Курсовая работа: Разработка АРМ специалиста отдела продаж и специалиста отдела снабжения

Автоматизации подлежат функции, выполняемые директором, главным бухгалтером и руководителем сервисной службы.

Описание деятельности предприятия . ЗАО «Рекорд» предоставляет свои услуги как физическим, так и юридическим лицам. В дальнейшем будем называть их клиентами. Основные функции, выполняемые на предприятии:

· работа с клиентами;

· закупка оборудования и расходных материалов;

· работа с поставщиками;

· хранение оборудования и расходных материалов на складе;

· проведение технических работ:

- монтаж;

- ремонт;

- сервисное обслуживание;

· учетная деятельность:

- бухгалтерский учет;

- налоговый учет;

- кадровый учет.

Работа с клиентами. От клиентов поступают заказы, которые можно разделить на три основные группы: заказы на, заказы на ремонт вышедшего из строя или неудовлетворительно работающего оборудования и заказы на сервисное обслуживание. Очень часто клиент не представляет, какая именно техника ему необходима.

Выясняются требования, предъявляемые к будущему телевизору и условия его функционирования: диагональ экрана, яркость экрана, чувствительность приемника (тюнера), возможность работы в нескольких стандартах, наличие дистанционного управления и т. д. Формируется техническое задание , на основе которого производится подбор оборудования, отвечающего заданным параметрам.

После того как у поставщиков найдено необходимое оборудование, составляется технико-коммерческое предложение (ТКП) с указанием нескольких возможных вариантов, цен, характеристик каждого технического средства. В ТКП можно выделить две части - исходные данные и подбор оборудования.

После согласования ТКП с клиентом заключается договор, в приложении к которому указываются полная стоимость услуг и оборудования.

Если заказ касается выполнения ремонтных и монтажных работ, то для составления приложения к договору, необходимо подробно обследовать объект, произвести замеры, оценить внешние условия, составить характеристику помещения, где будет располагаться оборудование. В случае ремонта необходимо проанализировать характер поломок.

Выполнение заказа. После заключения договора, обозначенный в нем объект включается в график выполнения работ. Сотрудники фирмы приступают к выполнению заказа, действуя на основе плана монтажа и актов обследования оборудования, подлежащего ремонту. После выполнения заказа составляется отчет о выполнении работ, в котором указывается характер и длительность произведенных операций, наименование и количество израсходованных материалов.

Договор и отчет о выполнении работ составляются в двух экземплярах, один из которых остается на предприятии, а второй передается заказчику. Расчеты с клиентами осуществляются, как правило, в безналичной форме.

При продаже оборудования или материалов выписывается счет-фактура в двух экземплярах.

Закупка оборудования и расходных материалов (работа с поставщиками). Закупка оборудования, запасных частей и расходных материалов осуществляется на основании договоров с фирмами по продаже телевизионного оборудования и прямой покупки в специализированных магазинах. В дальнейшем будем называть их поставщиками.

Поставщику оформляется заказ с перечислением наименований и количества требующихся товаров. Поставщик выставляет предприятию счет. После его оплаты оформляется доверенность на одного из сотрудников для получения товара. Счет-фактура, выписанная при покупке, заносится в «Книгу регистрации счетов-фактур полученных». На поступившие материалы заполняется приходный ордер (форма № 4) и карточка складского учета.

Списание материалов производится по актам, утвержденным руководителем. Акт составляет комиссия, назначенная приказом. Списание средств, использованных на ремонт или монтаж, осуществляется по актам о выполнении работ.

Денежные расчеты. Так как основная масса всех расчетов производится в безналичной форме, большинство финансовых операций проводит банк, согласно договору на банковское обслуживание.

При поступлении счета на оплату (от поставщиков, транспортных организаций, за рекламные услуги, за услуги связи и т. д.) оформляется платежное поручение (стандартная форма ЦБ РФ) в двух экземплярах. В соответствии с платежным поручением банк переводит средства с расчетного счета ЗАО на расчетный счет организации, выставившей счет. На следующий день после этого, на предприятие поступает банковская выписка, содержащая информацию о проведенных операциях.

Работа с персоналом. Для приема на работу претендент должен написать заявление на имя директора. После чего подписывается приказ о приеме на работу (форма № Т-1), и контракт (подписание контракта является обязательным с февраля 2002 г.). На каждого работника заводится индивидуальная карточка (форма № Т-2) с его личными данными: Ф.И.О., дата рождения, должность, образование, состав семьи и т. д.

Для начисления зарплаты персоналу используется табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12), который заполняется главным бухгалтером предприятия.

Построение модели деятельности «как должно быть» ( TO - BE )