Лабораторная работа: Информационная система организации

Под правовой базойинформационной технологии будем понимать состав нормативных документов, регулирующих информационное обеспечение в части функционирования информационной системы. Это могут быть: общие положения, функциональные обязанности личного состава, инструкции и наставления по приемам, способам и методам выполнения процедур и работе на технических средствах и др.

Автоматизированные информационные системы

Общая характеристика АИС

1. АИС – совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, технологических средств и специалистов, предназначенная для обработки информации и принятия управленческих решений.

2. АИС – взаимосвязанная совокупность данных, оборудования, программных средств, персонала, стандартов, процедур, предназначенных для сбора, обработки, распределения, хранения, выдачи информации в соответствии с требованиями, вытекающими из целей организации.

Функциональные и обеспечивающие подсистемы

Автоматизированная информационная система имеет функциональную и обеспечивающую подсистемы.

Функционалъная подсистема обеспечивает выполнение задач и назначение информационной системы. Обычно в информационной системе функциональная часть разбивается на подсистемы по функциональным признакам:

– уровень предметной деятельности, например управления (высший, средний, низший);

– вид управляемого ресурса (материальные, трудовые, финансовые и т.п.);

– сфера применения (банковские, фондового рынка и т.п.);

– функции управления и период управления.

Обеспечивающая подсистема включает «информационное, техническое, математическое, программное, методическое, организационное и лингвистическое обеспечение.

Практическая часть

Для описания информационной системы конкретной организации, рассмотрим организацию «ИП Абакумова О.Н АЗС №80». Организация занимается продажей горюче-смазочных материалов (ГСМ) с целью получения прибыли. В данном случае субъектом деятельности является организация, а объектом – потребитель ГСМ, т.е. покупатель.

Информационное обеспечение организации составляют различные документы (начиная от учредительных документов, договоров аренды и т.п. и заканчивая отчетами кассиров-операционнистов).

Организация также обладает информационной потребностью. Например, операторы, занимающиеся отпуском ГСМ потребителям, должны быть информированы о качестве, производителе отпускаемой продукции. Чтобы в случае необходимости сообщить об этой информации покупателю. Также в организации должны имеется документы о реализуемой продукции (сертификаты соответствия, паспорта качества и т.п.), которые могут быть предъявлены покупателю, чтобы он мог лично удостовериться в качестве приобретаемой продукции.

Сотрудники организации имеют потребность в значимых сведениях для осуществления практической деятельности. Они осуществляют различные однородные операции с информацией, имеющейся в их распоряжении. Так операторы АЗС ведут учет о поступлении ГСМ. При поступлении ГСМ на АЗС оператор должен выписывать накладные в двух экземплярах, один из которых передается водителю, осуществившему перевозку ГСМ, а второй передается в бухгалтерию для составления отчетности по приходу материалов. Операторы также ведут журнал по приходу ГСМ и делают отметки в сменном отчете о поступивших ГСМ. Также оператору вместе с поступившими ГСМ передаются сертификаты соответствия и паспорта качества о данном продукте. Еще одна процедура осуществляемая операторами – это учет реализованных ГСМ. Каждый оператор по окончании своей смены пишет сменный отчет, в котором указывается количество реализованных нефтепродуктов, выручка, данные о поступивших нефтепродуктах. Сменные отчеты в конце месяца сдаются в бухгалтерию для проверки.