Поскольку обеспечение всех структур профессионалами такого плана – дело будущего, каждому человеку, которому приходится взаимодействовать по роду своей деятельности с группами людей, необходимы знания по связям с общественностью. Эти знания могут быть не только непосредственно связаны с основной работой, но и базироваться на ней.

Конференции проводятся, как правило, в целях продвижения своих идей, новой продукции. Конференция практически представляет форму совещания (собрания), посвященного рассмотрению определенной проблемы или темы.

Конференции могут быть внутренними, т.е. для трудового коллектива и внешними - внешняя аудитория. Главным событием конференции является подготовленные доклады и выступления по теме авторитетных представителей бизнеса, науки, органов власти. Доклады и выступления по 10-20 минут. Регламент определяется качеством синхронного перевода, уровнем интеллекта, сложностью тематики. По материалам конференции, вызвавшим наибольший интерес издаются сборники текстов, тезисов, докладов с рекламным приложением со сведениями об участниках, перспективных направлениях и ведущих фирмах. Необходимо помнить, что конференция - это средство поддержания связей, обсуждения и решения проблем в профессиональных, корпоративных, деловых сообществах и властных государственных структурах. В крупных коммерческих кампаниях конференции дополняются теле- и видеоконференциями, конференциями в Интернете. Пресс-конференция.Может возникнуть необходимость в выяснении спорных вопросов с общественностью и привлечении ее внимания к решению какой-либо проблеме. В этом случае используют пресс-конференцию с приглашением представителей СМИ. Приглашение может быть разослано во все СМИ или избирательно. Для того, чтобы пресс-конференция достигла преследуемых целей, необходимо при ее подготовке и проведении учесть несколько обстоятельств:

1. Время проведения. Лучше всего - в середине недели, потому что понедельник - редакционный день в СМИ и желаемой явки не получится, а пятница - день, предшествующий уик-энду, день культурных программ, и это также отразится на присутствии журналистов. Время дня - от 12.00 до 14.00 часов, т.к. с 15.00 начинается сдача материалов в редакциях, записи, студийное время, а до 11.00 неудобно, т.к. журналисты - «совы».

2. В приглашении-факсе, письменном, электронном сообщении или устном оповещении должна быть непременно указана тематика, что позволит редакциям отправить на пресс-конференцию компетентных в этом вопросе журналистов. Приглашение лучше оформлять как именное и отправлять за 5-7 дней до открытия самой пресс-конференции.

3. Пресс-конференция должна иметь четкий сценарный план проведения, состоящий из 2-х частей – изложения позиции фирмы по проблеме и ответов на вопросы журналистов.

Время на проведение каждой части определяется организатором и зависит от позиции руководства – отвести ли больше времени на раскрытие проблемы или же, наоборот максимальное выделить время на ответы.

4. Вести пресс-конференцию может лицо, ответственное за связи с общественностью или с прессой. Ведущий, обязательно представляет журналистам участников, среди которых желательно присутствие лица, уполномоченного принимать окончательные решения и вопросам пресс-конференции;

5. Целесообразно провести регистрацию участников пресс-конференции со стороны СМИ что позволит анализировать результаты встречи по последующим публикациям. При регистрации очень полезно раздавать материалы, сообщающие факты и разъясняющие проблему, которым посвящена пресс-конференция. Это обеспечит понимание существа вопроса.

6. Бесспорно способствует доброжелательности и активности журналистов организация угощения (прохладительные напитки, кофе, фуршет и т.д.). Угощение следует проводить по окончании конференции, т.к. организаторы при этом получают более близких контактов, доверительных отношений, запуска нужных слухов.

2.2 Реклама конференции

Объявления о конференции будут размещены в прессе, на радио и телевидении.

Ежедневные газеты "Новости дня"

м-н Олимпийский, 20 тел.: 33-18-92 факс: 33-03-30

"Старооскольский ежедневник" ул. Ленина, 72

Следует подчеркнуть, что работники СМИ с большей активностью примут участие в конференции, зная, что на ней будут присутствовать известные люди города и области.

Средства массовой информации приглашенные посетить конференцию:

1. "Зори" 24-91-73 Комсомольский, 55.

2. "Оскольские новости" 22-62-04 ул. Ленина, 13.

3. "Оскольский курьер" 24-94-77 Комсомольский, 67.

4. "Старый Оскол" 22-14-85.

5. "Старооскольский ежедневник" 22-12-45 ул. Ленина, 72.

6. "Новости дня" 33-18-92 м-н Олимпийский, 20.

7. Телевидение 9 канал 24-22-22 ул. Ленина, 71а.

8. Фотоуслуги: "Кодак" 32-86-16 м-н Олимпийский, 56.

"Коника" 24-32-90 Интернациональный, 32.

Также для рекламы мы воспользуемся рекламными щитами. Будет 4-е рекламных щита: микрорайон Солнечный, микрорайон Приборостроитель, на развилке маршрутов Рудничный – Студенческий, микрорайон Конева вдоль новой дороги, микрорайон Парковый вдоль дороги.

2.3 Смета расходов на конференции

Расходы на питание	21000
Оплата труда организаторов конференции	25000
Прочие расходы (канц. Товары и т.д.)	20000
Начисление на оплату труда	28820
Услуги связи	8000
Транспортные услуги	60000
Арендная плата за пользование имуществом	5000
Услуги по содержанию имущества	10000
Прочие услуги	8180
в том числе:
Наем жилых помещений	60000
Организация и проведение работ и мероприятий в рамках текущей деятельности	3000
Другие расходы, связанные с оплатой прочих услуг
Увеличение стоимости основных средств	10000
Увеличение стоимости нематериальных активов	5000
Увеличение стоимости материальных запасов	60000
Общая сумма финансирование конференции	324000

Заключение

Российским металлургам в условиях мирового финансового кризиса очень важно понимать перспективы отечественной промышленности и стройиндустрии, поскольку период активной экспансии на внешние рынки, судя по всему, завершен. Именно внутренний рынок станет основным генератором спроса на продукцию металлургического комплекса – в том случае, если в стране будет проводиться правильная экономическая политика. К этому и следует быть готовыми игрокам российского рынка металлов, а также экономике страны в целом. Ведь именно предприятия черной металлургии считаются одними из крупнейших плательщиков налогов, как в федеральный, так и в региональные бюджеты. С учетом сказанного, по нашему мнению, решение назревших вопросов способствует организации и проведению экономических конференций.

Конференции имеют большой содержательный смысл и играют важную роль. Объясняется это прежде всего тем, что именно здесь открываются огромные возможности для установления основанных на взаимном доверии деловых контактов, открываются новые источники обмена информации и услуг. Слушатели получают новые знания, которые смогут применить на практике; Докладчики в результате профессионального обсуждения их сообщений получают ценную информацию для последующих разработок.