Реферат: Алгоритм создания базы данных складского учета

Теперь введем данные нашего склада в созданные таблицы, используя для удобства созданные на базе таблиц формы.

2. Создание отчетов и запросов

Конечным продуктом большинства приложений баз данных является отчет. В Access отчет представляет собой специальный тип непрерывных форм, предназначенных для печати. Для создания отчета, который можно распечатать и распределить между потребителями, Access комбинирует данные в таблицах, запросах и даже формах. Распечатанная версия формы может служить отчетом.

В основном отчёты проще всего построить при помощи Мастера отчётов. Мастер отчетов старается создать оптимальный вариант окончательного отчета с первой попытки. Обычно мастер в достаточной степени приближается к законченному варианту, так что тратиться намного меньше времени на редактирование базового отчета мастера, чем ушло бы на создание отчета из незаполненного шаблона.

Информация в готовом отчете (в окне предварительного просмотра) зависит от содержания таблицы (формы или запроса) на настоящий момент. Созданный однажды, отчет всегда выводит текущее содержимое таблицы. Новый макет отчета создается только в том случае, если требуется изменить содержание, вид или оформление отчета. В правом нижнем углу отчета Access автоматически выставит текущую дату (зафиксированную компьютером), а в левом нижнем углу Access напишет общее количество листов и номер текущего.

Создадим отчет, используя мастера отчетов и табличный вариант данных. Для этого перейдем на вкладку отчеты и двойным щелчком мыши выберем «Создание отчета с помощью мастера».

В появившемся окне «Создание отчетов» выберем «Таблица: Поставщики», перенесем данные в правую часть окна нажатием кнопки и нажмем кнопку . В следующем окне двойным щелчком выберем пункт "НазваниеПоставщика" для того чтобы отчет о данном клиенте начинался именно с названия фирмы поставщика. В порядке сортировки выберем один пункт «КодПоставщика», выберем макет страницы, стиль и зададим имя отчету "Поставщики".

Таким же способом создадим отчет для таблицы "Клиенты". Созданные отчеты приведены в приложении 1 и 2.

Остальные отчеты будут создаваться на базе запросов.

Запросы являются важным инструментом в любых системах управления базами данных. Они используются для выделения, обновления и добавления новых записей в таблицы. Чаще всего запросы используются для выделения специфических групп записей, чтобы удовлетворить определенному критерию. Кроме того, их можно использовать для получения данных из различных таблиц, обеспечивая единое представление связанных элементов данных.

Результатом запроса является специальная таблица, которая называется выборкой или динамическим набором данных, так как между выборкой и таблицей, на основе которой она строится, создается динамическая связь. Как бы это ни называлось, результатом будет набор требующихся полей, содержащих данные, удовлетворяющие установленным условиям. В любом случае это часть таблицы, и любые изменения, внесенные, например, в форму, попадут и в таблицу.

Для создания запросов тоже существует несколько способов. В данной контрольной запросы будут создаваться с помощью мастера запросов.

Создадим два аналогичных запроса. Один запрос будет содержать информацию о поставке товара на склад, а второй – информацию о заказах.

Пошаговое описание создание запроса "Информация о поставке":

1. перейти на вкладку "Запросы";

2. двойным щелчком выбрать «Создание запроса с помощью мастера»;

3. из таблицы "Поставщики" выбрать "НазваниеПоставщика";

4. из таблицы "Приход" выбрать "ДатаПрихода";

5. из таблицы "Склад" выбрать "НаименованиеТовара", "ВидУпаковки" и "ЦенаПрихода";

6. из таблицы "Приход " выбрать "КоличествоПрихода";

7. дважды нажать кнопку ;

8. задать имя запроса как - «Информация о поставке»;

9. нажать кнопку ;

10. в появившемся окне выставить сортировку по возрастанию по дате;

11. на вкладке "Запросы" выделить созданный запрос «Информация о поставке» и щелкнуть на панели инструментов окна базы данных;

12. в первом свободном поле конструктора запроса написать: Сумма: [ЦенаПрихода]*[КоличествоПрихода].

Теперь создадим отчет на базе созданного запроса «Информация о поставке» с помощью мастера создания отчетов. В окне "Создание отчетов" выставим флажок для суммирования суммы. Созданный отчет приведен в приложении 3.

Пошаговое описание создание запроса "Информация о заказах":

1. перейти на вкладку "Запросы";