Отчет по практике: Документирование и делопроизводство в ООО "Автоэлемент"
Что касается документного и бездокументного обслуживания руководителя, то секретарь УРРЦЭ ответственен за сбор информации, подготовку проектов документов (приказов и распоряжений) по задания начальника УРРЦЭ, обслуживает совещания, по необходимости документирует их деятельность.
Бездокументное обслуживание включает в себя необходимые сервисные функции, подготовку командировок (заказ билетов, оформление документов), телефонное обслуживание.
Заключение
Производственная практика по специальности «Организация и технология документационного обеспечения управления» проходила в секретариате Управлении регионального развития и централизованного экстерната РГГУ.
Было выяснено, что Управление является структурным подразделением РГГУ, осуществляющим и направляющим региональную деятельность Университета. Секретариат отвечает за ведение текущего делопроизводства и подготовку документов к сдаче на архивное хранение.
Правила создания и оформления документов в УРРЦЭ установлены Инструкцией по делопроизводству РГГУ. Отмечено, что оформление документов Управления соответствует требованиям нормативно-методической документации (в том числе Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, Основных правил работы архивов организаций).
В процессе практики был изучен состав видов служебных документов, порядок и особенности их оформления.
Выяснено, что в УРРЦЭ присутствуют следующие системы документации: организационно-правовая, кадровая, статистическая.
Подробно изучен процесс движения документов на всех этапах документооборота: от момента получения и создания документа до момента отправки на исполнение. Необходимо отметить, что первая регистрация входящих документов осуществляется в Управлении делами РГГУ, а затем уже документы, адресованные непосредственно УРРЦЭ, передаются на обработку в секретариат. Большое внимание уделено формированию дел Управления, подбору всех необходимых документов для составления полностью оформленного дела, изучены детали сортировки отдельных документов по степени важности и срочности исполнения или ознакомления.
Находясь на должности помощника секретаря руководителя, получила возможность подробно познакомиться с деталями бездокументного обслуживания руководителя, процесса подготовки совещаний, также было уделено внимание и особенностям документального обслуживания, создания документов, их согласования, регистрации, процедуры формирования дел и передачи их на хранение.
Можно сделать вывод, организация документооборота УРРЦЭ имеет некоторое своеобразие, однако порядок выполнения большинства делопроизводственных операций соответствуют нормативно-методическим требованиям.
Следует отметить, что как таковой делопроизводственной службы в УРРЦЭ нет, вся работа с документами выполняется секретарем начальника УРРЦЭ. Это объясняется тем, что первичная обработка входящих документов осуществляется в Управлении делами РГГУ, которое занимается делопроизводством Университета в целом.