Целью архивной практики является изучение работы местного архива, ознакомиться с основными направлениями архива, каков его характер взаимодействия с потребителем услуг и каково место потребителя в структуре объекта.

Главной задачей практики является обучение первичным навыкам архивной работы.

Задачами практики являются ознакомление с:

· организацией работы архивного учреждения;

· принципами и методами отбора документов, подлежащих архивному хранению;

· способами и условиями хранения, обеспечивающими полную сохранность документов;

· процессом создания системы информации о содержании документов;

· организацией всестороннего использования документальной информации.

Глава 1. Организация работы архивного учреждения

§1 Местоположение, внутреннее и наружное оформление архива

Здание Архивного отдела Администрации Минераловодского Муниципального района Ставропольского края находится по адресу: ул. Карла Маркса, 69, г. Минеральные Воды, Ставропольский край, 357202.

Собой оно представляет одноэтажное здание серого цвета, с относящейся к ней территорией, которая благоустроенна. Напротив здания растут высокие ясени и каштаны, а также расположен городской парк. Рядом с зданием находится информационный щит, содержащий необходимую информацию о предоставляемых услугах для всех желающих, а также на здании размещена вывеска, характеризующая данное учреждение.

В приемной находится много стендов с информацией по истории архива, о его работе, о перечне документов, которые необходимы при подаче заявлений в архив и др. полезная информация. Также в приемной оборудованы места для отдыха посетителей: удобные мягкие скамейки и стол, помещение хорошо освещено, на стене висят часы.

Что касается кабинетов, то они надлежаще оформлены: имеются таблички на дверях; рабочие места оснащены всем необходимым: компьютер, подключенный к Интернету, телефон и все необходимые канцелярские принадлежности. Также в здании имеется два ксерокса, факс.

Имеющиеся в здании пять хранилищ (три по личному составу и два по основной деятельности) также оформлены по всем стандартам: таблички на дверях, указывающие какое это хранилище, при входе в хранилище имеется топоопись, в хранилище расположены высокие стеллажи для хранения дел, они выполнены из железа как то требует техника безопасности, каждый стеллаж пронумерован, также имеется железные шкафы, где хранятся описи всех дел данного хранилища, имеется стол для удобства при поиске нужных документов.

Все кабинеты и хранилища хорошо освещены и оснащены Сплит система, установлены евро окна, на которых висят жалюзи.

Архивный отдел имеет свою структурную организацию: заведующая архива и подчиняющиеся ей главные ведущие специалисты в составе пяти человек, в соответствии с числом хранилищ.

Работает архив пять дней в неделю с понедельника по пятницу с 9.00 до 18.00, приемные же дни понедельник, вторник с 14.00 до 18.00 и четверг с 9.00 до 13.00.

§2 Основные задачи и функции архива

Основными задачами архива организации являются:

· комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;

· учет и обеспечение сохранности документов;

· создание научно-справочного аппарата к документам архива;

· использование хранящихся в архиве документов;

· подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации.

В целях выполнения основных задач архив осуществляет следующие функции:

· ведет списки организаций и структурных подразделений организации – источников комплектования архива;

· принимает упорядоченные документы структурных подразделений организации и организаций – источников комплектования архива;

· учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов;

· создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива;

· организует информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений организации, осуществляет использование документов по запросам организаций и частных лиц, в том числе социально-правовым запросам граждан, ведет учет и анализ использования;

· проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;