Отчет по практике: Организация и технология документационного обеспечения управления

Проекты приказов, распоряжений готовятся на основании поручений ректора Университета, проректоров или в инициативном порядке директорами Институтов, Центров, деканами факультетов или начальниками других структурных подразделений.

Приказы оформляются на бланке и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Передача приказов, их копий работникам сторонних организаций допускается только с разрешения руководства вуза.

Подготовка приказа включает в себя изучение существа вопроса, сбор необходимых сведений, подготовку проекта приказа, согласование проекта, подписание, регистрацию.

После регистрации приказов или распоряжений их заверенные копии рассылаются в структурные подразделения Университета (а именно в УРРЦЭ) на основании листа рассылки. Лист рассылки составляется непосредственно исполнителем документа. В конце листа рассылки указывается его фамилия и дата передачи в Управление делами для дальнейшей передачи в структурные подразделения университета. В УРРЦЭ составляется лист рассылки по филиалам и представительствам (Приложение 2).

Порядок оформления и составления бланков и организационных и распорядительных документов УРРЦЭ в полной мере соответствует требованиям Инструкции по делопроизводству РГГУ. Важно отметить, что в РГГУ установлен определенный порядок визирования приказов (Приложение 3).

После регистрации приказов или распоряжений их заверенные копии рассылаются в структурные подразделения Университета на основании листа рассылки. Лист рассылки составляется непосредственно исполнителем документа. В конце листа рассылки указывается его фамилия и дата передачи в Управление делами для дальнейшей передачи в структурные подразделения университета.

Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции УРРЦЭ. Положение об Управлении регионального развития и централизованного экстерната состоит из 6 частей («Общие положения», «Задачи и функции Управления», «Структура и штаты Управления», «Руководство Управлением», «Права и ответственность Управления», «Контроль, проверка и ревизия деятельности Управления»).

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов (Инструкция по делопроизводству РГГУ).

Положения Инструкции по делопроизводству РГГУ распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемых с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий. Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в Университете, должны отвечать требованиям настоящей инструкции по делопроизводству.

Поскольку УРРЦЭ оснащено компьютерными средствами, то в Управлении применяются различные программные средства, среди которых в первую очередь необходимо выделить MicrosoftWord, MicrosoftExcel, MicrosoftOutlook.

Также в УРРЦЭ используются такие специальные программы, как «Модуль сбора данных для вузов об условиях реализации образовательного процесса для отдельных образовательных программ», «Программный модуль сбора информации. Комплексная оценка» для автоматизации процедуры подготовки документов к исполнению.

Положения, правила и инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем структурного подразделения Университета, и утверждаются ректором в форме грифа утверждения или путем издания приказа.

Текст проекта положения, правил, инструкций печатается на общем бланке.

Кроме вышеперечисленных документов, УРРЦЭ (а секретариат хранит) издает также следующее: инструктивные и информационные письма, доверенности, описи дел постоянного хранения, журналы регистрации. Все эти документы перечислены в номенклатуре дел УРРЦЭ.

2. Организация документооборота

Движение документов в УРРЦЭ с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

Технологическая цепочка движения и обработки документов в УРРЦЭ состоит из следующих этапов:

- приема и первичной обработки;

- предварительного рассмотрения и распределения;

- регистрации документов;

- направления на исполнение и исполнения документов;

- оформления и удостоверения документов;

- отправки.

На каждом этапе секретариат выполняет типовые операции по работе с документами.

1.1 Прием и отправка

Прием и отправка документов в УРРЦЭ осуществляется, как правило, средствами почтовой, курьерской, факсимильной связи и по электронной почте.

Прием и первичная обработка документов осуществляется сотрудниками Управления делами. Проверяется правильность доставки, конверты с документами вскрываются, проверяется целостность упаковки документов, наличие приложений. Документы, адресованные непосредственно УРРЦЭ (как и любому структурному подразделению) или с пометкой «лично», передаются адресату без вскрытия конверта.

2.1 Регистрация

На полученном документе в правом нижнем углу первой страницы проставляется регистрационный штамп, включающий дату, номер и количество листов документа. Зарегистрированные документы передают в почту секретарю ректора или проректора.