Курсовая работа: Спічрайтер як вид референтської діяльності

Датування документів . Стандарт встановлює два способи написання дат: традиційний словесно-цифровий, наприклад: 1 травня 1996р. – і цифровий – трьома парами арабських цифр. наприклад: 02.10.96. Перша частина означає число місяця, друга – його порядковий номер, третя – рік. Якщо числа однозначні, то перед ними слід ставити нулі. Перевага віддається цифровому способу, який скорочує довжину дати у середньому на вісім друкованих знаків і є готовим кодом при автоматизованій обробці. У документах, які містять відомості матеріально-фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат: в актах, дорученнях, звітах, розписках тощо.

Погодження і посвідчення. Погодження – це спосіб попереднього розгляду та оцінки проекту документа. Відповідно до вимог ЄДСД воно покликане забезпечити правильне і всебічне розв’язання комплексу питань: про якість підготовленого документа, його своєчасність і доцільність, науково-технічне й економічне обґрунтування, відповідність до діючого законодавства, правових актів, що визначають компетентність організації, яка видає документ.

Проекти документів погоджуються з установами, організаціями, структурними підрозділами, посадовими особами, компетентними у питаннях, що містяться у проекті документа.

Розрізняють внутрішнє (з різними підрозділами та посадовими особами в самій організації чи установі) і зовнішнє погодження (з підпорядкованими і не підпорядкованими органами).

Засвідчення документів. Основні способи засвідчення документів полягають у підписанні, затвердженні їх і проставлені печатки.

До реквізитів “підпис” ставляться такі вимоги: він повинен складатися з найменування посади та ініціалів, прізвище пишеться повністю і в дужки не береться. Ініціали ставляться перед прізвищем. Повне найменування посади не вказується у тому випадку, коли документ виконано на бланку і є докладні відомості про адресата, тобто автора документа. Якщо таких відомостей немає, посада наводиться повністю, наприклад: декан економічного факультету ДонДУ.

При підписанні документа кількома посадовими особами їх підписи розташовують один під одними згідно з субординацією.

2.2 Оформлення службового листа спічрайтером

Службовий лист – це узагальнена назва різнотипних за змістом документів, що служать засобом спілкування між установами, закладами, організаціями та приватними особами і надсилаються поштою.

Службовий (діловий) лист – один з найважливіших каналів зв’язку підприємства, організації, установи, закладу із зовнішнім світом. Через листи ведуться переговори, з`ясовуються відносини між структурами, супроводжуються матеріальні цінності в дорозі тощо.

Аналіз сучасного листування показує відсутність у багатьох управлінських працівників навичок складання листів. Тому актуальним є питання призначення спеціальних працівників, які будуть найефективніше працювати з службовим листом – спічрайтери.

Перш за все, спічрайтер повинен враховувати те, що службовий документ – не матеріал для читання, а інформація, яка повинна спонукати до певних дій.

Відповідно до правової залежності офіційних листів їх мова і стиль повинні задовольняти ті самі вимоги, що і мова закону.

Залежно від типу листа і його змісту текст може бути як простим, так і складним, має викладатись від першої особи множини ( просимо, надсилаємо, пропонуємо, повідомляємо, повертаємо тощо).

Текст листа має бути індивідуальним, простим, тобто висвітлювати одне питання і складатись із двох логічно пов`язаних між собою частин: у першій – наводиться опис фактів, подій, що були підставою для написання листа; у другій – викладаються висновки, пропозиції, прохання, рішення щодо змісту.

Текст розміщують з урахуванням берегів та абзаців, які поділяють частини тексту на окремо закінчену думку.

Складний лист містить вступ, основну частину і висновок.

У вступній частині дається обґрунтування питання: причина виникнення чи його коротка історія. Якщо приводом для створення листа був будь-який документ, робиться посилання на нього.

В основній частині викладається сутність питання, наводяться докази і вона має бути переконливою, щоб не виникло сумнівів щодо точності й обґрунтованості рішень, які пропонуються.

У висновку формулюється основна мета листа.

Службовий лист – один із засобів обміну інформацією й оперативного управління найрізноманітнішими процесами діяльності організації чи установи, що виникають в управлінській діяльності: запит, відповідь, повідомлення, уточнення, пропозиція, прохання, з`яування, запрошення, вимога, заперечення тощо.

Головна мета службового листа – спонукати до дії, переконувати, доводити, пояснювати тощо. Цього досягають ясністю, чіткістю та стислістю тексту.

До складання листів ставляться ті самі вимоги, що й до інших службових документів. Службове листування ведеться від імені установи, а не від імені спічрайтера, або посадової особи, що підписала документ. Особистий момент у таких листах зводиться до мінімуму.

2.3 Створення договору спічрайтером

Доповідь – це документ, у якому викладаються певні питання, наводяться висновки, вносяться пропозиції. Призначений для усного (публічного) виголошення та обговорення. Складаються доповіді з різних питань діяльності установи, організації, підприємства. Вони можуть бути:

а) звітними, тобто такими, в яких узагальнюється стан справ, хід роботи за певний час; б) поточним, інформуючими про хід виконання планів; в) на політичні теми; г) наукові та інші.

Текст доповіді складається трьох логічних елементів: вступу, доведення і висновків.

У вступі вказують підстави, причини, що викликали виникнення названого документа. Наприклад, керівники громадських організацій у відповідності до статуту повинні у певний час звітувати про виконувану роботу. В описовій частині аналізується фактичний стан справ, наводяться аргументи, даються посилання і т.д. Заключна частина містить висновки і пропозиції.

Вітання . Важливе місце у мовному етикеті відведено й вітанню. За для хорошого іміджу керівника, як людину з якою приємно мати справу, слід використовувати найменшу нагоду для виявлення уваги до своїх колег чи співробітників, показувати, свою небайдужість до їхніх успіхів. За розпорядженням керівника, спічрайтер повинен написати вітального листа чи скористатися усним мовленням.