Курсовая работа: Створення і застосування електронного документу
Сьогодні в друкованій інформації орієнтуватися дуже важко. Майже неможливо знайти вичерпні відомості по конкретній тематиці (включаючи книги, газетні статті й відстовбурчити). Занадто багато часу віднімає добірка уривчастих відомостей, які можна розшукати в окремих джерелах. Наприклад, якщо Ви захочете щось довідатися про останніх лауреатів Нобелівської премії, на збір їхніх біографій у Вас піде весь день. А електронні документи будуть інтерактивними (тобто дозволять вести "діалог"): Ви запитуєте якусь інформацію, і документ надає її. Вам прийде в голову інша ідея, і документ знову відповідно відреагує. Як тільки Ви звикнете до такої системи, Ви відразу зрозумієте, що можливість перегляду інформації різними способами робить її цінніше. Гнучкість викликає інтерес до вивчення, а воно завжди винагороджується відкриттям.
Аналогічним образом Ви зможете одержувати й свої щоденні новини, самостійно визначаючи тривалість їхньої передачі. Це стане можливим завдяки індивідуальному підходу до трансляциям ТВ. Випуски новин, що доставляються тільки вам, будуть скомпоновані зі зйомок і репортажів NBС, ВВС, CNN або Los Angeles Times, сюди ж може ввійти прогноз погоди від місцевої метеорологічної служби або від приватного метеоролога, якому Ви довіряєте більше. Одні репортажі (самі захоплюючі) Ви зможете запитувати в розгорнутому виді, а інші - буквально у двох-трьох словах, тільки про самому головний. Якщо при перегляді новин Вас зацікавлять якісь подробиці, Ви запросите їх в іншої служби новин або з архіву.
Літературні твори, мабуть, один з деяких видів друкованих документів, які нічого не виграють від перекладу в електронну форму. Майже у всіх довідниках є предметні покажчики, але в художній прозі иx ні, адже романи читають послідовно, від початку й до кінця. І справа отут не в якихось технологічних особливостях - будь-яке оповідання невід'ємне пов'язане з послідовним розвитком сюжету. Втім, зараз з'явилися нові форми літератури - інтерактивні, що використовують всі переваги електронного миру, однак і традиційні її форми як і раніше будуть популярні.
Магістраль дозволить поширювати будь-які форми цифрових документів - легко й дешево. Мільйони приватних осіб і компаній зможуть створювати такі документи й публікувати їх у мережі. Якісь документи будуть платні, а якісь - безкоштовні, адресовані всім бажаючої. Згадаємо також, як фантастично подешевіли засобу зберігання цифрової інформації. Жорсткі диски в персональних комп'ютерах дуже незабаром будуть продаватися всього центів по 15 за мегабайта (мільйон байт). Оскільки 1 мегабайт - це близько 700 сторінок тексту, виходить, що зберігання однієї сторінки обійдеться приблизно в 0,00021 долара, тобто одну двохсоту того, що коштує ксерокопія сторінки (по середньому тарифі в 5 центів за сторінку). А оскільки дисковий простір можна використовувати повторно, для запису інших даних, то вартість зберігання інформації - це насправді вартість оренди дискового простору. Якщо середній термін служби жорсткого диска прийняти рівним трьом рокам, амортизаційна вартість зберігання однієї сторінки складе 0,00007 долара в рік. Але засобу зберігання інформації постійно дешевшають. Зокрема, ціни на жорсткі диски в останні кілька років щорічно падали на 50%.
Зберігання тексту не викличе труднощів, тому що в цифровому виді він дуже компактний. А що стосується зображень, згадаєте старе прислів'я: "Краще один раз побачити, чим сто разів почути". Отож, якщо неї перефразувати, то можна сказати, що в цифровому світі будь-яка картинка коштує тисячі слів. І адже це в буквальному значенні! Високоякісні фотозображення вимагають для зберігання значно більше місця, а відео (по суті, це послідовність зображень, змінюваних із частотою до 30 кадрів у секунду) - ще більше. Проте вартість поширення навіть цих видів даних досить низка. Художній фільм у стислому цифровому форматі займає близько 4 гігабайт (4000 мегабайт).
А як тільки диск (з фільмом) і керуючий їм комп'ютер підключаються до магістралі, виявляється, що для перегляду цього фільму всіма бажаючими досить однієї копії. Зрозуміло, найбільш популярні документи будуть копіювати на кілька серверів, щоб уникнути затримок при звертанні до них незвичайно великої кількості користувачів. Вимагаючи лише разового вкладення капіталу, по грубих прикидках рівного тій сумі, що сьогодні окремий магазин викладає за популярний відеозапис, сервер зможе обслуговувати тисячі клієнтів одночасно. При цьому кожний користувач понесе додаткові витрати, що складаються з вартості короткочасної "оренди" дискового простору сервера й тарифів на зв'язок. А ці ціни постійно падають, так що сума додаткових витрат для окремого користувача незабаром наблизиться до нуля.
Це, звичайно, не означає, що інформація стане безкоштовної, але витрати на її поширення будуть дуже низки. При виданні книг головні витрати пов'язані з її випуском і поширенням, а не з виплатою гонорару авторові. Дерева треба зрубати, деревину подрібнити до однорідної маси й з її виготовити папір. Книгу треба надрукувати, зброшурувати й одягти в плетіння. Більшість видавців основний капітал вкладають у перший тираж, обумовлений максимальною кількістю екземплярів, що, на їхню думку, може відразу розійтися. Адже видання книги тільки тоді приносить прибуток, коли вона випускається відразу значним тиражем. Але тут видавці йдуть на фінансовий ризик: не виключено, що їм не вдасться розпродати всі екземпляри або що на їхню реалізацію піде якийсь час. Попутно видавець повинен тримати книги на складі, відвантажувати їхнім оптовикам і книгарням, що торгують у роздріб. Торговці теж вкладають у цей бізнес свій капітал і, природно, хочуть дістати певний прибуток.
Друкований прес Гутенберга викликав перше реальне зрушення в цій проблемі - він дозволив швидко й порівняно дешево поширювати інформацію на будь-яку тему. Знизивши "коефіцієнт тертя", друкований прес породив сучасні мас-медіа. Кількісний ріст книг сприяв розвитку в суспільстві інтересу до читання й листа; як тільки людина ставала грамотним, він виявляв, що письмове слово дає цілий ряд переваг. Купці стали вести облік своїх товарів і становити договори, закохані - обмінюватися амурними записками, ну а інші - просто записувати щось на пам'ять, вести щоденники. Але самі по собі ці "додатки" не були настільки привабливими, щоб позбавити людей від ліні й змусити їх навчатися грамоті. Поки не з'явився достатній прошарок утворених людей, письмове слово як спосіб зберігання інформації не приносило особливої користі. І оскільки саме книги сприяли виникненню "критичної маси" утворених людей, цілком справедливо сказати, що друкований прес навчив нас читати.
Друкований прес спростив виготовлення безлічі копій того або іншого документа. Ну а як щодо тих праць, які були призначені лише вузькому колу вибраних ? Нова технологія була потрібна й у малотиражному видавництві. Копірка - річ, звичайно, прекрасна, якщо Вас улаштовують 2 - 3 копії. Мімеографи (застаріла назва ротапринтів) і інші громіздкі машини дозволяли розмножувати документи вже в десятках екземплярів, але використання цих агрегатів Ви повинні були передбачити ще при роботі над оригіналом.
В 1930-х роках Честер Карлсон (Chester Carlson), роздратований надмірною складністю підготовки патентних заявок (доводилося вручну копіювати текст і креслення), став шукати більше зроблений спосіб малотиражного розмноження документів. І от в 1940 році він запатентував винайдений їм процес - ксерографію. В 1959 році компанія (згодом відома як Xerox), що він зумів зацікавити своїм винаходом, випустила його перший копіювальний апарат. Модель 914, що дозволила легко й недорого розмножувати документи помірним числом копій, привела до справжнього вибуху в обсягах і видах інформації, призначеної нечисленним групам споживачів. Маркетингові дослідження пророкували, що Xerox зуміє продати максимум 3000 своїх копіювальних апаратів першої моделі. А насправді вони розійшлися в кількості 200000 штук. Рік по тому послу випуску копіювального апарата з його допомогою щомісяця робили вже по 50 мільйонів копій різних документів. ДО 1986 року це число перевищило 200 мільярдів і росте дотепер. Більша частина копій ніколи б не з'явилася на світло, не будь цієї технології - такий простій і дешевої.
Фотокопіювальний апарат і його далекий родич, настільний лазерний принтер, укупі із програмним забезпеченням персональних комп'ютерів для настільного видавництва сприяли появі численних інформаційних бюлетенів, меморандумів, програмок, рекламних листівок і інших документів, орієнтованих на порівняно вузьку аудиторію.
Карлсон теж вніс вклад у зменшення "коефіцієнта тертя" поширення інформації. І скажений успіх його копіювального апарата - наочний приклад тому, які дивні речі трапляються, варто лише знизити цей коефіцієнт.
Звичайно, виготовити копії набагато легше, ніж написати оригінал так, щоб його схотілося читати. У наш час можна видавати необмежена кількість книг. У звичайній книгарні Ви знайдете порядку 10000 найменувань, а в деяких - до 100000. І лише мала частка цих фоліантів, менш 10%, принесла прибуток їхнім видавцям, хоча деякі книги користувалися таким успіхом, що нікому й не снився.
Хоча вартість видання книг набагато нижче вартості підготовки й трансляції телепередач, вона однаково перевищує витрати на публікацію в електронному виді. Щоб підготувати книгу до печатки, видавцеві доводиться йти на передоплату всіх витрат, пов'язаних з виробництвом, поширенням і маркетингом. А інформаційна магістраль створить середовище з більше низьким вхідним бар'єром, чим ми бачили дотепер. Саме тому Internet являє собою грандіозну систему "самвидаву". Його електронні дошки повідомлень демонструють деякі зі змін, що очікують нас,, коли всі одержать доступ до системи дистрибуції з низьким "коефіцієнтом тертя" і кожний зможе поширювати свою творчість - послання, малюнки, програми й т.д.
Електронні дошки в Internet охоплюють широке коло тем. Частина кореспонденції просто жартівна. Якщо одне з таких повідомлень здається комусь забавним, він передає його далі по електронній пошті. Наприкінці 1994 року таке трапилося з фальшивим прес-релізом про покупку фірмою Microsoft Всесвітньої церкви (Catholic Church). Тисячі його копій по нашій системі електронної пошти поширювалися й в Microsoft. Я сам одержав більше двадцяти екземплярів від своїх знайомих і колег.
Але є й багато інших, набагато більше серйозних прикладів використання мережі для мобілізації людей, стурбованих загальною проблемою або зв'язаних спільними нтерес. Під час недавнього політичного конфлікту в Росії обидві сторони могли апелювати до світової громадськості, відправляючи свої повідомлення на електронні дошки. Так що мережі дозволяють контактувати зовсім незнайомим людям, стривоженим однаковими проблемами.
Інформація, яка публікується в електронному вигляді, групується по тематиці. Кожна електронна дошка повідомлень або група новин (news-group) має своє ім'я, і будь-який бажаючий може приєднатися до них. Цікаву для Вас групу новин легко вибрати зі списку або орієнтуючись на найбільш пояснюючі імена.
Винахід Гутенберга заклало основи масового книговидання, але грамотність, що воно в остаточному підсумку породило, привела до небувалого доти розмаху переписки між окремими особами. Електронний зв'язок розвивався з точністю до навпаки. Усе почалося з електронної пошти, що дозволила зв'язуватися з невеликими групами осіб. А тепер мільйони людей користуються перевагами мереж для широкомасштабної дистрибуції (з низьким "коефіцієнтом тертя") своїх матеріалів.
3. Сучасний електронний документ
3.1 Формати електронного документу
Формати створюваного електронного документу характеризуються тим, що мають відкриту або закриту специфіка цію, рівень стандарту, або просто характеризую ться обсягом розповсюдження та використання .
Поширені такі формати електронних документів [3]:
формати відкритого тексту: в діловодстві для створення електронного документу широко використовуються формати програм Microsoft (Word, Excel), які характеризуються тим, що мають закриту специфікацію. Взв'язку з тим, що це не прийнятно в аспекті архівного зберігання електронного документу, для архівів рекомендується використовувати формат відкритої специфікації - PDF фірми Adobe Systems Inc., який визначений ISO (The International Organization for Standardization) як стандарт (ISO/DS 19005-1) довготривалого зберігання електронних документів (до 50 років). Для більшості прикладних програм для створення ЕД можлива конвертація до формату PDF, який відтворює ЕД (текст і графіку).
Формати графічних зображень:
TIFF (Tag Image File Format): графічний формат, який рекомендується як стандарт високої якості зображень для широкого застосування і довготривалого зберігання графічних зображень;
GIF (Graphics Interchange Format): графічний формат рекомендований для передавання зображення каналами зв'язку, не рекомендується як формат довготривалого зберігання зображень;
JPEG (Joint Photographic Experts Group): графічний формат з ущільненням інформації з мінімальними її втратами, широко використовується в Інтернет, в діловодстві, ЕД в цьому форматі надходять і до архіву;
інші формати (pict, bmp тощо) використовують в специфічних додатках і нерекомендовані для довготривалого зберігання зображень;
формат структурованого тексту (текстові документи, які мають графічні та аудіо включення, Інтернет-посилання тощо): поширено використання формату SGML (Standard Markup Generalized Language). Цей формат структурованих документів має можливості подетального відкриття документа в зв'язку з чим зручний для довготривалого зберігання документів в архівах.