Курсовая работа: Организация документооборота в компании ЗАО Жилищный капитал

- частных лиц (письма, заявления, жалобы).

Такой анализ необходим для создания базы данных постоянных корреспондентов, с которыми организация ведет переписку. Эти данные используются при направлении в эти организации ответных документов и при установлении связи с руководством этих организаций по телефону.

Документы, созданные в организации, разделяются:[24]

а) по видам документов:

- организационно-распорядительные;

- информационно-справочные;

- учетно-отчетные и др.;

б) по характеру содержания:

- инициативные (требующие ответа или исполнения);

- присланные / отправляемые для сведения;

- ответные;

в) по направлению движения:

- направляемые руководителю организации;

- направляемые в структурные подразделения;

- направляемые конкретным исполнителям;

г) по сфере функционирования:

- внутренние;

- исходящие.

Внутренние документы разделяются по направлению движения[25] :

- отправляемые в подразделения (филиалы);

- функционирующие внутри организации.

Таким образом, документы организации можно изучать с различных точек зрения и каждый отток будет иметь особенности в движении и обработке. Анализ документооборота можно выразить графически[26] :

Рис. 3. Документооборот в организации

Документооборот ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» регулируется инструкцией по делопроизводству (приложение 5).

Инструкция по делопроизводству в ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» разработана в соответствии с законодательством Российской Федерации, уставом ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» и иными внутренними нормативными документами ЗАО «Жилищный капитал».

Инструкция по делопроизводству устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал».

Положения инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.[27]

Правила работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, установлены в Инструкции по организации и ведению конфиденциального делопроизводства в ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал», утвержденной приказом генерального директора.