Курсовая работа: Створення бази даних "Відвідування" засобами Access
Поля дати/часу
Використання для зберігання дат і часу полів, в яких дані представлені в спеціальному форматі, надає ряд додаткових переваг:
MS Access дозволяє вводити і відображувати дати в декількох форматах. Конкретний варіант відображення дати/часу встановлюється у властивості Формат поля вікна конструктора таблиць. При зберіганні даних ці формати автоматично перетворяться у внутрішнє представлення даних.
При введенні дат MS Access здійснює перевірку формату даних і допускає введення лише правильних дат.
У полі даного типа може міститися будь-яка дата і будь-який час: від 1 січня 100 р. до 31 грудня 9999 р. Дані цього типа займають 8 байт.
Логічні поля
Логічні поля використовуються для зберігання даних, які можуть приймати одне з двох можливих значень. Властивість Формат поля логічного поля дозволяє використовувати спеціальні формати або один з трьох вбудованих: Істина/Брехня, Да/Нет або Вкл/викл. При цьому значення Істина, Та і Вкл еквівалентні логічному значенню True, а значення Брехня, Немає і Викл еквівалентні логічному значенню False.
Якщо вибрати вбудований формат, а потім вводити еквівалентне логічне значення, то введене значення відображуватиметься у вибраному форматі. Наприклад, якщо значення True або Вкл вводиться в елемент управління типа Поле, для якого у властивості Формат поля вказано Да/Нет, то введене значення тут же перетвориться в Так.
При створенні спеціального формату треба видалити поточне значення з властивості Формат і введіть свій власний формат.
Текстові поля довільної довжини
Текстові поля довільної довжини (поля MEMO) можуть містити тих же типів даних, що і прості текстові поля. Відмінність між цими полями полягає в тому, що довжина полів типа MEMO може бути дуже велика в порівнянні з розміром текстових полів. Може містити довгий текст або комбінацію тексту і чисел.
Поля об’єкта OLE
MS Access дозволяє зберігати в таблицях зображення і інші двійкові дані (наприклад, електронну таблицю MS Excel, документ MS Word, малюнок звукозапис), зв'язаний або упроваджений в таблицю Microsoft Access. Для цих цілей служить тип даних Поле об'єкту OLE. Фактичний об'єм даних, який можна ввести в поле даного типа, визначається об'ємом жорсткого диска комп'ютера (до 1 Гігабайта).
Тип даних майстер підстановок
Вибір цього типа даних запускає майстер підстановок, який створює поле, в якому пропонується вибір значень із списку, що розкривається, містить набір постійних значень або значень з іншої таблиці. Вибір цього параметра в списку у вічку запускає майстра підстановок, який визначає типа поля.
Розмір даного поля збігається з розміром ключового поля, використовуваного як підстановка (зазвичай, 4 байти).
Створення структури таблиці
Після розгляду типів даних в Access і окремих властивостях полів таблиці, можна приступити до створення структури таблиці. Створення структури таблиці можна розглянути на прикладі створення таблиці «Студенти бази даних МВПУ». Дана таблиця вже є в базі даних МВПУ, але розгляд процесу створення цієї таблиці буде вельми корисним. Для того, щоб не порушити структуру бази даних МВПУ, заздалегідь, створюється учбова база даних і відкривається її вікно. У вікні конструктора таблиці в стовпці Ім'я поля ввести КодУчня.
Натиснути клавішу Tab або Enter, щоб перейти в стовпець Типа даних. При цьому звернути увагу, що в нижній частині вікна діалогу з'являється інформація в розділі “Властивості поля”.
У стовпці Тип даних з'явилося значення Текстовий. Потрібно натиснути кнопку розкриття списку в правій частині прямокутника, і побачити список, що містить всі типи даних. З цього списку за допомогою миші або клавішами вгору і вниз вибирається значення Лічильник і натискується на клавішу Tab для переходу в стовпець Опис. Стовпець Опис це пояснення, яке дається своїм полям. Якщо в майбутньому працювати з даною таблицею, цей опис з'являтиметься в нижній частині екрану MS Access всякий раз, коли виявитеся в полі КодУчня, і нагадає призначення даного поля.
Необхідно ввести пояснюючий текст в стовпець Опис і натиснути клавішу Tab або Enter, щоб перейти до введення інформації про наступне поле. Аналогічним чином можна ввести опис всіх полів таблиці.
Завершивши введення структури таблиці, необхідно зберегти її, виконавши команду Файл/Зберегти.
Створення таблиці в режимі таблиці
Кожен із способів має свої переваги і недоліки. Але цей спосіб створення таблиці вражає своєю простотою, наочністю і дуже сподобався. Не даремно він розташований першим в списку методів створення таблиць вікна діалогу “Нова таблиця ”. Ймовірно, ним найчастіше і користуються. Нижче приведена послідовність дій, яку належить виконати:
Необхідно перейти на вкладку «Таблиці вікна бази даних» і натиснути кнопку Створити. У вікні діалогу «Новая таблица» вибрати із списку варіантів значення Режим таблиці і натиснути кнопку ОК.
В результаті виконання цих дій відкриється вікно діалогу “Таблиця”, що містить створену за умовчанням таблицю. Ця таблиця містить 20 стовпців і 30 рядків, і цього цілком достатньо спершу. Після збереження цієї таблиці, звичайно, можна додати стільки рядків і стовпців, скільки знадобиться.
Найменування полів таблиці визначені за умовчанням, але навряд чи вони задовольняють вимогам. MS Access дозволяє дуже просто привласнити полям нові імена.
Для цього натиснути двічі кнопкою миші на область вибору першого поля (заголовок якого містить Поле 1). Ім'я поля виділяється і з'являється миготливий курсор.