Введение.............................................................................................................. 2

1. Регистрация документов как один из видов документационного обеспечения деятельности организации.................................................................................. 4

2. Формы автоматизации регистрации документов.......................................... 8

3. Функции систем автоматизации делопроизводства и документооборота. 13

4. Вопросы практического применения систем автоматизации делопроизводства и документооборота на современном этапе....................................................... 18

Заключение........................................................................................................ 22

Список использованной литературы............................................................... 23

Введение

В любой сфере общественной деятельности особое значение для целей управления имеет информация, носителем которой является документ, и то, насколько она оперативно оформляется и перерабатывается.

Система документооборота является технологической основой деятельности компании по принятию и исполнению решений. Поэтому всякое повышение эффективности работы с документами непосредственно сказывается на эффективности выполнения организацией своих функций, будь то улучшение обслуживания граждан государственным либо муниципальным учреждением или повышение конкурентоспособности коммерческого предприятия.

Сегодня организация, которая хочет получить современное решение для создания автоматизированной технологии документооборота, имеет достаточно широкий выбор - от отдельных частных технологий до готовых комплексных систем.

Отечественная практика предполагает обязательную регистрацию каждого документа с момента его появления в организации, а также регламентированное (и контролируемое) движение документа вплоть до его исполнения. Сама идея подобного учета, регламентации и централизованного контроля вполне адекватна современным мировым реалиям управления с использованием компьютерных сетей.

Использование компьютерных технологий ускоряет до­кументооборот, повышает исполнительскую дисциплину сотрудников, совершенствует управление организации в целом.

Компьютеризация делопроизводственных процессов позволяет отказаться от ручных форм учета и перейти на современную форму регистра­ции документов с помощью ПЭВМ. Тем более, что постоянно возрастает объем регистрируемых документов на любых предприятиях, внедряются системы автоматизации в смежных областях, и в связи с этим целесообразно использовать новые технологии для автоматизации регистрации документов.

1. Регистрация документов как один из видов документационного обеспечения деятельности организации

В послед ние год ы наряду с термином «делопроизводство» употребляется и синонимичный ему термин « документационное обесп ечение деятельности организации». Возни кновение его связано с измене нием организационно-технической основы делопроиз водства и подхо­д ов к его совершенствованию, ставшее возможным благодаря актив­ному внедрению в сферу раб оты с документами средств вычислительно й техники и современных информац ионных технологий со­з да ния, сбора , обработки , на копления, хранени я, пои ска и исполь­зования информации .

Одна из важне йших функций систем документационного обеспечения - функция учета докум ентов. Учет документов обеспечивается и х регистрацией-записью учетных данных о документе по установленной форе, фиксирующей факт соз дания документа, его отправки или получения. Наряду с функцией учета документов регистрация позволяет осу­ществлять контроль и сполнения документов, вести пои ск документов по запросам подразд елений и работников у чрежде ни я.

Как правило, регистрации подлежит не вся документация, поступа­ющая в организацию. Регистрируют документы, поступа­ющие из вышестоящих федеральных и местных государ­ственных органов и направляемые им в их адрес. Регист­рируют также письма депутатов Государственной Думы, важнейшие внутренние документы, предложе­ния, заявления и жалобы граждан, договоры, корреспон­денция от других организаций, требующая решения или ответа, материалы постоянного срока хранения. Регистри­руется ценная и заказная корреспонденция.

На документы, не подлежащие регистрации, состав­ляется специальный перечень. Перечень документов, не подлежащих регистрации, со­ставляет секретарь-референт или начальник канцелярии, и утверждает руководитель организации.

На практике в настоящее время находят применение три системы регистрации документов:

- централизованная, при которой регистрация всех документов организации производится в журналах в служ­бе ДОУ или у секретаря-референта;

- децентрализованная, при которой регистрация документов осуществляется в журналах в структурных подраз­делениях секретарями подразделений;

- смешанная, сочетающая в себе элементы цент­рализованной и децентрализованной систем.

Практика показывает, что наиболее эффективной сре­ди рассматриваемых выше является последняя, смешанная система. При этом централизованно регистрируется документация, поступающая из федеральных и местных органов власти или направляемые в их адрес, важнейшие внутренние документы (приказы по основной деятельнос­ти и личному составу, протоколы, акты, докладные за­писки и др.), а также предложения и жалобы граждан.

Специализированную документацию регистрируют в соответ­ствующих структурных подразделениях.

Важнейшим принципом регистрации документов яв­ляется однократность. Каждый документ должен регис­трироваться в организации только один раз.

В практической деятельности служб документационного обеспечения наибольшее распространение получили две формы регистрации доку­ментов - журнальная и карточная.

Журнальная форма может быть использована эффек­тивно в организациях с небольшим объемом документо­оборота, а также для учета специальных видов документации, требующей особого внимания к их сохранности. Как минимум, при такой форме регистрации используются журналы: входящих документов; исходящих документов; внутренних докумен­тов; документов конфиденциального характера.

Документы внутреннего характера, в свою очередь, мо­гут учитываться в журналах учета приказов по организа­ции, протоколов, докладных записок на имя руководства, писем граждан и т.п.

При всей надежности и простоте журнальной формы учета документов, она имеет целый ряд недостатков. Так, возникает необходимость повторной регистрации документа в процессе его передачи из подразделения в подразделение. Поиск информации при журнальной фор­ме усложнен, поскольку инициативный документ, напри­мер, зарегистрирован в одном журнале, а ответ на него в другом. Журнальная форма негибка для справочной рабо­ты в архиве.

Использование автоматического дублирования тради­ционных журнальных записей в ПЭВМ (электронные жур­налы) исправляет перечисленные недостатки, но при большом количестве учетных единиц документов более удобной является карточная форма регистра­ции.

--> ЧИТАТЬ ПОЛНОСТЬЮ <--