Курсовая работа: Техническое обеспечение современного офиса
Труды Арустамова Э.А.2 «Банковское, таможенное и офисное оборудование» обращает внимание на классификацию офисного оборудования, оборудование рабочего места менеджера, очень подробно рассказывает технические характеристики различных видов принтеров и ксероксов.
Статьи Соева Е.В.3 «Технические аспекты в делопроизводстве» послужили информационной базой для раскрытия заявленной темы. В данных статьях широко освещена тема технического обеспечения офиса, дано описание минимальных технических требований в работе современной организации.
1. Технические средства для эффективной работы офиса
1.1 Персональный компьютер
Ни у кого не вызывает сомнений, что обстановка, в которой проходит рабочий день, оказывает непосредственное влияние на общее состояние, настроение, умственную работу человека. Специалисты-психологи считают, что для максимально успешной работы, приносящей радость, необходимо создать на рабочем месте деловую, но вместе с тем уютную атмосферу. Современный офис — это место, с которого начинается фирма. Поэтому от того, как будет выглядеть офис, насколько правильно и эстетично оформлена приемная, в немалой степени зависит успех в заключении договоров и контрактов и, в конечном итоге, успех организации.
Приступая к оснащению офиса различной техникой, необходимо помнить, что в помещении офиса должны находиться только те предметы, которые требуются вам и сотрудникам предприятия в процессе работы. Приобретение средств оргтехники должно быть продиктовано, в первую очередь, соображениями целесообразности ее использования для максимальной эффективности работы, а также расчетом полезной площади помещения, отведенного под офис. Вот примерный комплект технических и организационной техники для оснащения рабочего места секретаря предприятия малого и среднего бизнеса. На рабочем месте должны находиться: персональный компьютер; принтер; сканер; копировальный аппарат (ксерокс); телефоны внутренней и наружной связи; автоответчик, сопряженный с диктофоном; машина для уничтожения документов; факсимильный аппарат. Желательно всю оргтехнику расположить так, чтобы она была доступна для подхода и кратковременного пользования и, вместе с тем, хорошо обозревалась4 . При этом лучше не позволять ею пользоваться другим сотрудникам, так как это может привести к поломке или, например, размножению информации, не имеющей непосредственного отношения к работе. Планировка технического оснащения рабочих мест считается рациональной в соответствии с эргономикой, если соблюдены следующие основные принципы:
- рабочие места расположены в соответствии с технологическим процессом содержания и обработки документов;
- шкафы и картотеки располагаются с максимальным удобством подходов к ним;
- естественное освещение должно падать на рабочие места слева или спереди, следует исключить влияние уличных раздражителей;
- необходимо обеспечить свободный и безопасный доступ к местам включения в сеть средств оргтехники;
- следует исключить неблагоприятное воздействие теплового излучения от отопительных приборов5 .
К офисной технике или оргтехнике в широком смысле можно отнести любые приборы, устройства, технические инструменты и приспособления, машины, мебель и т.п., начиная от карандашей и точилок для них и кончая вычислительными машинами и системами.
В более узком смысле слова под оргтехникой понимают лишь технические средства, используемые в делопроизводстве для создания информационных бумажных документов, их копирования, размножения, обработки, хранения, транспортирования, и средства административно-управленческой связи6 .
Работа в любом офисе требует использования различного технического оборудования, которое существенно облегчает и ускоряет трудовой процесс. В связи с этим каждый работник, в первую очередь, должен иметь четкое представление о компьютерах, системах связи и их разновидностях, печатной и копировально-множительной технике.
Офисное оборудование можно классифицировать на следующие основные группы:
1. Компьютеры и электронные коммуникации передачи информации.
2. Печатное и множительное оборудование.
3. Средства обработки документов.
4. Демонстрационная видеотехника.
5. Системы связи.
6. Системы безопасности и их обеспечение.
Компьютеры и электронные коммуникации передачи информации, как правило, есть в каждом современном офисе. В зависимости от специфики работы офиса составные комплектующие элементы подобного оборудования различны и определяются в соответствии с задачами, которые следует решать как на каждом рабочем месте, так и, в целом, по всему офису и его филиалам7
Для каждого отдельного случая это своя информационно-вычислительная система с использованием компьютеров, терминалов, серверов, а также средств, обеспечивающих их взаимную связь между собой.
1.1 Персональный компьютер
Офисный персональный компьютер отличается от игрового, как деловой костюм от наряда фокусника — строгость и выдержанность против пестрой вышивки. Велик соблазн иметь что-то очень «крутое», благо затраты можно списать на себестоимость, но разумнее будет предпочесть новомодным решениям проверенные, появившиеся год или полгода назад персональные компьютеры. Все шероховатости, свойственные новинкам, превратились в достоинства, вносящие свой вклад в одну из важных характеристик офисной системы — надежность.
После надежности эргономичность — самый важный критерий для офисных и других компьютеров. Следовательно, офисный компьютер должен быть прежде всего тихим и занимать как можно меньше места.
К основным техническим устройствам типового персонального компьютера относятся системный блок и его внутреннее устройство, монитор и его разновидности, клавиатура, графический указатель «мышь» и акустические системы. Этот комплект называется минимальной конфигурацией персонального компьютера8 .
Системный блок — это блок, в котором содержится все необходимое для работы компьютера и, конечно, системная программа (система), поэтому он так и называется. Практически все секретари могут отличить корпус системного блока midi-towerот mini-tower. Обычно строить офисную конфигурацию компьютера начинают с корпуса. Подбирать корпус надо по принципу: чем меньше — тем лучше.
Монитор предназначен для вывода текстовой и графической информации на экран. Это устройство отображения визуальной (зрительной) информации. Иногда мониторы называют дисплеями, реже — видеотерминалами. Обычно так называют монитор, значительно удаленный от других частей компьютера. Он является одной из основных частей компьютера и от его характеристик в значительной степени зависит удобство использования компьютера. Монитор совместно с видеоадаптером и набором соответствующих программ-драйверов образует видеоподсистему. Программы-драйверы — это своего рода переводчики, которые сообщают системе, какой именно монитор будет работать с данной системой9 .