В середине 90-х масштабы деятельности многих предприятий выросли, появилась потребность в налаживании управленческого и оперативного учета. Сегодня автоматизация учета сильно расширяет возможности бухгалтера. С помощью средств автоматизации бухучет становится более масштабной задачей, т. к. может использоваться при принятии оперативных решений в реальном режиме времени. В настоящее время разработчиков ПО интересует программа, которая позволила бы полностью автоматизировать деятельность предприятия.

Эффективная автоматизация бухгалтерского учета - не только вопрос удобства в работе бухгалтера, это тенденция времени.

В настоящее время чаще всего разработки по автоматизации бухгалтерского учета ведутся по трем направлениям:

1. автоматизация отдельных участков бухгалтерского учета (так называемая «кусочная» или «лоскутная» автоматизация);

2. комплексная автоматизация финансово-хозяйственной деятельности малых предприятий;

3. создание корпоративных информационных систем для комплексной автоматизации крупных предприятий.

Программные продукты, реализующие второе направление, являются наиболее популярными.

Российская фирма «1С» владеет значительным сегментом рынка - порядка 40-50-ти процентов; для программного продукта «Анжелика» этот показатель равен 19-21%; третью и четвертую позицию занимают программы «Галактика» (15%) и «БЭСТ» (9%) соответственно; многие предприятия до сих пор пользуются программами, которые разрабатывались под заказ, еще до появления специализированных фирменных разработок, а также собственными разработками на основе популярного табличного редактора Excel.

Уровень подготовки специалистов-бухгалтеров постоянно растет, потребности развивающихся предприятий не уменьшаются, техническое обеспечение становится более совершенным и доступным. Все это говорит о том, что переход на автоматизированную форму работы закономерная тенденция нашего времени.[2]

2.2 Использование пластиковых карт

Способ расчета с использованием пластиковых карт имеет несколько преимуществ.

Во-первых, уровень продаж может вырасти из-за привлечения покупателей, оплачивающих товары с использованием карт.

Во-вторых, снижаются расходы на инкассацию и уменьшается степень рисков, связанных с приемом наличных денег.

Порядок работы с пластиковыми картами установлен в Положении об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт (далее – Положение). В пункте 1.9 Положения определено, что деятельность банка, связанная с осуществлением расчетов с организациями торговли (услуг) по операциям, совершаемым с использованием платежных карт, называется эквайрингом. Банк, производящий эти расчеты, признается эквайрером.

Компании могут использовать для проведения расчетов по пластиковым картам два вида оборудования – POS-терминал и импринтер.

POS-терминал – электронное устройство, которое позволяет считывать информацию с магнитной полосы или чипа карточки и связываться с банком для проведения авторизации в автоматическом режиме. Такое оборудование позволяет принимать к оплате все типы международных банковских карт.

При применении POS-терминала авторизация происходит автоматически. Кассир вставляет карту в терминал, который считывает с магнитной полосы необходимую информацию и проверяет ее платежеспособность. В случае успешной авторизации со счета владельца карты списывается стоимость приобретенных товаров, и терминал распечатывает чек в двух экземплярах. Покупатель подписывает их, после чего ему возвращается карта и передается один экземпляр чека.[3]

Импринтер – механическое устройство, позволяющее получить на слипе (специальном чеке оплаты по пластиковым картам) оттиск рельефных реквизитов карты. В отличие от POS-терминала при его использовании кассиру для проведения авторизации нужно созваниваться с банком по телефону при каждой оплате товаров с помощью карты. Кроме того, установив импринтер, фирма не сможет принимать к оплате некоторые виды платежных карт.

При проведении расчетов с использованием пластиковых карт в первую очередь следует убедиться в их подлинности. Кассир должен проверить наличие на карте всех обязательных реквизитов. Также нужно установить личность держателя карты, попросив покупателя предъявить соответствующий документ (паспорт гражданина РФ, заграничный паспорт, удостоверение личности офицера и др.). Дальнейшие действия зависят от применяемого магазином оборудования.

При использовании импринтера операции по картам проводятся при помощи голосовой авторизации. После того как кассир организации созвонился с банком, последний связывается с кредитной организацией, выпустившей пластиковую карту, и получает от нее разрешение на проведение операции.

Это происходит через специальные процессинговые центры, которые обеспечивают непрерывный обмен информацией между банками.

Кассир, получив подтверждение от банка, снимает с карты денежные средства за товары и выдает на подпись покупателю три экземпляра слипа, два из которых остаются в магазине.

В конце рабочего дня плательщику ЕНВД нужно представить в банк отчет о проведенных операциях. Для этого оформляется реестр платежей в двух экземплярах, один из которых вместе со вторыми экземплярами слипов передается в банк. Реестр необходимо заверить подписью уполномоченного лица и печатью организации. На основании данного отчета банк зачисляет денежные средства (как правило, за минусом комиссии) на расчетный счет организации.

При применении POS-терминала авторизация происходит автоматически. Кассир вставляет карту в терминал, который считывает с магнитной полосы необходимую информацию и проверяет ее платежеспособность. В случае успешной авторизации со счета владельца карты списывается стоимость приобретенных товаров, и терминал распечатывает чек в двух экземплярах. Покупатель подписывает каждый из них, после чего ему возвращается пластиковая карта и передается один экземпляр чека.

Некоторые платежные терминалы позволяют при авторизации вводить ПИН-код. В данном случае подписи покупателя может и не потребоваться, так как ПИН-код признается ее аналогом.

В конце рабочего дня составляется электронный журнал, который передается в банк. После обработки полученной информации банк осуществляет расчеты с фирмой по проведенным операциям.

При расчетах с помощью пластиковых карт денежные средства в кассу организации не поступают. Поэтому суммы, отраженные в Z-отчете, не будут совпадать с суммой наличных денежных средств, находящихся в кассе.

Согласно пункту 22 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного решением Совета директоров Банка России от 22.09.93 № 40, в кассовой книге учитываются все поступления и выдачи наличных денег. В связи с этим на сумму денежных средств, полученных путем безналичных расчетов с использованием пластиковых карт, приходный кассовый ордер не составляется. Аналогичный вывод содержится в письме УФНС России по г. Москве от 11.05.2006 № 09-24/038509.

Вместе с тем данную сумму необходимо отразить в журнале кассира операциониста (форма № КМ-4). При этом в графе 12 указывается количество пластиковых карт, по которым производилась оплата, а в графе 13 – сумма выручки от продажи товаров с применением карт. Затем информация из журнала кассира-опрерациониста о сумме выручки, полученной как за наличный расчет, так и с использованием пластиковых карт, переносится в справку-отчет кассира-операциониста по форме № КМ-6 и сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации по форме № КМ-7.[4]

Также, сегодня многие организации переводят заработную плату сотрудникам на их лицевые счета в банке, и бюджетники в данном случае не исключение. Перечислять зарплату на банковские карты намного удобнее, чем выдавать ее через кассу. Но, прежде чем принять решение о переходе на эту форму расчетов с сотрудниками, необходимо внимательно изучить все ее плюсы и минусы. Главная проблема заключается в том, как отразить расчеты по выдаче зарплаты с помощью пластиковых карт в бухгалтерском учете.