– необхідність передачі інформації в офіційному вигляді;

– важливість інформації як історичного джерела, що розкриває напрямки й особливості діяльності підприємства.

У рамках критеріїв документування визначення складу інформації, яка документується, повинне погоджуватися з рішенням конкретних задач. У залежності від призначення інформації, що документується, визначаються конкретні види документів, в яких ця інформація повинна бути зафіксована.

У процесі визначення необхідних конфіденційних документів варто проводити роботу з скорочення їхньої кількості за рахунок розробки інтегральних документів, в які можна включити показники декількох документів, у тому числі шляхом заміни разових первинних документів накопичувальними. Однак об'єднання документів повинне здійснюватися з таким розрахунком, щоб у підсумку не створювалася можливість необґрунтованого ознайомлення з усім документом осіб, що мають доступ тільки до частини змісту (показників) документа.

Види конфіденційних документів необхідно встановлювати з урахуванням оптимального обсягу інформації, що міститься в них, що виключає надлишкову, у тому числі дублетну інформацію, оскільки надлишкова інформація – це конфіденційні дані, витік яких може завдати шкоди підприємству.

Після встановлення складу документів визначається коло осіб, що мають право складати, візувати і підписувати (затверджувати) той чи інший вид документа, а також підприємства, яким даний документ повинен направлятися.

Грифи і терміни конфіденційності документів повинні відповідати ступеням і термінам конфіденційності відомостей, що включаються в документи, визначеним переліками відомостей, що складають комерційну і службову таємницю. При встановленні таким відомостям одного ступеня конфіденційності графа «Гриф конфіденційності» опускається.

Якщо документ підлягає затвердженню, то в графі 7 спочатку проставляються ініціали і прізвище особи (особи), що підписує документ, потім після слова «затв.» – ініціали і прізвище особи, що затверджує документ. При значній кількості затверджуваних документів графа 7 може бути розділена на два графи: «Ініціали і прізвища осіб, які мають право підписувати документи» і «Ініціали і прізвища осіб, що мають право затверджувати документи».

До числа документів, які підлягають затвердженню відповідно до існуючих нормативних актів, відносяться: статути, положення про представництва, філії і структурні підрозділи підприємства, структура, штатний розклад, посадові інструкції, акти перевірок (ревізій), кошториси, розцінки на проведення робіт і надання послуг і деякі інші.

Якщо при напрямку документів іншим підприємствам кожен адресат не повинен знати, кому ще спрямований даний документ, то в графі 9 «Куди направляються» по відповідному виду документа після внесення адресатів робиться позначка «роздільне адресування», що означає, що на кожному примірнику документа повинен проставлятися лише адресат, якому направляється даний примірник.

Графу 10 «Примітки» варто використовувати (при необхідності) для вказівки періодичності складання документів, а також для позначки про проставлення відбитків печатки на відповідних документах.

Переліки документів, що видаються, підписуються головою і всіма членами ПДЕК і затверджуються керівником підприємства. З переліками під розписку повинні бути ознайомлені всі особи, наділені правом складати, візувати, підписувати і затверджувати відповідні документи.

Внесення можливих наступних часткових уточнень або змін у переліки може бути покладене на керівника служби безпеки.

При зміні переліків відомостей, що складають комерційну і службову таємницю, що відповідають зміні вносяться й у переліки конфіденційних документів, що видаються. Про зняття грифа конфіденційності з відправлених документів повинні бути письмово сповіщені підприємства-адресати.

У випадках виникнення необхідності видання разових документів, не включених у переліки, або додаткових примірників документів, не передбачених переліками, їхнє виготовлення може проводитися за спільним дозволом керівників. відповідного підрозділу і служби безпеки (чи підрозділу конфіденційного діловодства). Одночасно визначається доцільність включення таких документів (додаткових примірників) у відповідний перелік.

2. Особливості ведення конфіденційного діловодства на підприємстві

2.1 Організація роботи з документами, що містять комерційну таємницю

В умовах конкуренції між фірмами (підприємствами, організаціями, установами) актуальною проблемою стає збереження інформації, що становить їхню комерційну таємницю (КТ).

Комерційна таємниця – це виробнича, науково-технічна, управлінська, фінансова та інша інформація, що використовується для досягнення комерційних цілей (одержання прибутку, уникнення збитків, чесного здобуття переваги над конкурентами) і яка вважається конфіденційною. До конфіденційної інформації належать також ідеї, винаходи, відкриття, технології, індивідуальні особливості комерційної діяльності, які дають змогу успішно конкурувати, і т. ін.

Основні умови віднесення інформації до КТ:

– дійсна або потенційна комерційна важливість інформації;

– відсутність вільного доступу до інформації на законних підставах;

– заходів володарем інформації для її охорони та збереження конфіденційності.

Для організації зберігання конфіденційної інформації комерційного підприємства необхідно:

– визначити інформацію, що становить комерційну таємницю;

– забезпечити порядок її захисту.

Якщо ці умови не виконуватимуться, то підприємство не матиме законних підстав для притягнення працівників до відповідальності за розголошення чи переданим інформації, що містить комерційну таємницю.

Інформацію, що становить комерційну таємницю підприємства, можна умовно поділити на два блоки:

??