Курсовая работа: Организация хранения документации в организации
1.3 Хранение дел
Дела считаются заведенными с момента включения в них исполненного документа. Они формируются в структурных подразделениях и хранятся в них до передачи в архив учреждения. Дела должны размещаться в запирающихся шкафах, сейфах или элеваторных картотеках, что обеспечивает сохранность и защиту от пыли и света. Для обеспечения быстрого поиска нужного дела они располагаются на полках вертикально. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре.
Последовательность расположения дел на полках должна точно соответствовать последовательности расположения дел в номенклатуре. При поиске документа сначала находят нужный номер дела по номенклатуре, а затем по номеру дела нужную папку с документами.
Для дел, содержащих особо ценные документы или сформированных по видам и сложных по содержанию, а также для личных дел может составляться и постоянно дополняться внутренняя опись, в которую вписывается каждый подшиваемый документ. Она помещается в начале дела и содержит указание индекса документа, его даты, содержания и номера листа. Формы внутренней описи приведены в «Основных правилах работы ведомственных архивов».
Таблица 1.2 Форма внутренней описи
Внутренняя опись
документов дела №__________
| № п/п | Индекс документа | Дата документа | Заголовок документа | Номера листов дела | Примечания |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Документы, уже включенные в дело, могут в течение года потребоваться работнику учреждения, фирмы. В этих случаях они могут быть вынуты из дела только ответственным за формирование и хранение дел, а них место закладывается лист-заместитель, в котором указано: когда, кому и на какой срок выдан документ.
Таблица 1.3. Лист-заместитель
|
Документ № _________ от…, поступивший ___________________________________________________________________________ наименование корреспондента по вопросу__________________________________________________________________ Выдан _________________________ ____________________________________________________________________________ дата кому Выдал _______________________________________ Получил_____________________________________ |
Карта-заместитель помещается на месте выданного дела. При такой системе сразу видно, какие дела выданы у кого они находятся.
Таблица 1.4 Карта-заместитель
|
Дело №____________ _________ год Структурное подразделение
|