Курсовая работа: Создание баз данных
3.3.8 Запрос на заполнение столбца (на добавление)
Запрос на заполнение столбца (добавление) позволяет скопировать данные из одной таблицы в другую, не прибегая к помощи буфера обмена. Записи могут перемещаться между разными файлами баз данных и между базами данных разного типа. В режиме конструктора такой запрос имеет вид:
3.4 Разработка отчетов для приложения
Отчеты – это информация, оформленная в соответствии с необходимыми спецификациями. Они являются особой формой представления данных. Отчет позволяет использовать и распространять полученную информацию из БД, выводить ее на печать. При оформлении отчетов можно использовать различные элементы управления (графики, диаграммы, рисунки, фон…) Отчеты являются эффективным средством для распечатки информации регулярного использования. Создавать отчеты можно, используя мастер или конструктор. Автоотчет позволяет быстро создавать более простые отчеты. Он бывает двух видов: в столбец и ленточный. Ленточный отчет размещает записи в отдельную строку, а поля в отдельные столбцы. Его удобно применять при большом числе записей и малом количестве полей. Отчет в столбец удобен в том случае, когда мало записей и много полей. Когда необходимо создавать сложные, многоуровневые отчеты, нельзя использовать автоотчет. В данном случае чаще всего применяется мастер. В отчетах также можно создавать поля с итоговыми вычислениями. При этом могут использоваться различные функции и построитель выражений. Как правило, для формирования отчета создают запрос, в котором собирают данные из разных таблиц, с включением вычисляемых полей, группировкой, условиями отбора. Далее по общим правилам MSAccess, на базе такого запроса проектирует отчет.
В данной работе использовалось два типа создания отчета: при помощи конструктора и при помощи мастера с последующим форматированием и редактированием в режиме конструктора. В некоторых отчетах был изменен цвет шрифта, заливка, применялось выравнивание, также использовалась панель элементов для создания надписей и полей, применялась вставка текущей даты.
3.5 Разработка пользовательского интерфейса на основе форм
Чтобы упростить просмотр, ввод и модификацию данных в конкретной таблице создается одна или несколько форм. Таблица и форма – основные объекты в современных информационных системах. Они неотделимы друг от друга, и очень часто разработчики совмещают их в одном окне документа, на разных вкладках. Форма – это документ, который представляет собой бланк, подлежащий заполнению или маску, накладываемую на набор данных. Форма позволяет упростить процесс заполнения БД, благодаря этому имеется возможность поручить ввод информации персоналу не высокой квалификации. По структуре форма похожа на окно диалога. Существует несколько способов создания форм:
1.Автоформа. Основывается только на одном объекте, выбираются все поля. Автоформа бывает трех видов: в столбец (отображает все поля одной записи), ленточная (отображает группу записей), табличная (своим внешним видом напоминает таблицу);
2.Мастер форм – специальные программные средства, создающие структуру форм в режиме диалога с разработчиком;
3.Режим конструктора – наиболее сложный и подробный способ создания форм, рассчитанный на пользователей с большим опытом работы в среде MSAccess.
Помимо простых, формы также могут быть подчиненными и связанными. Если вы создаете форму для ввода данных в две таблицы, связанные друг с другом, то форма для одной таблицы может включать в себя форму для другой (подчиненной) таблицы. Такая форма называется подчиненной. Если вы создаете форму для ввода данных в две таблицы, связанные друг с другом, то форма для одной таблицы может иметь специальную кнопку для вызова формы другой (связанной) таблицы. Такая форма называется связанной.
В данной работе формы создавались как в режиме конструктора, так и в режиме мастера с их последующим форматированием и редактированием. В БД «АГЕНСТВО ПО ТРУДОУСТРОЙСТВУ» приведены вышеперечисленные типы форм. Более простые формы создавались только с использованием режима конструктора. Итак, создав необходимые элементы приложения «АГЕНСТВО ПО ТРУДОУСТРОЙСТВУ», можно приступать к созданию главной кнопочной формы.
3.6 Объединение объектов БД в единое приложение и отладка
Кнопочная форма – это панель управления, которая обеспечивает переход к страницам кнопочной формы, а также выполнение отдельных команд, которые она содержит. Для создания главной кнопочной формы необходимо вызвать диспетчер кнопочных форм в меню [Сервис]-[Служебные]. Далее создание формы осуществляется посредством диалога с разработчиком. Предварительно продумав составные части формы, я пришел к выводу о необходимости создания многостраничной формы. Все страницы кнопочной формы представлены двумя уровнями:
· 1-й уровень: главная страница формы «АГЕНСТВО ПО ТРУДОУСТРОЙСТВУ»;
· 2-й уровень: страницы «Редактирование данных», «Просмотр данных», «Просмотр отчетов»
Используя диспетчер кнопочных форм, на главной странице были размещены команды «Изменение данных», «Просмотр отчетов», «Выход из приложения». Нажатие на кнопки «Добавление данных» и «Изменение данных» осуществляет переход на новую страницу, где перед пользователем появляется перечень новых команд, осуществляющих открытие соответствующей формы в соответствующем режиме. Каждая из этих страниц содержит кнопку возврата к главной странице. Команда главной страницы «Просмотр отчетов» осуществляет переход к новой странице, где пользователь также может увидеть перечень новых команд, осуществляющих открытие соответствующего отчета. Эта страница также содержит кнопку возврата. Команда «Выход из Базы Данных» осуществляет выход. Форматирование главной кнопочной формы осуществлялось в режиме конструктора. Готовую кнопочную форму БД «АГЕНСТВО ПО ТРУДОУСТРОЙСТВУ» в оперативном режиме можно увидеть на рисунке:
Таким образом, создав кнопочную форму для работы с созданными объектами БД (таблицы, формы, отчеты) и протестировав ее, был завершен процесс создания автоматизированной БД «АГЕНСТВО ПО ТРУДОУСТРОЙСТВУ».
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
При помощи СУБД MSAccess 2002 мне удалось поэтапно реализовать поставленную цель, а также решить комплекс задач, вытекающих из данной цели. БД «АГЕНСТВО ПО ТРУДОУСТРОЙСТВУ» состоит из всех необходимых элементов полноценной БД, а потому ее можно рассматривать как единое и отлаженное приложение, соответствующее всем предъявляемым требованиям. Созданная БД «АГЕНСТВО ПО ТРУДОУСТРОЙСТВУ» обеспечивает хранение информации, отражающей основные параметры работы сотрудников, по заказчикам, а также дополнительные сведения.
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ :
1. Основы компьютерной технологии. Шафрин Ю. АБФ, М., 1997
2. Практикум по компьютерной технологии. Шафрин Ю., Ефимова О., АБФ, М., 1997
3. Верман А.Я. «Access 97 для профессионалов», Питер, СПб., 1998
4. Зиновьев Н.Б. «Access 97 – русская версия». М., 1998