· организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.

Основными функциями ЭК являются:

· организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;

· рассмотрение и вынесение на утверждение и согласование с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения проектов номенклатур дел организации, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;

· подготовка и вынесение на рассмотрение ЭПК архивного учреждения предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями;

· участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации.

ЭК проводит заседания в соответствии с планом работы и по мере необходимости. Заседания ЭК протоколируются. Протоколы подписываются председателем и секретарем комиссии. Решения ЭК вступают в силу после утверждения руководителем организации.

Порядок проведения экспертизы ценности документов. Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы документационного обеспечения управления совместно с ЭК организации под методическим руководством архива. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.

Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел. Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

Оформление результатов экспертизы ценности документов. По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел постоянного (приложение 3), временного (свыше 10 лет) хранения (приложение 4) и по личному составу (приложение 5). ЭПК архивного учреждения утверждает описи дел постоянного хранения и согласовывает описи дел по личному составу.

Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК организации одновременно. Одобренные ЭК акты и описи утверждаются руководителем организации только после утверждения ЭПК архивного учреждения описей дел постоянного хранения; после этого организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты.

Глава 3. Хранение архивных документов

§1 Система мер обеспечения сохранности документов

Организация хранения документов – система мероприятий, включающая рациональное размещение документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление (реставрация) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению.

Для обеспечения сохранности документов в архиве осуществляется:

· комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание материально-технической базы хранения документов (здание и помещения хранилищ, средства хранения документов, средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, средства копирования и восстановления поврежденных документов и);

· комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий хранения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, охранный режимы хранения).

Система мер по организации хранения обеспечивает сохранность документов и контроль их физического состояния при поступлении документов в архив, при их хранении и передаче документов на постоянное хранение. При организации хранения и создании условий хранения учитывается специфика видового состава документов архива.

§2 Требования к зданиям и помещениям архива

Данный архивный отдел размещен в специально приспособленном для хранения документов здании. Размещение производилось в установленном порядке после их экспертизы. Экспертиза установила пригодность помещения (огнестойкость, долговечность, прочность конструкции, техническая укрепленность), состояние помещения, наличие отопительных и вентиляционных систем. Экспертиза проводилась представителями архивных, эксплуатационных, пожарных, охранных, санитарных и других профильных служб. Результаты экспертизы были оформлены соответствующий акт. Здание архива – это помещения: хранилища для хранения документов и рабочие комнаты сотрудников архива, а также помещение предназначенное для приема посетителей. Хранилища размещены в изолированных помещениях. Они безопасны в пожарном отношении, гарантированы от затопления и имеют запасной выход. Электропроводка в хранилищах скрытая, штепсельные розетки – герметичны.

§3 Режимы хранения документов

Документы хранятся в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов.

Световой режим. Постоянное хранение документов осуществляется в темноте. Все виды работ с документами проводятся при ограниченных уровнях освещения. Освещение в хранилищах как естественное, так и искусственное. Естественное освещение: рассеянный светом, на окнах светорассеиватели штор и жалюзи. Для защиты документов используется хранение в переплетах, папках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа. Для искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью.

Температурно-влажностный режим. Помещения хранилищ, оборудованы системами кондиционирования воздуха, поддерживается оптимальный температурно-влажностный режим, учитывающий специфику видов документов. В данном архиве хранятся бумажные документы, поэтому температура – 17-19°С, относительная влажность воздуха – 50-55%. Температурно-влажностный режим в хранилищах контролируется путем регулярного измерения параметров воздуха: один раз в неделю. Имеются барометры и термометры, которые помогают следить за влажностью и температурой помещений, они размещены в главном проходе на стеллаже, вдали от отопительных и вентиляционных систем. Температурно-влажностный режим в хранилищах контролируется путем регулярного измерения параметров воздуха: один раз в неделю. Показания приборов фиксируются в регистрационном журнале.

Санитарно-гигиенический режим. Помещения архива содержатся в чистоте. В помещениях хранилищ обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон, опасных в санитарно-биологическом отношении. Открывающиеся в теплое время года окна защищены сетками. В помещениях хранилищ запрещается пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви. В хранилищ проводятся систематические влажные уборки. Два раза в год проводится обеспыливание стеллажей, шкафов и средств хранения; полы, плинтусы, подоконники, цокольные части стеллажей обрабатываются водными растворами антисептиков (2%-ный формалин). Так же два раза в год (в начале и по окончании отопительного сезона) документы (выборочно) и помещения хранилищ подвергают обследованию для своевременного обнаружения насекомых и плесневых грибов.

Охранный режим. Охранный режим обеспечивается выбором места размещения архива, техническими средствами защиты, организацией системы охраны, сигнализации, соблюдением мер пропускного режима, порядка доступа в хранилище. Наружные двери архива и хранилищ имеют металлическую облицовку и прочные запоры. На доступные извне окна установлены запираемые, распашные наружу металлические решетки. Помещения архива оборудовано охранной сигнализацией, в нерабочее время помещения пломбируются. Хранилища в рабочее время закрыты на ключ. Право доступа в хранилище имеют заведующий и сотрудники хранилища.

Размещение документов в хранилище. Документы в хранилищах размещены в порядке, обеспечивающем их комплексное хранение в соответствии с учетными документами и оперативный поиск. Порядок расположения документов в архиве определен планом их размещения.

Средства хранения. Хранилища оборудованы стационарными металлическими стеллажами и металлическими шкафами, а также имеются сейфы, где хранятся описи дел, расположенные в данном хранилище. Стеллажи установлены перпендикулярно стенам с оконными проемами.

Расстановка средств хранения осуществлена в соответствии с нормами: расстояние между рядами стеллажей (главный проход) – 120 см; расстояние (проход) между стеллажами – 75 см; расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене – 75 см; расстояние между стеной и торцом стеллажа (обход) – 45 см; расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) – не менее 15 см.

Документы размещены на стеллажах, в шкафах с использованием первичных защитных средств хранения (коробок, папок) в соответствии с видами, форматом и другими внешними особенностями документов: бумажные документы постоянного хранения размещены в картонных коробках, папках, а документы временного хранения – в связках;

Топографирование. Все помещения архива, а также стеллажи, шкафы, полки пронумерованы. В каждом отдельном помещении стеллажи, шкафы, полки пронумерованы сверху вниз, слева направо. В целях закрепления места хранения документов в хранилищах составлены постеллажные топографические указатели. Карточки постеллажного топографического указателя составлены на каждый стеллаж и расположены по порядку номеров стеллажей в пределах каждого отдельного помещения (приложение 6). Карточки пофондового топографического указателя составлены на каждый фонд и располагаются в порядке номеров фондов (приложение 7).

Проверка наличия и состояния документов проводится в целях установления фактического наличия единиц хранения и соответствия их количеству, числящемуся по учетным документам, выявления документов, подлежащих реставрации и профилактической обработке.

В ходе проверки осуществляется: