Курсовая работа: Планування та підготовка ділових поїздок

Зробивши це, приступайте до складання списку інформації,необхідної для успішного проходження вашого відрядження. У цьому списку мають бути:

- Інформація про ваш політ до місця призначення: номер рейсу; час і місце відльоту та прибуття; назва авіакомпанії та відповідні телефонні номери.

- Інформація про необхідний вам наземний транспорт: назва агенції, де ви орендували/замовили машину; підтвердження вашого замовлення.

- Назва готелю, у якому ви будете проживати, його адреса, телефонні номери, а також номер вашого замовлення.

- Час і місця запланованих на період відрядження зустрічей (якщо можливо, з відповідними телефонними номерами).

- Ім'я господаря (імена господарів), номери його (їхніх) телефонів та факсів, а також, за наявності, електронна(і) адреса(и).

- Інформація щодо організації харчування (за наявності такої).

- Заплановані вечірні світські заходи.

- Інформація про ваш зворотний шлях: номер рейсу; час і місце відльоту та прибуття; назва авіакомпанії та відповідні номери.

Склавши такий список, зробіть його копії, одну віддайте своєму помічнику/секретарю або начальнику, іншу — комусь із членів вашої сім'ї або другу. Викладена інформація допоможе за необхідності зв'язатися з вами у будь-який час, а також бути у курсі можливих непередбачених змін у ваших планах (затримка літака, переселення в інший номер чи готель і т. ін.).

1.1 Питання, на які треба звернути увагу при підготовці поїздки

- При підготовці своєї поїздки не забувайте про можливу різницю у часі і з її урахуванням вказуйте час у списку необхідної інформації. При нетривалій поїздці різниця у часі може бути не такою помітною. Не виключено, що ви зможете досить легко прилаштуватися й організувати свій робочий графік без переведення "внутрішнього годинника" на новий режим. Наприклад, у тому випадку, коли різниця в часі "з'їла" кілька робочих годин, ви можете наздогнати час, якщо проведете необхідну зустріч під час робочого сніданку, який збігатиметься J вашими звичними годинами перебування в офісі. Якщо ж на новому місці ви "отримали" додаткові години, вам вдасться продовжити робочий день, домовившись про ще одну, не заплановану раніше, зустріч. При цьому ви все одно зможете повернутися у готель для вечері.

При тривалих поїздках намагайтеся приїхати за день-два наперед для того, щоб мати змогу адаптуватися до змін у часі.

- Плануючи свою поїздку, корисно переговорити з колегами з вашої фірми, які вже були у подібному відрядженні, і отримати від них рекомендації та поради. Задавайте їм усі можливі (і неможливі) питання, чим більше ви дізнаєтесь до початку подорожі, тим легшою вона буде. Такими запитаннями можуть бути: чи довгий перехід від одного входу до іншого в аеропорту, де ви матимете пересадку? Чи є якась особлива, необхідна вам інформація про місто, регіон, куди ви їдете? Які поради можуть вам дати колеги щодо правильної, відповідної поведінки з особами, які працюватимуть з вами? Які правила щодо одягу існують в компанії, куди ви їдете?

- Завжди враховуйте можливі затримки, зміни у ваших планах. Літак (чи поїзд) може запізнитися, замовлений автомобіль може прийти невчасно. Дуже важливо прорахувати, передбачити небажані ситуації, що можуть виникнути під час відрядження, та мати альтернативний варіант дій. Завжди майте при собі контактний телефон вашого ділового партнера, його фірми. Готуючись до польоту, не забудьте на всякий випадок покласти у ваш ручний багаж додаткову готівку та зміну одягу.

- Підтверджуючи ваше замовлення номера у готелі, запитайте про можливість попереднього резервування місць у ресторані на всі важливі ланчі та обіди, на які ви плануєте запросити ваших партнерів чи клієнтів. Вибирайте готель, розташований недалеко від компанії, фірми, установи, до якої ви приїхали, а не поблизу аеропорту.

Якщо ви плануєте використовувати готель як свій тимчасовий офіс, перед тим, як робити замовлення, з'ясуйте, чи наявні підходящі номери: вам необхідно мати як мінімум двокімнатний номер. Цей аспект набирає особливо важливого значення у тому випадку, коли ви маєте намір проводити зустрічі у готелі.

У разі відсутності належних, необхідного розміру та планування номерів, вам, можливо, доведеться використати для проведення бесід як своєрідний, "сурогатний" офіс кав'ярню чи хол готелю, що, звичайно, буде менш зручним та ефективним. Запитайте про наявність у готелі бізнес-центру або невеликого залу для переговорів, такий варіант був би для вас найбільш підходящим і задовольняючим необхідні умови.

Ніколи не плануйте проведення ділових зустрічей у своєму номері, якщо він однокімнатний: у кращому випадку це може викликати відчуття дискомфорту у присутніх, у гіршому — вас можуть звинуватити у намірах, яких ви не мали.

- Переконайтеся, що ви маєте усі матеріали, необхідні вам під час відрядження. Складіть список таких документів та зберіть їх в окремий файл, папку або портфель.

- Потурбуйтеся про те, щоб під час поїздки ваша основна робота не стояла на місці, а, за можливості, виконувалася іншими співробітниками. Якщо ваші обов'язки тимчасово будуть передані комусь із колег, надайте цій особі максимально широку інформацію про ваш проект. Це, безумовно, допоможе цьому співробітнику при виконанні додаткової роботи і ще раз підтвердить вашу репутацію як справжнього професіонала, який думає про колег та інтереси справи.

- Перед від'їздом подумайте над тим, як можна максимально ефективно використати час відрядження. Чи зможете ви в дорозі попрацювати над паперами або ж почитати цікавий журнал, книжку, які ви давно збиралися прочитати? Чи є у місті, країні, куди ви збираєтеся інші ділові партнери, з якими ви можете зустрітися під час обіду і переговорити про питання, що вас цікавлять? Розглядайте ваше відрядження як можливість більше дізнатися і про бізнес, і про місце, де ви будете жити. Можливо, в цей час буде проходити цікавий семінар, виставка, пов'язані з вашою сферою діяльності; можливо, вам пощастить потрапити на концерт відомих артистів, які приїхали на гастролі, або ж побувати в музеї, експозиції якого широковідомі.

- У вашому діловому щоденнику поруч з переліком запланованих зустрічей та інших заходів залиште вільне місце для того, щоб заносити деталі, замітки, конкретні дані, які вам допоможуть при складанні звіту після повернення додому та при подальшій роботі над проектом. (Не забудьте, що листи-подяки, матеріали, обіцяні вами діловому партнеру, а також перелік питань, які виникли у процесі обговорення результатів вашої поїздки, мають бути відправлені не пізніше семи днів після вашого повернення.)

- Тверезо оцініть можливості вашого гаманця, як і визначений вашою фірмою бюджет для відрядження, до початку поїздки. Чітко визначте, що дозволяють ваші фінанси і на що ви можете розраховувати. Дізнайтеся точно, скільки і на що ви можете витрачати із грошей компанії і за що ви повинні сплачувати із власної кишені. Знаючи свої фінансові можливості (якими б вони не були), ви будете почувати себе впевненіше, тому що зможете застерегти себе від непродуманих витрат.

- Приготуйте підходящий подарунок для вашого ділового партнера, який, можливо, не є обов'язковим, але за наявності, безумовно, стане дружнім жестом щодо вашого колеги. До того ж, завжди є час та обставини, за яких вручення подарунка є вчасним та підходящим. Очевидно, що перед тим, як думати про подарунок, необхідно чітко знати існуючі відповідні правила компанії, фірми чи установи, до якої ви їдете. Особливо і насамперед це стосується подарунків вашому клієнту або бізнесмену, у якого ваша фірма планує купити певний товар. Якщо ви знаєте людину, якій плануєте зробити подарунок (наявність дітей, смаки, хобі і т. ін.), вам буде легше зробити правильний вибір. Діловий етикет не визначає точного часу вручення подарунка. Ви можете це зробити на початку візиту — як вираження подяки наперед, або ж у кінці — як знак оцінки гостинності з боку господарів. Якщо корпоративна політика вашої фірми дозволяє, ви можете, для вираження вашої вдячності, запросити вашого господаря/господарів на обід, спортивні змагання чи на масове видовище (не забудьте дізнатися про відповідні правила та обмеження, що існують в компанії, куди ви їдете, щоб не поставити хазяїв у незручне становище).

ділова поїздка відрядження етикет

1.2 Багаж, який полегшить вашу поїздку

Збираючи речі для відрядження, виходьте із простого правила: брати те, що необхідне, і залишати вдома все інше. Очевидно, що крім потрібних матеріалів, документів, мобільного телефону та персонального комп'ютера вам необхідно взяти одяг та всі речі, необхідні для догляду за собою.

Зрозуміло, нікому не хочеться обтяжувати себе зайвим багажем.