стоимость колеблется в зависимости от программы в пределах от сотен до десятков тысяч долларов)
- снижение эффективности работы сотрудников на первом этапе привыкания к программе, продолжительность и "острота" которого зависит от компьютерной грамотности и квалификации сотрудников
- стоимость обучения сотрудников работе с программами, объем и стоимость которого зависит как от используемых программ, так и от обучаемости людей
- необходимость замены сотрудников, которые не могут или не хотят использовать информационные технологии в должном объеме
- оплата профессионалов на поддержку пользователей (системные администраторы и программисты).
Таким образом, необходимая степень использования информационных технологий должна рассматриваться в каждом конкретном случае. Эффективность и условная прибыль могут быть определены с учетом вышеприведенных параметров.
Очевидно, что наибольшая прибыль будет иметь место в крупных компаниях, где общие расходы на внедрение IT будут минимальными на единицу продукции и сотрудника.
1.1 Современные автоматизированные системы управления проектами
Ни одна программа не существует сама по себе. Ее функциональные и архитектурные особенности напрямую связаны со средой ее использования. Поэтому знакомство с системами управления проектами будет неполным, если предварительно не рассказать о характере среды, в которой "трудятся" эти программы.
Среда управления.
В любой организации можно выделить три группы сотрудников, участвующих в процессе управления ее деятельностью.
1. Высшее руководство , т. е. специалисты, отвечающие за постановку целей и задач, укрупненное планирование деятельности организации и оценку выполнения этих планов.
2. Менеджеры , ответственные за разработку детальных планов достижения целей, поставленных высшим руководством; распределение работ по конкретным исполнителям, планирование использования ресурсов, контроль над выполнением планов и подготовку укрупненных отчетов для высшего руководства.
3. Специалисты на местах , ответственные за выполнение определенных работ в соответствии с графиком, предоставление отчетов о состоянии выполняемых работ, их качестве, доступности, загрузке ресурсов и т. д.
Существенные отличия в выполняемых задачах определяют различия в требованиях, которые предъявляют эти группы пользователей к ПО, призванному повысить эффективность их деятельности.
В свое время компания Welcom Software Technologies провела исследование, позволившее определить различия в требованиях, предъявляемых к ПО на разных уровнях управления проектом (таблица). В результате были выделены три уровня управления: высшего руководства (Executive level), стратегический (Strategic level) и уровень операций (Desktop level). Причем к последнему в данном случае отнесли и исполнителей работ, и руководителей на местах, которые используют ПО для управления проектами не более нескольких часов в месяц.
Можно заметить, что требования, выдвигаемые на уровнях высшего руководства и операций, применимы абсолютно к любой автоматизированной системе для управления предприятием. А требования специалистов, занимающихся детальным планированием (в данном случае - стратегический уровень ), зависят от предметной области, в которой они работают. Из таблицы видно, какие функции важны для руководителя проекта.
Следует отметить, что сотрудников, работающих на уровне детального планирования проекта, можно разделить на две группы. К первой относятся специалисты, ответственные за планирование сложных комплексных проектов (групп проектов и подпроектов в рамках этих групп). Для них характерно профессиональное образование в сфере управления проектами, и работа по планированию проекта является их основной обязанностью. Именно им в большей мере присущи требования к мощности и гибкости ПО.