Курсовая работа: Розробка прикладної веб базованої системи для автоматизації документообігу підприємства

и) система вищої освіти.

Можна виділити наступні основні завдання, які покликана вирішувати система управління документами - вміти перекладати паперові документи в електронний вигляд і вміти перехоплювати всі створювані електронні документи з усіх джерел надходження:

а) з додатків, які створюються текстовими процесорами, електронними таблицями, графічними процесорами, пакетами прикладних програм для настільних видавництв;

б) факсові повідомлення, що надійшли через факс - сервер підприємства;

в) вхідні, вихідні й внутрішні повідомлення, що надходять з електронної пошти;

г) звіти та інші документи, які готують функціональні інформаційні системи, що йдуть на друк або надіслані факсом, але їх треба перехопити і відправити у сховище електронних документів.

Багатофункціональні системи управління документами розвиваються під впливом переходу від обчислювальних середовищ на базі мейнфреймів, до систем на базі мікропроцесорів, від монолітних закритих додатків до відкритих і інтегрованих програмних компонентів.

Змістом третьої концепції є розробка системи електронного документообігу (СЕДО), покликаної для інтеграції всіх інформаційних додатків у єдину інформаційне середовище, що забезпечує оперативну взаємодію всіх користувачів при виконанні ними ділових процедур і функцій управління необхідною інформацією. Система електронного документообігу повинна

а) дозволяти планувати і складати маршрути пересування документів;

б) контролювати це пересування;

в) вміти керувати документообігом і регулювати його.

Ця концепція має дві стадії у своєму розвитку від втілення ідеї використання технології "docflow", пов'язаної з плануванням і управлінням документопотокамі, до технології "workflow", призначеної для управління діловими процесами і процедурами, при виконанні яких використовуються і створюються документи. Системи, засновані на застосуванні технології "workflow", отримали назву систем автоматизації ділових процесів (САДП) і призначені для моделювання ділових процесів і процедур, що виконуються на підприємстві, контролю їх виконання, оцінки та аналізу ефективності їх виконання, реструктуризації системи управління фірми.

1. Аналіз предметної області

В даний час в Україні спостерігається зростання інтересу до систем електронного документообігу (СЕД) серед державних і комерційних структур. Компанії-розробники готові надати СЕД як для невеликих організацій чисельністю 5-10 осіб, так і для великих підприємств чисельністю тисячі чоловік. Всього на ринку представлено більше п'ятдесяти рішень цього класу. Але на питання, за якими критеріями правильно вибирати систему, відповідь знають далеко не всі. Проведемо аналіз найбільш популярних вітчизняних розробок в області автоматизації документообігу і діловодства.

Сьогодні можна виділити наступні рішення від провідних компаній-розробників, що працюють у сфері автоматизації роботи з документами:

а) Бос-Референт;

б) ГранДок;

в) Справа;

г) Євфрат-Документообіг;

д) CompanyMedia;

е) Directum;

ж) DIS-системи;

з) DocsVision;

и) LanDocs;

к) Optima-Workflow.

СЕД - це в першу чергу система, що дозволяє вирішувати усі типові завдання електронного документообігу для роботи з документами - реєстрація і введення документів, пошук документів, маршрутизація, створення звітів, ведення архіву, встановлення правами доступу в системі. Тому при виборі СЕД просто необхідно переконатися в тому, що система дійсно забезпечує виконання таких завдань. Щоб отримати уявлення про можливості систем, що дозволяють організувати електронний документообіг, була складена таблиця з необхідним набором функціонала (таблиця 1). Як показано в таблиці, всі представлені системи намагаються йти в ногу з часом і тому володіють майже всіма необхідними функціональними можливостями. Найкращим чином з типовими завданнями електронного документообігу справляються системи Дело, Євфрат-Документообіг, DocsVision і LanDocs.

Умовні позначення систем в таблицях:

а) Бос-Референт (Б-Р);

б) ГранДок (ГД);