Реферат: Автоматизация делопроизводства

Введение

Сначала некоторые термины, чтобы в дальнейшем не путать о чем идет речь.

Документированная информация (документ ) – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. [1]

Делопроизводство – это специфическое направление деятельности, которое занимается составлением, оформлением документов, их обработкой и хранением. [2]

Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления называется документооборотом . [3]

Вся документация организации делится на три документопотока:

· входящие (поступающие) документы;

· исходящие (отправляемые) документы;

· внутренние документы.

По отношению к каждому конкрет­ному исполнителю все документы, с которыми он имеет дело, делятся на несколько категорий:

· входящие, с которыми исполнитель не успел ознакомиться;

· в pa6 оте, которые ждут его действий;

· на контроле, по которым он ожидает действий от других исполнителей.

· В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить этапы:

· прием и первичная обработка документов;

· предварительное рассмотрение и распределение документов;

· регистрация;

· контроль за исполнением;

· информационно-справочная работа;

· исполнение документов и отправка.

Принципы автоматизации делопроизводства

С точки зрения системы автоматизации делопроизводства, документ, как правило, распадается на тело документа — файл (файлы), вся содержательная работа с которым обычно ведется вне рамок системы делопроиз­водства, и регистрационную карточку, содержащую все ре­квизиты документа, с которой собственно и идет работа. Файлов может и не существовать, документ может оставать­ся в бумажной форме.

Автоматизированные системы делопроизводства делятся на два класса. К первому относятся системы управления электронными архивами. Их основные функции: регистрация новых документов, хранение, поиск и их извлечение с целью передачи в приложения, умеющие с ними работать. Ко второму классу относятся системы управления электронным документооборотом (СУЭД, DMS (Document Management System)). На них возложены функции управления документами на пути прохождения от одного пользователя - должностного лица к другому с возможностью контроля за их перемещением с фиксацией всех изменений и сопровождающих резолюций. В готовых системах одного класса могут встречаться функции другого класса.

В настоящее время основная концепция автоматизации документооборота базируется на принципах управления бизнес-процессами (потоками работ, WorkFlow), в ходе выполнения которых создаются и движутся документы. Иными словами, это организация и управление процессами создания документов на основе последовательной обработки различными пользователями других ранее существовавших документов. Но для функционирования систем класса WorkFlow, делопроизводственные процессы организации должны быть строго структурированы и формализированы, что встречается далеко не всегда. Поэтому система должна иметь функцию, позволяющую организовать и спланировать выполнение работ с документами, как по заранее предопределенным маршрутным технологическим схемам, так и с предоставлением исполнителям определенной свободы в принятии решения на своем уровне.

Из важнейших характеристик СУЭД специалисты обычно выделяют следующие:

· программная платформа (система, обеспечивающая хранение и поиск документов, а также система обмена сообщениями. В настоящее время используется архитектура “клиент /сервер”);

· поддержка распределенной обработки информации;

· возможности масштабирования (набор поддерживаемых платформ; максимальное число пользователей; число уровней вложенности структур);

· открытость архитектуры и возможность интеграции с другими приложениями;

--> ЧИТАТЬ ПОЛНОСТЬЮ <--