Курсовая работа: Организация регистрации документов на предприятии

· Срок исполнения;

· Исполнителя (кому направляется документ на исполнение);

· Отметку об исполнении;

· Номер дела по номенклатуре дел, в котором документ помещается после исполнения.

Сведения об исходящих документах содержат:

· Исполнителя (должностное лицо, подготовившее документ);

· Дату документа;

· Регистрационный индекс;

· Корреспондента (кому адресован документ);

· Заголовок документа или его краткое содержание;

· Количество листов;

· Номер дела по номенклатуре дел, в котором копия документа помещается после отправки.

Правила заполнения реквизитов регистрационно-контрольных форм приведены в Приложении 2.

Кроме того, в регистрационной форме должен отражаться ход исполнения документов. А состав перечисленных реквизитов может быть дополнен другими сведениями о документе, которые необходимы конкретной организации для учета, контроля за ходом исполнения документа или задания и т.д. Например, могут использоваться такие сведения, как фамилия руководителя структурного подразделения, где исполняют документ, или данные о промежуточном решении вопроса и т.п.

На выбор формы регистрации влияют следующие обстоятельства:

· Количество входящих, исходящих и внутренних документов;

· Наличие документов, требующих строгого учета;

· Принятая на предприятии система делопроизводства (централизованная или децентрализованная);

· Возможность использования предприятием компьютерных технологий обработки документов.

1.3.1 Журнальная форма регистрации

Журнальная форма регистрации документов в России была впервые введена еще в XVIII в. и закреплена Генеральным регламентом (1720 г.).

При использовании журнальной формы регистрации сведения о документах заносят в регистрационные журналы. Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируют в разных журналах (Приложение 3).

Например, журналы могут быть:

· Входящей корреспонденции;

· Исходящей корреспонденции;

· Входящих распорядительных документов от руководства;

· Входящих телеграмм;

· Исходящей переписки с руководством и т.д.

В последнее время получила развитие факсимильная связь, которая обеспечивает скорость доставки документов адресатам. Факсограммы обязательно должны регистрироваться сотрудниками, отвечающими за регистрацию остальных документов. Нужно отметить, что для этой категории документов имеет значение фиксация несколько иных сведений, например, времени отправки и приема документа, номера телефона исполнителя, данных об отправителе и др. (Приложение 3).

Журнальная форма регистрации используется тогда, когда необходимо регистрировать документы строгого учета, например конфиденциальную документацию, документы об образовании (аттестаты, дипломы), документы, фиксирующие акты гражданского состояния, удостоверяющие что-либо, и т.п. При использовании журнальной регистрации обеспечивается лучшая сохранность сведений о документах.