Курсовая работа: Специфіка обслуговування учасників конгресного туризму
Поїздки, пов'язані з участю в з'їздах, конференціях, семінарах під егідою політичних, економічних, наукових, культурних, релігійних і інших організацій, складають близько 16% ринку ділового туризму [15].
І, нарешті, 11% обсягу ділового туризму займають поїздки з метою відвідування торгово-промислових виставок, ярмарків і участі в їхній роботі.
У всіх розвинених країнах існують асоціації ділового туризму, спеціалізовані видання, учбові центри, проводяться виставки цієї сфери бізнесу. Наприклад, Американська Асоціація ділового туризму «SITE» (Society of Insentive and Travel Executives), об'єднує авіакомпанії, готелі, круїзні лінії, учбові установи, конгресні центри, консалтингові і страхові компанії, фірми-туроператори інсентив-турів, транспортні компанії. Основні напрями роботи «SITE» – це маркетингова підтримка своїх членів, узагальнення і розповсюдження досвіду, видання спеціалізованої літератури.
Business Travel сьогодні – розвинена індустрія з обслуговування ділових поїздок. Фахівці зазвичай розглядають поняття Business travel як бізнес-систему, що складається з чотирьох підсистем. Це – чотирикутник, в кутах якого знаходяться: «компанії-замовники (вони направляють своїх співробітників у ділові поїздки)», «компанії-постачальники окремого виду послуг» (авіакомпанії, готелі, бюро з оренди автомобілів, страхові компанії і ін.), «компанії-постачальники повного комплексу послуг (туроператори) у сфері ділових поїздок» і «організації і фірми індустрії MICE».
Конгресний туризм – це і поїздки за кордон на виставки і конференції і так далі, для когось – це поєднання приємного з корисним, коли вдається провести і ділові переговори і відпочити в нових місцях.
Сьогодні багато туристичних компаній успішно працюють в області організації і обслуговування конференцій, конгресів і корпоративних заходів. Вони швидко і ефективно організовують поїздки різної тематики і мети (від організації конференцій до відвідин виставки чи конкретного підприємства) як для великих груп (100 і більш за чоловік), так і для індивідуальних клієнтів.
Організація бізнес-турів має свою специфіку. Як правило, бізнесмени планують свої поїздки за декілька місяців, що особливо актуально для «високого сезону» у виставковому бізнесі, який припадає на лютий-травень і вересень-листопад. При організації ділових поїздок як правило необхідно знайти найкоротшу стиковку авіарейсів, найближчий до виставки готель, найзручніший трансфер і тому подібне
Основа ділової поїздки – програма зустрічей і заходів, спланованих і насичених. Туристичним компаніям без копіткої роботи з клієнтом, розуміння специфіки його професійної діяльності і чіткого бачення саме ділової мети його поїздки не обійтися. Ділові поїздки організовуються, як правило, з повною культурною і екскурсійною програмою. У стандартну програму входить мешкання, сніданки, трансфери, оформлення візи. Додатково надаються такі послуги як: акредитація на виставку або вхідні квитки, послуги гідів, перекладачів, додаткові переїзди або оренда автомобіля і багато іншого, що може бути необхідним на тому чи іншому заході. Клієнтам пропонуються спеціальні тарифи на перельоти в бізнес класі, організація VIP-обслуговування в аеропортах тощо.
Діловий туризм – один з найперспективніших напрямів сучасного туризму. Високі темпи його розвитку визначають, в першу чергу, глобалізація світової економіки і «стирання кордонів». Бізнесмени все частіше шукають і знаходять ділових партнерів за кордоном. Але, відправляючись в подібну подорож, вони хочуть не просто побувати на виставці, семінарі, конференції – вони їдуть за новими можливостями для свого бізнесу.
Конгресний туризм є спеціалізованим сегментом ринку туристських послуг, що включають у себе поїздки на такі організовані заходи, як, наприклад, конгреси, конференції й інші наради або зустрічі, метою яких є обговорення різних питань серед певних груп людей. Жоден ініціатор серйозної конференції не зможе самостійно здійснити його повну організацію. Як фахівці - посередники звичайно виступають туристські компанії. При цьому перед туристськими компаніями можуть стояти різні завдання. Перше, - коли туристська компанія лише надає допомогу при відправленні туриста на той або інший міжнародний захід, тобто її роль обмежується бронюванням готелю, авіаквитків, оформленням візи й організацією трансферів. Друге, і більш складне, є підготовка конференції. Перед початком роботи над подібною програмою, крім бюджету, числа учасників і місцем проведення конференції необхідно з'ясувати формат заходу й мету, переслідувану ініціатором конференції.
Для розуміння цілей і завдань, що стоять перед ініціаторами конференцій, розглянемо принципи сегментації ринку конгресного туризму.
Принциповими відмінностями одного виду конференції від іншого є їх соціальне й економічне значення, складність організації й порядок проведення, чисельність учасників (делегатів). Сегментація ринку конгресного туризму може бути здійснена по цілям скликання, характеру роботи, кількості учасників і їхньому якісному складу, рівню компетенції скликуваних нарад, періодичності скликання. Проте, на наш погляд, основним критерієм, по якому можливо провести сегментацію ринку конгресного туризму, є природа ініціатора скликання тієї або іншої наради. Саме природа ініціатора визначає вид конференції, а також перелік необхідних послуг. Може бути виділено два сегменти: корпоративний ринок конференцій і не корпоративний ринок конференцій - сфера діяльності урядових структур і галузевих асоціацій (рис. 1).
Рис. 1 Сегментація ринку конгресного туризму
Корпоративний ринок конференцій може бути підрозділений на три категорії: конференції наукового характеру, конференції торгово-економічного характеру, конференції членів асоціацій, що поєднують людей по різним «інтересам», наприклад, спортивним, клубним і т.п.
Компанії виступають основним замовником послуг із проведення конференцій як у готелях, так і в туркомпаніях. Зупинимося більш докладно на видах корпоративних нарад.
Корпоративний ринок конференцій може бути підрозділений на три категорії нарад (діаграма 1).
Діаграма 1. Структура ринку корпоративних конференцій (організатори конференцій можуть організувати більш ніж один вид конференції. Тому загальне відносне число конференцій у відсотковому відношенні перевищує 100%.)
Внутрішні наради. Дані заходи призначені винятково для співробітників компанії. По даним Міжнародної Асоціації конгресів і конференцій (ICCA) в 2002р. заходи, що мають на меті підвищення продажів компанії (Sales), склали 43% від всіх внутрішніх нарад. Навчання (Training) є метою 37% організованих заходів. Велика частка нарад, що мають метою підведення підсумків (Executive) - 31%. Частка нарад, у ході яких розглядаються технічні питання (Technical), і заходів, що мають своєю метою стимулювання співробітників компанії (Incentive) становлять по 21%.
Зовнішні наради призначені для компаній, що діють на даному ринку. Відповідно, учасниками подібних заходів виступають зовнішні партнери корпорації. Найбільше часто компаніями проводяться презентація продуктів (в 32% випадках), конференції дилерів/дистриб'юторів (20%), симпозіуми/ семінари по обговоренню спеціального питання (25%). Також до категорії зовнішніх нарад можуть бути віднесені виставки (20%), збори акціонерів (8%) і прес-конференції (13%).
До нарад, призначених як для внутрішніх, так і для зовнішніх партнерів можуть бути віднесені дві більші групи: робочі семінари (Workshops) і заходи, що мають на меті навчання (Training), на частку яких доводиться по 25% організованих заходів.
Заходи, що переслідують різні цілі, можуть бути організовані різними відділами компанії.
При виборі місця й термінів проведення корпоративної наради враховуються потреби й мета компанії, але не побажання потенційних учасників даного заходу.
За рідкісним винятком, компанії не бажають висвітлення результатів роботи проведених нарад.
Розуміння цілей і завдань, що стоять перед компанією-ініціатором конференції дозволить туркомпанії провести попередній аналіз можливості організації конференції відповідно до вимог і побажаннями замовника; у випадку неможливості проведення заходу в заданому форматі, запропонувати альтернативний варіант організації; розробити концепцію/програму конференції залежно від типу (формату) конференції в тому випадку, якщо це не визначено замовником споконвічно.
1.2 Особливості розвитку конгресного туризму та обслугоВУвання його учасників у світі
Глобалізація світової економіки і зв'язана з цим процесом інтенсифікація ділових, наукових і культурних зв'язків перетворили конгресний туризм в одну з ведучих і найбільше динамічно розвинутих галузей світового господарства, що дозволило визнати його економічним феноменом ХХ сторіччя.
У столітті, що наступило, його роль постійно росте. На думку закордонних експертів, до 2020 року кількість міжнародних ділових поїздок зросте в три рази — з 564 млн. до 1, 6 млрд. у рік. При цьому оборот даного сектора збільшиться в 5 разів — з 400 млрд. доларів США до 2,0 трлн. А по зведеннях американської організації «Круглий стіл ділового туризму», збільшення обороту в цій сфері на один мільярд доларів приводить до створення 100 тис. нових робочих місць [16].