Отчет по практике: Организация учетной работы предприятия

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно ответственным исполнителям. Обработка и передача документов исполнителям должны осуществляться в день поступления документов или в первый рабочий день при их поступлении в нерабочее время.

Проверить документ - означает проверить его по сути, юридически и арифметически. Проверка документа по существу заключается в выяснении достоверности совершенных операций и соответствия их сумм, зафиксированных в нем. Эта операция должна подтвердить, что документ не фиктивный. Первичные учетные документы для придания им юридической силы должны иметь следующие реквизиты: наименование документа (формы); код формы; дату составления; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи и их расшифровки (включая случаи составления документов с применением средств автоматизации и передачи их в системах телекоммуникаций). При юридической проверке устанавливают полноту и правильность заполнения реквизитов, подлинность подписей должностных лиц, которые несут ответственность за операцию и оформления документа.

Арифметическая проверка заключается в проверке всех арифметических действий, которые сделаны в документе перед представлением его главному бухгалтеру. С этой целью документ таксируют, проверяют итоги, исчисляют скидки или надбавки, делают все расчеты.

Проверенные, принятые и протаксированные бухгалтерией документы группируют. Суть этой операции заключается в объединении их в группы по следующим признакам: однородность по содержанию и другими характеристиками бухгалтерских записей (материально ответственное лицо, поставщик, покупатель, вид расходов и т.п.). Потребность в группировке документов обусловлена тем, что в течение определенного времени - декады, недели, месяца, а иногда и дня - в бухгалтерию поступает немало документов, однородных по определенным признакам. Чтобы уменьшить техническую работу бухгалтеров при отражении хозяйственных операций в системе счетов, оформленных этими документами, их группируют. Основная цель группировки - будущее накопления данных, содержащихся в документах. Группируя документы, их готовят таким образом для бухгалтерских записей.

Первичная обработка документов завершается определением счетов, которые взаимосвязаны содержанием хозяйственного факта, явления или процесса, зафиксированного в документе. Такая связь называется корреспонденцией счетов. Счета, связанные между собой определенной хозяйственной операцией, называются корреспондирующими.

Документы, отправляемые организацией, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, сортируются, регистрируются, упаковываются, оформляются как почтовое отправление и сдаются в отделение связи.

Хранение документов, составление номенклатуры дел

Номенклатура дел - это систематизированный перечень заводимых в организации дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел.

Сроки хранения некоторых документов

1. Постоянно:

- штатные расписания и изменения к ним

- переписка по основной деятельности

- документы по разработке, согласовании, утверждении цен, тарифов, прейскурантов, скидок

- документы о переоценке основных фондов и определении износа основных средств

2. Семьдесят пять лет:

- приказы по личному составу

- лицевые счета по начислению заработной платы

- расчетно-платежные ведомости по заработной плате

- личные дела работников

3. Пятьдесят лет:

- книги учета выдачи трудовых книжек

4. Три года:

- использованные чековые книжки с корешками оплаченных и испорченных чеков

5. Три года после проведения налоговой проверки:

- учетные регистры, книги учета

- банковские документы по расчетному счету

- больничные листы

- доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей

- документы о выплате пособий социального страхования