Курсовая работа: Планування та підготовка ділових поїздок

- правила користування та вручення візитних і ділових карток;

- форми звертання та офіційного адресування;

- прийнятні форми вітання (рукостискання — яке воно?, кивання головою, поклони і т. ін.);

- правила ведення неформальної бесіди;

- принципи та правила ведення ділових переговорів;

- робочі дні та години;

- необхідний, прийнятний за місцевими традиціями час для встановлення ділових взаємовідносин;

- роль подружжя у ділових відносинах;

- корпоративна культура фірми, компанії, установи (відносини "колега — колега", "підлеглий — начальник", "представник фірми — клієнт"; норми відносин між колегами різної статі і т. ін.);

- традиції вручення та прийняття подарунків;

- прийнятні жести, міміка, пози;

- традиції щодо вживання їжі та напоїв; національна кухня;

- традиції щодо проголошення тостів;

- традиції щодо вживання алкогольних напоїв при діловому спілкуванні;

- прийнятність, допустимість гумору при діловому спілкуванні;

- свята країни (переконайтесь, що ваше відрядження не збігається з національними або релігійними святами);

- основна(і) релігія(ї), поширена(і) в країні.

Як видно, ділова поїздка передбачає наявність широких знань із багатьох питань (не беручи до уваги професійний аспект). Якщо це ваше перше відрядження і до того ж, у країну, культура і традиції якої значно відрізняються від вашої, можливими та зрозумілими будуть помилки у сфері етикету. У такій ситуації головне не втрачати впевненості у собі, самоповаги та почуття гумору. Дайте зрозуміти людям, які вас оточують, що ви не знаєте всього, що стосується традицій та звичок у їхній країні, а тому з готовністю сприймете поради та зауваження, що допоможуть вам легше і швидше адаптуватися до нових незвичних умов.

Заздалегідь дізнавшись про специфіку країни, куди ви збираєтеся, а також про корпоративну культуру фірми, де доведеться працювати, ви збережете багато часу і, до того ж, будете почувати себе значно впевненіше та комфортніше. Це дасть вам можливість повністю сконцентруватися на роботі і проявити свої найкращі професійні якості.

Зрозуміло, що у зарубіжній поїздці ви будете не тільки працювати з паперами та вести переговори. Очевидно, що якийсь час ви будете не тільки і не стільки бізнесменом, а й туристом. Тому вам необхідно знати певні традиції та звичаї щоденного життя країни, регіону, міста, куди ви приїхали.

Наведені нижче поради знадобляться і в діловій, і в туристичній поїздках:

- 3' ясуйте, чи необхідно зробити відповідні щеплення перед вашою поїздкою. У разі такої потреби передбачте спеціальний час перед відправленням для того, щоб "відійти" від усіх можливих побічних ефектів.

- Перевірте, чи знадобляться вам права водія (міжнародного зразка).

- Візьміть карту країни, регіону, міста, куди ви збираєтесь. Ознайомтеся з розташуванням необхідних вам об'єктів (готель, представництво компанії і т. ін.).

- Ознайомтеся з доступною інформацією про місце свого відрядження (вам допоможуть довідкова література та Інтернет). Дізнайтеся все, що можна, про історію, традиції, культуру, мистецтво, відомі спортивні команди, фестивалі, звичаї і т. ін. Неоціниму допомогу у цьому можуть надати ваші колеги, знайомі, які вже побували у тих місцях, куди ви тільки збираєтеся. Якщо можливо, ще до поїздки почніть читати газети, що видаються у країні вашого відрядження, і продовжуйте це робити після приїзду на місце.

- Про країну, куди ви збираєтесь, дізнайтеся таку інформацію: повна офіційна назва (наприклад, Мексика офіційно — це Мексиканські Сполучені Штати, Німеччина — Федеративна Республіка Німеччини); існуюча форма державного правління; назва столиці; ім'я вищої посадової особи держави; основні сфери виробництва і відома промислова і сільськогосподарська продукція; основні географічні об'єкти (ріки, озера, регіони і т. ін.); видатні пам'ятки історії та культури; імена видатних людей (вчених, політиків, артистів, спортсменів і т. ін.); національний вид спорту.

- Якомога повніше вивчіть та пізнайте культуру країни, регіону, де проходитиме ваше відрядження. (Нічого не знати про місце, куди їдеш — невігластво та безумовний вияв неповаги). Важливо усвідомлювати, що культури вашої країни і країни відрядження — різні. Тому, кажучи про традиції, звичаї і т. ін., з якими ви зіткнетесь під час поїздки, не варто вживати слова "погано", "добре", "правильно", "неправильно", адже від вашої позитивної чи негативної оцінки існуючих культурних реалій вони не зміняться, а й надалі залишатимуться такими, якими вони є. Враховуйте, що різні регіони країни можуть відрізнятися у культурному відношенні, а також не поспішайте робити узагальнюючих висновків на основі кількох фактів.

- Важливо починати знайомитися з культурними особливостями, місцевими традиціями та звичаями країни, регіону вашого відрядження якомога раніше, бажано зразу після прийняття принципового рішення про поїздку. Не треба розраховувати на те, що ви зможете вивчити правила та норми поведінки, які діють у новому для вас середовищі, протягом перших годин перебування в країні. Це не можливо. До того ж, навіть за такий короткий проміжок часу ви, спілкуючись з партнерами чи клієнтами — місцевими жителями, можете зробити багато серйозних помилок у сфері етикету. Ваша неадекватна поведінка може завдати невиправної шкоди вашому іміджу культурної, вихованої людини, що, як результат, нанесе удар по вашому бізнесу.

Перебуваючи в Ісландії у справах своєї компанії, Олег Антоненко для встановлення дружніх стосунків з партнерами та створення сприятливих умов для укладання вигідного контракту запросив їх на обід. Все пройшло чудово, і Олег відчував, що завтра всі необхідні документи будуть підписані. Це відчуття тривало до того, аж поки він, сплативши за рахунком, не дав надзвичайно щедрих чайових. Реакція його місцевих партнерів була однозначно несхвальною: практика чайових не прийнятна, і тому не поширена, в Ісландії. Наступного дня Олег відчув нове, прохолодне, ставлення партнерів до себе, підписання ж контракту почало затягуватися.