При текущем контроле используется обратная связь в ходе проведения самих работ для того, чтобы достичь требуемых целей и решить возникающие проблемы прежде, чем это потребует слишком больших затрат. В рамках заключительного контроля обратная связь используется после того, как работа выполнена. Либо сразу по завершению контролируемой деятельности, либо по истечении определённого заранее периода времени фактически полученные результаты сравниваются с требуемыми. Хотя заключительный контроль осуществляется слишком поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, тем не менее, он имеет две важные функции. Одна из них состоит в том, что заключительный контроль даёт руководству организации информацию, необходимую для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем. Сравнивая фактически полученные и требовавшиеся результаты, руководство имеет возможность лучше оценить, насколько реалистичны были составленные им планы. Эта процедура позволяет также получить информацию о возникших проблемах и сформулировать новые планы так, чтобы избежать этих проблем в будущем. Вторая функция заключительного контроля состоит в том, чтобы способствовать мотивации. Если руководство организации связывает мотивационные вознаграждения с достижением определённого уровня результативности, то, очевидно, что фактически достигнутую результативность надо измерять точно и объективно. [3,11]

1.3 Функция контроля, как процесс

В процедуре контроля есть три чётко различимых этапа: выработка стандартов и критериев, сопоставление с ними реальных результатов и принятие необходимых корректирующих действий. На каждом этапе реализуется комплекс различных мер. [1]

Первый этап процедуры контроля демонстрирует, насколько близко, в сущности, слиты функции контроля и планирования. Стандарты – это конкретные цели, прогресс в изменении которых поддаётся измерению. Эти цели явным образом вырастают из процесса планирования. Все стандарты, используемые для контроля, должны быть выбраны из многочисленных целей и стратегий организации. Цели, которые могут быть использованы в качестве стандартов для контроля, отличают две очень важные особенности. Они характеризуются наличием временных рамок, в которых должна быть выполнена работа, и конкретного критерия, по отношению к которому можно оценить степень выполнения работы. Подобные показатели позволяют руководству сопоставить реально сделанную работу с запланированной и ответить на следующие важные вопросы: «Что мы должны сделать, чтобы достичь запланированных целей?» и «Что осталось не сделанным?» Относительно легко установить показатели результативности для таких величин как прибыль, объём продаж, стоимость материалов потому, что они поддаются количественному измерению. Но некоторые важные цели и задачи организаций выразить в числах невозможно. Опасность использования косвенных проявлений каких-либо величин вместо прямых измерений этих величин состоит в том, что на эти измеряемые косвенные проявления могут оказывать воздействие и совершенно другие переменные. Так, например, низкая частота увольнений может отражать не высокую степень удовлетворённости работой, а общее плохое состояние экономики. Менеджеру нужно быть всё время на стороже и научиться отделять симптомы от истинных причин. Существенно важно, чтобы руководители ясно осознавали, что в данной конкретной ситуации на результаты их действий будут оказывать влияние очень многие факторы. [3]

Второй этап процесса контроля состоит в сопоставлении реально достигнутых результатов с установленными стандартами. На этом этапе менеджер должен определить, насколько достигнутые результаты соответствуют его ожиданиям. При этом он принимает и ещё одно очень важное решение: насколько допустимы или относительно безопасны обнаруженные отклонения от стандартов. На этой второй стадии процедуры контроля даётся оценка, которая служит основой для решения о начале действий. Деятельность, осуществляемая на этой стадии контроля, зачастую является наиболее заметной частью всей системы контроля. Эта деятельность заключается в определении масштаба отклонений, измерении результатов, передаче информации и её оценке.

Определение масштаба допустимых отклонений – вопрос кардинально важный. Если взят слишком большой масштаб, то возникающие проблемы могут принять очень грозные очертания. Но если масштаб взят слишком маленьким, то организация будет реагировать на очень небольшие отклонения, что весьма разорительно и требует много времени. Такая система контроля может парализовать и дезорганизовать работу организации и будет скорее препятствовать, чем помогать достижению целей организации.

Измерение результатов, позволяющих установить, насколько удалось установить, насколько удалось соблюсти установленные стандарты, – это самый трудный и самый дорогостоящий элемент контроля. Часто именно этот фактор определяет, а стоит ли вообще осуществлять контроль. Поэтому, в частности (из-за высокой стоимости измерений), менеджер должен избегать искушения измерить всё и как можно точнее. Если проводить измерения подобным образом, то затраты на систему контроля будут столь велики, что её стоимость превзойдёт возможные доходы от её применения. Заключительная стадия этапа сопоставления заключается в оценке информации о полученных результатах. Менеджер должен решить, та ли, что нужно, информация получена, и важна ли она. Важная информация – это такая информация, которая адекватно описывает исследуемое явление и существенно необходима для принятия правильного решения. [3, 9]

Третий этап процесса контроля состоит в корректировке деятельности фирмы – пересмотре планов, перераспределении заданий, модификации целей, совершенствовании технологии и процесса управления. Система контроля, которая не позволяет устранить серьёзные отклонения прежде, чем они перерастут в крупные проблемы, бессмысленна. Естественно, что проводимая корректировка должна концентрироваться на устранении настоящей причины отклонения. В идеале стадия измерений должна показывать масштаб отклонения от стандарта и точно указывать его причину. Это сопряжено с необходимостью эффективной процедуры принятия решений. Поскольку, однако, большая часть работы в организации является результатом объединённых усилий групп людей, то абсолютно точно определить корни той или иной проблемы не всегда представляется возможным. Смысл корректировки во всех случаях состоит в том, чтобы понять причины отклонения и добиться возвращения организации к правильному образу действий.

Но к этому нужно относиться весьма осторожно. Если дела идут неплохо, в соответствии с планом, а поставленные цели в основном достигаются, то лучшая корректировка – отсутствие корректировки. Дело в том, что, за исключением особых случаев, те или иные отклонения далеко не всегда нарушают нормальный ход работы и не так уж значительно влияют на конечные результаты. Между тем борьба с отклонениями обходится недешево, и ее по возможности стараются избежать, сразу же определив допустимую степень отклонения от нормы, которая не должна вызывать тревоги. В этом случае система корректировки будет включена только с появлением реальной опасности.

Но не все, даже существенные отклонения от стандартов следует устранять. Иногда сами стандарты могут стать нереальными, потому что они основываются на планах, а планы – это лишь прогнозы будущего. При пересмотре планов должны пересматриваться и стандарты. [3]

Система контроля организации, для того чтобы быть эффективной, должна соответствовать ряду требований:

1. Контроль должен быть всеобъемлющим.

2. Контроль должен быть экономичным, то есть расходы на его проведение не должны превышать прибыли полученной в результате контроля.

3. Контроль не может быть ни целенаправленным, ни нейтральным. Главным в контроле является вопрос, что, а не как контролировать. Он должен быть операционным.

4. Контроль следует сосредоточить на результатах. Контролировать можно лишь измеряемые явления.

5. Система контроля должна быть простой. Избыточная сложность создает беспорядок.

6. Контроль должен быть непрерывным во времени. [1,2]

2. Характеристика организационно-экономической деятельности ФГУ ИК-2 по Рязанской области

2.1 Местонахождение, размер, специализация

ФГУ ИК-2 по Рязанской области является монополистом в производстве сеноуборочной техники. В настоящее время данная техника поставляется не только в агропромышленный комплекс Российской Федерации, но и в страны ближнего зарубежья: Белоруссию, Украину и Казахстан. Отлаженное годами производство с четким соблюдением технологии, контролем качества на всех этапах производства позволяет выпускать не только хорошо известные модели, но и внедрять новые разработки. В течении 2005–07 гг. техническими службами разработаны и успешно прошли испытание на Владимирской МИС принципиально новые модели граблей ГВВ – 6,0 и ГВВ – 7,0 с гидравлическим приводом.

Вторым направлением деятельности центров трудовой адаптации является производство тротуарной плитки, строительных материалов и железобетонных конструкций. Большим спросом у организаций и населения Рязанской области пользуется плитка тротуарная. Она отвечает всем европейским стандартам и адаптирована к российским погодным условиям.

Основными партнерами исправительных колоний являются: ЗАО «Русская кожа», ООО «Сириус», ООО «Промтехкомплект», ООО «Оптимкапитал», ООО «Адамантан», ООО «Техноавия», ООО ФПГ «Сириус», ООО «УрсуС».

Основной продукцией выпускаемой ФГУИК-2 по рязанской области является:

1. Грабли-ворошилки боковые колеснопальцевые ГВК-6,0А. Предназначены для сгребания провяленной травы из прокосов в валки, ворошения ее в прокосах и оборачивания валков. Грабли агрегатируются с колесными тракторами класса до 0,6–1,4 т.е. Ширина захвата 6 м. Наибольшая производительность 6 га/ч. Наибольшая рабочая скорость 12 км/ч. Транспортная скорость не более 20 км/ч. Габаритные размеры при сгребании: длина 6000 мм, ширина 6600 мм, высота 1 650 мм; в транспортном положении: длина 7750 мм, ширина 1 750 мм, высота 2400 мм. Ширина колеи в транспортном положении не более 2000 мм. Обслуживающий персонал 1 тракторист. Привод рабочих колес за счет сцепления пружинных пальцев с почвой. Шины опорных колес 4,5–10 ГОСТ 25641–84. Срок службы 6 лет.

2. Грабли–ворошилки боковые колёсно-пальцевые ГВК – 3,0 Предназначены для сгребания провяленной травы из прокосов в валки, ворошения её в прокосах и оборачивания валков. Грабли агрегатируются с колёсными тракторами класса до 0,6–1,4 т.е. Ширина захвата 3 м Наибольшая производительность, 3 га/ч. Наибольшая рабочая скорость, 12 км/ч. Транспортная скорость, не более 20 (км/ч) Габаритные размеры при сгребании, мм: длина – 5000; ширина – 3000; высота – 1650. Габаритные размеры в транспортном положении, мм: длинна – 4900; ширина – 1750 высота – 1650. Ширина колеи в транспортном положении не более 1640 мм. Обслуживающий персонал – 1 чел. Шины рабочих колёс – 4,5–10 ГОСТ 25641–84 Срок службы 6 лет. Привод рабочих колёс за счёт сцепления пружинных пальцев с почвой.

3. Грабли-ворошилки валкообразователи ГВВ – 6,0 «Катюша» (гидравлические). Предназначены для сгребания провяленной травы из прокосов в валки, ворошения её в прокосах и оборачивания валков. Грабли агрегатируются с колёсными тракторами класса до 0,6–1,4 т.е. Ширина захвата, 6,0 м. Наибольшая производительность 7,2 га/ч. Наибольшая рабочая скорость 12 км/ч. Транспортная скорость не более 20 км/ч. Габаритные размеры при сгребании, мм: длина – 4900; ширина – 6000; высота – 1450. Габаритные размеры при ворошении, мм: длина – 4900; ширина – 7400; высота – 1400. В транспортном положении, мм: длина – 5000; ширина – 3300; высота – 3500. Транспортный просвет, не менее 200 мм. Ширина колеи в транспортном положении не менее 2000 мм. Количество секций 2 шт. Общее количество рабочих колёс на машине – 8 шт. Обслуживающий персонал 1 чел. Шины рабочих колёс 4,5–10 ГОСТ 25641–84. Срок службы 6 лет. Привод рабочих колёс за счёт сцепления пружинных пальцев с почвой.

4. Грабли-ворошилки валкообразователи ГВВ – 7,2 «Катюша» (гидравлические). Предназначены для сгребания провяленной травы из прокосов в валки, ворошения её в прокосах и оборачивания валков. Грабли агрегатируются с колёсными тракторами класса до 0,6–1,4 т.е. Ширина захвата 7,2 м. Наибольшая производительность 9,6 га/ч. Наибольшая рабочая скорость 12 км/ч. Транспортная скорость не более 20 (км/ч). Габаритные размеры при сгребании, мм: длина – 6000; ширина – 7400; высота – 1400. Габаритные размеры при ворошении, мм: длина – 5200; ширина – 8900; высота – 1400. В транспортном положении, мм: длина – 5500; ширина – 3300; высота – 3000. Транспортный просвет, не менее 200 мм. Ширина колеи в транспортном положении не более 2300 мм. Количество секций 2 шт. Общее количество рабочих колёс на машине 10 шт. Обслуживающий персонал – 1 чел. Шины опорных колёс 6,0–10 ГОСТ 25641 -84 Масса 540 кг. Срок службы – 7 лет. Привод рабочих колёс за счёт сцепления пружинных пальцев с почвой.

5. Грабли-ворошилки колёсно-пальцевые конно-тракторные ГВК-3,2К (ГВК-3,2Т.) Предназначены для сгребания провяленной травы из прокосов в валки, ворошения ее в прокосах и оборачивания валков. Грабли ГВК-3,2Т агрегатируются с любыми колесными тракторами класса до 0,6 т.е. включительно. Грабли ГВК-3,2К оснащены оглоблями, сиденьем со страховочным ремнем и подножкой, работают на тяге одной лошади. Ширина захвата 3,2 м. Наибольшая производительность за час чистой работы 3,8 га/ч. Рабочая скорость 12 км/ч. Масса 220 (210) кг. Габаритные размеры при сгребании, мм: длина – 2500 (5000); ширина – 3400 (3700); высота – 1600. Число рабочих колёс – 4. Агрегатируются с колёсными тракторами до 0,6 тс на тяге одной лошади.

6. Повозка оглобельная, бортовая, самосвальная ПО – 1,2 ПМ. Масса не более 220 кг. Грузоподъемность не более 1200 кг. Длина 5450 +/ – 20 мм. Ширина 1500+/-10 мм. Высота (погрузочная) 700 +/ – 10 мм. Ширина колеи 1250 +/ – 10 мм. Угол поворота передка 90°. Максимальная транспортная скорость 15 км/ч. Шины ГОСТ 25641 -84 4 шт. Тяга, число лошадей – 1.

7. Повозка конная одноосная самосвальная ПОС-700КТ. Предназначена для перевозки сыпучих грузов. Агрегатируется с любыми колесными тракторами класса до 0,6 т.е. включительно или одной лошадью. Технические данные: длина – 4100 мм; ширина – 1540 мм; высота – 830 мм. Масса 120 кг. Грузоподъемность – 700 кг. Шины 4,5–10, ГОСТ 25641–84 – 2 шт.