Курсовая работа: Письменные коммуникации в организации

Технический прогресс обусловливает новые требования к языку и стилю официальных писем. Однако, хотя менялись технические носители информации, средства малой и большой оргтехники, машинные способы работы с письмами, тем не менее, в своей глубинной основе языковые формулы наиболее распространенных видов и разновидностей официальных писем остаются неизменными.

В последнее время резко возрос интерес к истории отечественной государственной жизни, ее культуре, традициям, ритуалам. В этой связи при изучении отечественных традиций практики составления официальных писем следует помнить указание В.И. Ленина о том, что «...если рассматривать какое угодно общественное явление в процессе его развития, то в нем всегда окажутся остатки прошлого, основы настоящего и зачатки будущего»[14] .

Таким образом, переходя к современному содержанию письменных коммуникаций, уверенно можно утверждать, что они имеют глубокие исторические корни, их необходимость и содержание обусловлено определенным временем, общественным сознанием, политическими, социальными и культурными особенностями среды.

2. Основы письменной коммуникации и классификация в связях с

общественностью

2.1 Классификация письменных материалов компании

Вариантом классификации письменных материалов, наиболее подходящим для достаточно подробного их описания, является, прежде всего, деление всей массы текстов и документов, подготавливаемых специалистами по связям с общественностью, на две большие категории. Это так называемые контролируемые и неконтролируемые средства передачи информации. Термины «контролируемые» и «неконтролируемые» в данном контексте означают, кто, в конечном счете, контролирует содержание, объем и форму письменных материалов в том виде, в котором его получает целевая аудитория.

Контролируемыми обычно называют письменные послания, тексты, документы, которые доходят до целевой аудитории в том виде, в каком их подготовила служба по связям с общественностью самой организации. Конечно, правка в рамках организации со стороны руководства вполне вероятна и оправдана, и касаться она может как содержания, так и формы; однако эта правка не меняет основной сути, а также все равно правка происходит в рамках самой организации, и именно организация контролирует объем и форму информации, при этом никто, кроме сотрудников данной организации, не имеет ни права, ни возможности вносить какие-либо изменения в эти материалы. К контролируемым организацией письменным материалам, составляемым для внешней аудитории службой по связям с общественностью или при участии специалистов этой службы, относятся:

- письмо;

- информационный релиз;

- приглашение;

- буклет, проспект;

- брошюра;

- листовка;

- заявка и предложение;

- текст речей и выступлений.

В особую группу в разряде контролируемых организацией PR-материалов следует выделить так называемые внутрикорпоративные виды письменной коммуникации, к которым относятся:

- отчет;

- информационный листок, ньюслеттер, бюллетень;

- медиа-план;

- медиа-карта;

- пресс-дайджест.

Неконтролируемыми письменными материалами называются те, которые направляются в средства массовой информации для распространения. Они являются информационной основой для подготавливаемой в редакциях печатной продукции или программ для радио или телевидения. Тот факт, что эти тексты проходят правку в соответствующих редакциях, вовсе не означает, что эти тексты создаются в свободной форме и манере, выбранной специалистом по связям с общественностью. Скорее наоборот: если в этих PR-материалах не соблюдены определенные нормы и требования, общепринятые для каждого из видов этих материалов, то в лучшем случае это вызывает раздражение у журналиста, а в худшем такой материал просто летит в корзину непрочитанным и, соответственно, неопубликованным. К подобным, не контролируемым организацией письменным материалам, относятся:

- письмо в редакцию;

- заявление для СМИ;

- медиа-, ньюс-, пресс-релиз;

- бэкграундер;

- биографическая справка;

- статья;