Курсовая работа: Организация собственной выставки

кружки, мягкие игрушки в форме логотипа,

брелоки, фото рамки, подставки,

В общем, вся та продукция, которая ежедневно будет попадаться потребителю на глаза, напоминая о себе и формируя его лояльность.

Кроме того, в качестве наградной продукции приветствуется создание и распространение как подарков посетителям, участвующим в проводимом на выставке конкурсе, купонов на посещение каких-либо услуг, профинансированных совместно с производителями этих услуг и организаторами выставки, подарков с предварительной гравировкой логотипа на каждом из них или фирменной упаковкой.

8. Информационные материалы выставки, условия и правила участия.

Участником выставки можно стать, направив в адрес организатора почтой, по факсу или по электронной почте заполненную, подписанную и заверенную печатью заявку на участие.

Участник выставки имеет право демонстрировать на арендованной у организатора выставочной площади свои выставочные образцы, заключать договоры и коммерческие сделки согласно законодательству и таможенным правилам России, обязан выполнять требования Госсанэпидемнадзора, Государственной инспекции противопожарного надзора.

Участники выставки, желающие заниматься розничной торговлей, должны вести ее в соответствии с правилами торговли РФ и Законом РФ "О защите прав потребителей".

Заявка на участие в выставке направляется Организатору не позднее, чем за 15 дней до начала работы выставки. Экспонент оплачивает участие в выставке на основании выставленного организатором счета. Экспонент, не оплативший участие, к участию в выставке не допускается.

Стоимость участия в выставке складывается из стоимости аренды выставочной площади, дополнительного оборудования, регистрационного сбора, налоговых отчислений.

В стоимость регистрационного сбора входит: общая реклама выставки, размещение информации об участнике в каталоге (7 машинописных строк), 1 экземпляр каталога, предоставление бейджей, пакета информационных материалов, изготовление фриза с названием фирмы, внесение информации о предприятии на сайт организатора, заказ номера в гостинице. В случае участия нескольких фирм на одном стенде, каждая дополнительная фирма оплачивает регистрационный взнос отдельно.

Стоимость кв. метра оборудованной площади включает в себя: построение стандартного стенда, ковролиновое покрытие, общее освещение, стандартное выставочное оборудование (стол, 2 стула, корзина для мусора, розетка (не евростандарт), охрана во внерабочее время, уборка).

Стоимость кв. метра необорудованной площади включает в себя: предоставление на выставке 1 стола, 1 стула, общее освещение, охрана и уборка во внерабочее время. Стоимость заочного участия включает в себя: размещение информации участника в каталоге выставки, на специальном стенде "Заочное участие", предоставление одного экземпляра каталога. По желанию участника на выставке распространяются рекламные и информационные материалы.

Программа проведения официальных мероприятий - "круглых столов", презентаций, конференций, семинаров, показов моделей одежды и др. - формируется к началу работы выставки на основе предварительных заявок, направленных в оргкомитет выставки не позднее, чем за 15 дней до начала работы выставки.

Обязательства сторон:

УЧАСТНИК:

производит оплату за участие в выставке не позднее, чем за 10 дней до начала ее работы.

обязуется предоставлять все необходимые информационные материалы для включения в каталог не позднее, чем за 10 дней до начала работы выставки с копией платежного поручения об оплате.

в дни работы выставки обязуется произвести выверку взаимных расчетов с Устроителем.

в последний день работы выставки сдает все оборудование в исправном состоянии.

в случае повреждения и порчи выставочного оборудования, Участник обязуется оплатить их полную стоимость.

обязуется до официального закрытия выставки не закрывать экспозицию стенда.

УСТРОИТЕЛЬ:

предоставляет в полном объеме оплаченные услуги, указанные в заявке.

обеспечивает сохранность экспонентов и уборку выставочных площадей во внерабочее время. Устроитель не несет ответственность за пропажу или повреждение экспонатов во время работы выставки.

Как обязательные элементы информационных материалов выставки используются 3 вида информационных писем: адресованные экспонентам (фирмам-участницам), посетителям и VIP-персонам.

9. Мероприятия рекламной и PR кампании выставки и способы приглашения посетителей на выставку.

3 дня работы выставки - только десятая часть общего процесса организации выставки. Реклама и продвижение до начала выставки являются основными мероприятиями всего процесса организации выставки.

У каждого посетителя есть свой повод прийти на выставку. Разрабатывая и внедряя новые услуги и продукты, рекламируя их, в т. ч. на выставках организаторы должны отчетливо представлять, кто будет их пользователем. В преддверии выставки можно довольно точно определить профиль идеального потребителя, выяснив ряд вопросов: пол, семейное положение, возраст, финансовое положение, образование, наличие компьютерной сети и т. п, а затем направить все усилия именно на такого потребителя. Имея профиль своих главных потребителей, организаторы этой выставки находится в более выгодном положении, чем другие, предлагающие аналогичную продукцию организации, и сможет более целенаправленно привлекать их на свою экспозицию выставки.