Отчет по практике: Документирование и делопроизводство в ООО "Автоэлемент"
– оформления и удостоверения документов;
– отправки.
На каждом этапе секретариат выполняет типовые операции по работе с документами.
4. Прием и отправка
Прием и отправка документов в ООО «Автоэлемент» осуществляется, как правило, средствами почтовой, курьерской, факсимильной связи и по электронной почте.
Прием и первичная обработка документов осуществляется сотрудниками Управления делами. Проверяется правильность доставки, конверты с документами вскрываются, проверяется целостность упаковки документов, наличие приложений. Документы, адресованные непосредственно ООО «Автоэлемент» (как и любому структурному подразделению) или с пометкой «лично», передаются адресату без вскрытия конверта.
5. Регистрация
На полученном документе в правом нижнем углу первой страницы проставляется регистрационный штамп, включающий дату, номер и количество листов документа. Зарегистрированные документы передают в почту секретарю ректора или проректора.
Поступившие телеграммы регистрируются в журнале и немедленно передаются адресату. Право подписи телеграмм, составленных в ООО «Автоэлемент», имеют директор и зам. директора.
Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем. Принятые телефонограммы печатаются в 2-х экземплярах, один передается адресату, а второй, как правило, подшивается в дело.
Тексты служебных документов, направляемые по каналу факсимильной связи, оформляются на бланках. Объем передаваемого документа, не должен превышать 5 листов. Ответственность за содержание документа возлагается на руководителя, подписавшего документ. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям
В ООО «Автоэлемент» регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые – внутренние и отправляемые.
Документы Управления регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
Не подлежат регистрации следующие документы: поздравительные письма и пригласительные билеты; рекламные извещения, плакаты; программы совещаний, конференций; печатные издания (книги, журналы, бюллетени); бухгалтерские документы, месячные, квартальные и полугодовые отчеты (подлежат специальному учету в бухгалтерии).
Документы регистрируются один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения.
Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Отдельно регистрируются входящие документы, исходящие документы и внутренние документы: распоряжения, приказы ректора по основной деятельности, по финансовой деятельности, приказы по личному составу, приказы и распоряжения директора ООО «Автоэлемент» и т.д.
Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов производится централизованно в Управлении делами в журналах регистрации и карточках учета.
В ООО «Автоэлемент» заказная входящая и исходящая корреспонденция регистрируется в журналах учета. Входящая и исходящая корреспонденция регистрируется на регистрационных карточках. Внутренние документы регистрируются в журналах учета.
6. Контроль исполнения
Контроль исполнения в ООО «Автоэлемент» включает в себя постановку на контроль, регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.
При постановке документа на контроль проставляется штамп «КОНТРОЛЬ» в левом верхнем углу документа, в правом, как правило, пишется резолюция.
Управление делами ведет механическую и автоматизированную контрольную картотеку. Контрольная карточка составляется в 2-х экземплярах: один – передается исполнителю вместе с документом, другой остается в контрольной картотеке до исполнения документа.
В документах, присланных для исполнения из Федерального агентства по образованию и других организаций, контрольный срок исполнения обычно указывается. На приказах или распоряжениях университета срок исполнения назначается ректором или проректорами.
Документы ООО «Автоэлемент» подлежат исполнению в следующие сроки:
– с конкретной датой исполнения – в указанный срок;
– без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «срочно» – исполняются в 3-дневный срок; имеющие пометку «оперативно» – в 10-дневный срок, остальные – в срок не более месяца.
При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о его
продлении не позднее 3-х дней до истечения этого срока.
Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель ООО «Автоэлемент» обязан информировать руководство.