Курсовая работа: Порядок формирования и удостоверения номенклатуры дел

Однородным (типовым) делам, имеющим в большинстве структурных подразделений (копии приказов руководителя организации, планы и отчеты о работе отделов, положения об отделах, должностные инструкции, распоряжения начальников подразделений, документы с грифами «Для служебного пользования», «Конфиденциально», номенклатуры дел структурных подразделений и описи дел, передаваемых в архив и т.п.), целесообразно присваивать единые индексы. Так, например, во всех подразделениях, дело с копиями приказов руководителя организации, будет учтено под одним номером -05. такой порядок индексирования дел значительно облегчает работу с документами как управленческого, так и производственного персонала при поиске информации по документам, при учете и формировании дел.. Экспертизе ценности документов (в частности, при отборе документов с временными сроками хранения к уничтожению) и т.п.

2.1.3. «Заголовок дела (тома, части)»

В эту графу включают заголовки дел (томов, частей), отражающих документируемые участки и вопросы деятельности организации. Этот порядок имеет место и в общественных организациях (например, профсоюзной, добровольных обществах, подразделениях или органах, действующих на общественных началах, комиссиях, советах) и т.п. Временно действующие органы (например, ликвидационные комиссии) придерживаются того же порядка.

Если организация подлежит ликвидации и в составе ее дел оказались незавершенные делопроизводством дела, то их необходимо включать в номенклатуру организации – правопреемника.

В номенклатуру включают также справочные картотеки, журналы и картотеки регистрации документов (входящих, исходящих, внутренних, с грифом «Для служебного пользования», учета печатей и штампов и т.п.), дела с размноженными для работы копиями документов.

Заголовки дел (в том числе картотек и журналов), не завершенных в течение одного года или ряда лет, являются «переходящими». Их вносят в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом. При этом в графе 5 – «Примечание» делают отметку – «переходящее».

Заголовок в обобщенной форме должен четко отражать состав и содержание документов дела. Например:

«Приказы руководителя организации по основной деятельности»;

«Документы (договоры, соглашения, планы, отчеты и др.) об установлении производственных связей с организациями».

Не допускаются формулировки типа: «Исходящая переписка», «Общая переписка», «Входящие письма», «Разное» и т.п.

Элементы заголовка располагают в следующей последовательности:

- название вида документа (приказ, протокол, план и т.п.);

- название вида дела (переписка, документы, журнал, картотека и т.п.);

- название автора документа (организации, структурного подразделения, должностного лица);

название организации, которой будет адресован или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

- краткое содержание документов дела;

название местности, с которой связано содержание документов дела;

- даты (период) документов дела («План проведения научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ института на 2002 год»).

Если разные документы по какому-либо одному вопросу связаны между собой последовательностью делопроизводства, то заголовки на такие дела, как правило, начинаются с термина «Дело» или «Документы»[5] .

Термин «Документы» применяют и в тех случаях, когда они связаны между собой процессом решения одного или нескольких взаимосвязанных вопросов.

Личные дела вносят в номенклатуру под общим заголовком. Например:

«Личные дела сотрудников, принятых на работу в 2001 году».

В заголовках дел, содержащих распорядительные документы одной разновидности, название последней указывают во множественном числе. Название организации – автора документа записывают кратко или указывают ее общее видовое название (завод, институт, инспекция, лаборатория и т.п.). Например:

«Приказы директора института о приеме, перемещении и увольнении сотрудников»;

«Приказы директора ООО «Фармацевт» по основной деятельности».

Если ожидается, что дело будет состоять из нескольких томов (частей), и содержание его будет уточняться в процессе управленческой и производственной деятельности, то к нему составляют общий заголовок.

При необходимости в заголовок дела в конце года можно вносить дополнения и уточнения (проставить номера документов, даты, географические названия, уточнить тематику и т.п.).

В заголовках дел, содержащих переписку, указывают название корреспондента и вопрос, по которому она ведется. Если корреспондентов несколько, то можно указать одного или двух – основных. Возможен вариант и без указания корреспондентов. Например:

«Переписка с АО «Двигатель» о поставке продукции»;

«Переписка с АО «Двигатель» и др. предприятиями о ремонте оборудования»;