Курсовая работа: Розробка автоматизованого обліку та руху товарів на складах засобами СУБД Microsoft Access
контроль за своєчасним, повним і правильним оприбуткуванням товарів, що надійшли; своєчасне і правильне оформлення документації і контроль за кожною операцією відпустки, чи відвантаження реалізації товару;
контроль за дотриманням нормативів запасу товарів.
На підприємствах державної форми власності здійсненням усіх дій зв'язаних з постачаннями й оформленням необхідних документів , при наявності відповідного програмного забезпечення, займається визначена кількість персоналу підприємства, але , як правило, розробка такого програмного забезпечення велася на мовах низького рівня програмування, а за останні 6-8 років розвиток машинних засобів (ПЭВМ), програмних засобів різко збільшилася, тому раніше розроблене ПО не відповідає більш високим вимогам, пропонованим до сучасних програмних продуктів. Що ж стосується підприємств, фірм різний форм приватної власності, то вони найчастіше не мають зовсім відповідного програмного забезпечення, що значно збільшує трудомісткість процесу контролю й обліку проведення постачань. Розроблювальний програмний продукт і покликаний вирішувати дані проблеми.
Господарський облік являє собою сукупність бухгалтерського, оперативного і статистичного обліку. Облік - одна з найбільш трудомістких функцій керування. Відмітною рисою обліку є велика масовість і однорідність вихідних і підсумкових показників. Як правило, підсумкові показники формуються шляхом багаторазового угруповання по різних ознаках вихідних первинних даних без застосування складних розрахунків.
Важливим елементом обліку реалізації товарів є визначення вартості, по якій вони списуються з балансу торгової організації.
Порядок списання відпущених товарів залежить від способу збереження товарів на складі (партійний чи сортовий) і прийнятого підприємством в обліковій політиці методу визначення облікових цін на реалізовані товари.
Розділ 2. Проектування бази даних по організації обліку та руху товарів на складах
2.1 Інфологічна модель
Мета інфологічного моделювання - забезпечення найбільш природних для людини способів збору і представлення тієї інформації, яку передбачається зберігати в створюваній базі даних. Тому інфологічну модель даних намагаються будувати по аналогії з природною мовою (останній не може бути використаний в чистому вигляді із-за складності комп'ютерної обробки текстів і неоднозначності будь-якої природної мови). Основними конструктивними елементами інфологічних моделей є суть, зв'язки між ними і їх властивості (атрибути).
Суть - будь-який помітний об'єкт (об'єкт, який ми можемо відрізнити від іншого), інформацію про який необхідно зберігати в базі даних. Суттю можуть бути люди, місця, літаки, рейси, смак, колір і т.д. Необхідно розрізняти такі поняття, як тип суті і екземпляр суті. Поняття тип суті відноситься до набору однорідних осіб, предметів, подій або ідей, виступаючих як ціле. Екземпляр суті відноситься до конкретної речі в наборі. Наприклад, типом суті може бути місто, а екземпляром - Мінськ, Київ і т.д.
Атрибут - пойменована характеристика суті. Його найменування повинне бути унікальним для конкретного типу суті, але може бути однаковим для різного типу суті (наприклад, колір може бути визначений для багатьох сутей: кіт, автомобіль, сукня і т.д.). Атрибути використовуються для визначення того, яка інформація повинна бути зібрана про суть. Прикладами атрибутів для суті автомобіль є тип, модель, номерний знак, колір і т.д. Тут також існує відмінність між типом і екземпляром. Тип атрибуту колір має багато екземплярів або значень проте кожному екземпляру суті привласнюється тільки одне значення атрибуту.
Абсолютна відмінність між типами суті і атрибутами відсутня. Атрибут є таким тільки у зв'язку з типом суті. У іншому контексті атрибут може виступати як самостійна суть. Наприклад, для автомобільного заводу колір - це тільки атрибут продукту виробництва, а для лакофарбної фабрики колір - тип суті.
Ключ - мінімальний набір атрибутів, по значеннях яких можна однозначно знайти необхідний екземпляр суті. Мінімальність означає, що виключення з набору будь-якого атрибуту не дозволяє ідентифікувати суть по тих, що залишилися. Для суті Розклад ключем є атрибут Номер_рейса або набір: Пункт_відправлення. Час_вильоту і Пункт_призначення (за умови, що з пункту в пункт вилітає в кожен момент часу один літак).
Зв'язок - асоціювання двох або більше за сутей. Якби призначенням бази даних було тільки зберігання окремих, не зв'язаних між собою даних, то її структура могла б бути дуже проста. Проте одна з основних вимог до організації бази даних - це забезпечення можливості відшукання однієї суті по значеннях інших, для чого необхідно встановити між ними певні зв'язки. А оскільки в реальних базах даних нерідко містяться сотні або навіть тисячі сутей, то теоретично між ними може бути встановлений більше мільйона зв'язків. Наявність такої безлічі зв'язків і визначає складність інфологічних моделей.
Для визначення переліку і структури даних, що зберігаються, треба зібрати інформацію про реальні і потенційні додатки, а також про користувачів бази даних, а при побудові інфологічної моделі слід піклуватися лише про надійність зберігання цих даних, геть забувши про додатки і користувачів, для яких створюється база даних.
Це пов'язано з вимогами, що абсолютно розрізняються з базами даних прикладних програмістів і адміністратора бази даних. Перші хотіли б мати в одному місці (наприклад, в одній таблиці) всі дані, необхідні їм для реалізації запиту з прикладної програми або з терміналу. Другі ж піклуються про виключення можливих спотворень даних, що зберігаються, при введенні в базу даних нової інформації і оновленні або видаленні тієї, що існує. Для цього вони видаляють з бази даних дублікати і небажані функціональні зв'язки між атрибутами, розбиваючи базу даних на безліч маленьких таблиць. Оскільки багаторічний світовий досвід використання інформаційних систем, побудованих на основі баз даних, показує, що недоліки проекту неможливо усунути будь-якими хитруваннями в програмах додатків, то досвідчені проектувальники не дозволяють собі йти назустріч прикладним програмістам (навіть тоді, коли вони самі є такими).
2.2 Обґрунтування вибору інструментального засобу проектування
У найширшому сенсі будь-яка програма має справу з деякою зовнішньою по відношенню до її коду інформацією, яка задає які-небудь параметри або режим її роботи. Таку інформацію також називають даними програми. Очевидно, що залежно від типу вирішуваних задач проблеми організації роботи з даними будуть якісно різними. У переважній більшості випадків при рішенні господарських, економічних і фінансових задач доводиться мати справу з обширними специфічно структурованими і взаємозалежними масивами даних. Такі складні набори даних традиційно прийнято називати базами даних. Очевидно, що економічні завдання, для вирішення яких необхідно застосовувати програмне забезпечення СУБД, вельми обширні і різноманітні. На його основі будуються автоматизовані системи управління підприємств різних рівнів (від малих до великих). Воно лежить в основі практично всіх прикладних бухгалтерських програм (наприклад, «1С: Бухгалтерія», «Вітрило» і ін.). Одночасно СУБД застосовуються для автоматизації систем управління, моніторингу і прогнозування розвитку галузей і економіки країни в цілому.
Microsoft Access в даний час є однією з найпопулярніших серед настільних (персональних) програмних систем управління базами даних. Серед причин такої популярності слід зазначити:
• високий ступінь універсальності і продуманості інтерфейсу, який розрахований на роботу з користувачами самої різної кваліфікації. Зокрема, реалізована система управління об'єктами бази даних, що дозволяє гнучко і оперативно переходити з режиму конструювання в режим їх безпосередньої експлуатації;
• глибоко розвинені можливості інтеграції з іншими програмними продуктами, що входять до складу Microsoft Office, а також з будь-якими програмними продуктами, що підтримують технологію OLE;
• багатий набір візуальних засобів розробки.
Не можна не відзначити, що істотною причиною такого широкого розповсюдження MS Access є і могутня рекламна підтримка, здійснювана фірмою Microsoft. В процесі розробки даного продукту на ринок представлялися його різні версії. Найбільш відомими стали Access 2.0, Access 7.0 (він вперше був включений до складу програмного комплексу MS Office 95). Пізніше з'явилися версії Access 97 (у складі MS Office 97) і Access 2000 (у складі MS Office 2000). Очевидно, що відправною крапкою в процесі роботи з будь-якою СУБД є створення файлу (або групи файлів) бази даних. На мал. 1 показано вікно, яке з'являється після створення нової бази.
Мал. 1. Головне вікно бази даних в Access
Основні розділи головного вікна відповідають типам об'єктів, які може містити база даних Access. Це Таблиці, Запити, Звіти, Макроси і Модулі. Заголовок вікна містить ім'я файлу бази даних.
Інтерфейс роботи з об'єктами бази даних уніфікований. По кожному з них передбачені стандартні режими роботи: