Курсовая работа: Реферування в обробці документації

Розширений реферат для видань експрес-інформації доволі великий за обсягом і вельми інформативний за змістом, тому може замінити читання статті. Його складають, здебільшого конспектуючи найцінніші в науковому плані матеріали.

Реферування книг.

На книги складають як короткі, так і розширені реферати. Короткі реферати вміщують у реферативних виданнях, у вихідних відомостях книг, розширені - у реферативних та інших виданнях.

Складаючи короткий реферат, мають на увазі, що зміст книги відрізняється багатотемністю, багатоаспектністю у висвітленні проблеми, бо в ній, як правило, подано фундаментальне дослідження. У змісті ж реферату наводяться лише найважливіші аспекти змісту книги, без яких неможливо усвідомити її цільову спрямованість, а саме: предмет дослідження, його методи, основні результати. Передмову і перелік назв розділів, глав тощо в рефераті дублювати не слід. Наприклад, на книгу „Екосистема Чорного моря" можна скласти такий короткий реферат:

Розглянуто сучасний стан екосистеми Чорного моря. Здійснено аналіз фундаментальних процесів у прошарку взаємодії аеробних та анаеробних вод, що визначають особливості функціонування екосистеми моря. Виявлено негативні екологічні зміни, що сталися в екосистемі моря протягом останніх 10-15 років.

Підготовку прикнижкового реферату найчастіше покладають на автора. Такі реферати, доповнені необхідними бібліографічними даними, можна використовувати в реферативних журналах, у періодичних виданнях і виданнях, що продовжуються, у неперіодичних збірках, де вони виконують сигнальну, інформативну, індикативну, адресну та пошукову функції.

Розширеному реферату більшою мірою властива інформативна функція. Такі реферати, як правило, складають на іноземні книги, що є в країні в обмеженій кількості примірників, або на вітчизняні, якщо це зумовлено необхідністю. Розширений реферат найчастіше складають на основі поаспектного аналізу змісту книги, що забезпечує його компактність і змістовність. Залежно від наукової цінності аспектів їхній зміст у рефераті можна подати як переказ або описово, що надає реферату рис інформативного й індикативного типів. Фактичний матеріал, який становить самостійний науковий інтерес, незалежно від трактування автора слід включати до реферату. Однорідну інформацію з документа узагальнюють і подають у вільній формі.

При багатотемному змісті книги можливі два варіанти підготовки. Перший полягає в тому, що в змісті реферату виділяють кілька частин, у кожній з яких поаспектно викладають зміст відповідного тематичного розділу книги, у другому - реферат складають лише з урахуванням якогось основного тематичного напряму відповідно до запитів користувачів (цільовий або аспектний реферат).

Реферування звітної науково-технічної й дослідно-конструкторської документації.

Звітна науково-технічна й дослідно-конструкторська документація містить відомості про найновіші дослідження, тому вона становить особливий інтерес для користувачів, разом з тим ця документація належить до неопублікованих документів, кількість її примірників невелика. Звідси досить високі вимоги, які висувають до рефератів на таку документацію, зокрема до повноти і точності відображення їхнього змісту.

Створення текстів рефератів у складі звітної науково-технічної документації з науково-дослідних і дослідно-конструкторських робіт доцільно здійснювати з використанням анкетного методу реферування.Як аспекти можна розглядати теоретичні питання; вироби, їхні складові; галузь науки і техніки, до яких належать дослідження; їхню мету; галузі використання (виробництво, експлуатація, проектування); відомості про технологію застосування обладнання; умови проведення дослідження (часові, географічні, кліматичні, фізичні тощо). Основну увагу слід приділяти викладенню головних результатів роботи, характеристиці виробу або його складових, опису істотних особливостей, відомостей про наукове значення і технічну та економічну ефективність, рекомендаціям для використання результатів.

Тексі реферату рекомендують подаватив абзацній формі, виділяючи в окремих абзацах різні аспекти змісту. Разом з тим текст має бути єдиним цілим, в якому всі змістові аспекти узгоджені і підводять до головного - до результатів роботи. Такс оформлення тексту полегшує реалізацію пошукової функції, що має особливе значення для рефератів на такі документи. У кінці реферату вказують кількість і характер ілюстрацій, таблиць, назв у списку літератури.

Обсяг реферату певною мірою залежить від виду відповідного науково-технічного документа. Так, обсяг рефератів на звіти про науково-дослідницькі та дослідно-конструкторські роботи коливається в межах 1200-2000 знаків; на реєстраційні карти - до 250. Реферати для інформаційних карт на вироби найчастіше складають у табличній формі.

Реферування описів винаходів.

Відомості в описах винаходів завжди однотипні й обов'язково належать до нових технічних рішень, тексти описів винаходів мають стандартну, суворо регламентовану форму надання інформації, їм притаманні типові усталені мовні звороти. Причому це стосується описів винаходів, виданих у різних країнах. Маючи деякі розбіжності щодо повноти розкриття суті винаходу, самі описи винаходів різних країн схожі за своїми основними елементами. Таке становище сприяло уніфікації форми і мови рефератів описів винаходів у міжнародному масштабі. Відповідне рішення прийняли Комітет з міжнародної співпраці патентних відомств в інформаційному пошуку (ІСІКЕРАТ), Єдиний європейський патент (ЕРО) і Європейська патентна кооперація.

Завдяки цьому в наш час референтські служби більшості країн використовують анкетний метод для складання рефератів описів винаходів і наводять відомості за єдиною структурною схемою. Цією схемою визначено перелік аспектів змісту опису винаходу, о необхідно відобразити в рефераті: об'єкт (предмет) винаходу; його призначення і галузь використання; суть винаходу і мета, якої досягають за його допомогою; технічне завдання, яке вирішують за допомогою винаходу; його технічні та економічні переваги. Цей перелік універсальний, його можна використовувати для формаційного аналізу описів винаходів незалежно від країни патентування.

Важливо мати на увазі, що, складаючи реферат, необхідно аналізувати весь текст опису винаходу, а також додаткові матеріали креслення, схеми тощо), незважаючи на те, що всі основні положення відображено у формулі винаходу, яка становить самостійну частину опису і чітко визначається. На жаль, ця вимога не завжди задовольняється. Так, реферати, вміщені в деяких зарубіжних офіційних бюлетенях (США, Німеччина та ін.), створено лише на основі патентної формули, унаслідок чого в цих рефератах не відображено юридичних властивостей первинного документа, що утруднює застосування їх для попередньої патентної експертизи.

Висновки

У процесі виконання курсової роботи було розглянуті такі питання:

- реферування;

- реферат, його функції і класифікація;

- основні вимоги до реферату;

- особливості реферування різних документів.

Треба підкреслити важливість розглянутих питань при документообігу, та в референтній справі.

Важливе місце в діловодстві займає реферування, тому секретар-референт повинен досконало знати визначені нами матеріали.

Література

1. Блощииська В.А. Сучасне діло ведення Навч. посібник. - Івано-Франківськ: Інститут менеджменту та економіки, 2000. -270 с.

2. Вербіщька Т.С, Чіішікова В.П. Секретарська справа та сучасне справочинство. - Львів: Оріяна - Нова, 2001. - 392 с.

3. Гордієнко. К.Д. Діловодство в роботі секретаря. Практичний посібник. - К.: КНТ, 2006. - 280 с.