Реферат: Автоматизація процесів бухгалтерського обліку у дорожньому підприємстві

Підприємства які складають облікові регістри на машинозчитувальних носіях, зобов’язані забезпечити технічні засоби для їх відтворення в зручному для читання вигляді.

Відповідальність за правильність реєстрації інформації в облікових регістрах несуть особи, які склали та підписали їх.

Інформація про господарські операції, що були здійснені підприємством за певний період, в облікових регістрах переноситься у згрупованому вигляді до бухгалтерської звітності.

Під формою бухгалтерського обліку розуміють технологію та організацію облікового процесу відповідними способами, технікою документування та облікової реєстрації. В бухгалтерському обліку в Україні застосовуються наступні форми обліку: меморіально-ордерна, журнально-ордерна, спрощена форма обліку, таблично-перфокарткова, таблично-автоматизована, діалогова.

З усіх вищенаведених форм в дорожніх організаціях застосовується журнально-ордерна форма бухгалтерського обліку . Сутність цієї форми полягає у застосуванні журналів-ордерів та допоміжних відомостей, які являються основними обліковими регістрами. Всі журнали-ордери побудовані так, що в них поступово накопичуються та підраховуються дані для перенесення їх в звітні форми.

Основними перевагами журнально-ордерної форми обліку являються:

- поєднання аналітичного та синтетичного обліку в одному регістрі;

- забезпечення своєчасного та рівномірного відображення бухгалтерських записів на протязі звітного періоду;

- забезпечення розподілення облікових робіт;

- можливість проведення аналізу господарської діяльності підприємства;

- скорочення загальної кількості облікових регістрів.

Проте в наш час, у нових умовах господарювання ця форма не відповідає всім потребам оперативного управління підприємством , а саме: побудова журналів-ордерів не містить нових форм організації обліку, не відповідає за складом аналітичних даних, які необхідні для управління підприємством, а найголовніше – не дозволяє здійснювати бухгалтерський облік оперативно для визначення реального фінансового стану управління на будь-який момент .

Для того, щоб бухгалтерський облік грав роль не тільки послідуючого контролю після одержання квартальної звітності, а справжню роль – був інструментом для керівника в оперативному керівництві управлінням, необхідно впроваджувати автоматизацію бухгалтерського обліку. Суть її полягає в наступному: сучасні технічні засоби, які застосовуються для автоматизованого ведення бухгалтерського обліку, дозволяють підійти по-новому до формування облікової інформації, знизити трудомісткість обробки інформації, підвищити оперативність доступу бухгалтерського апарату до інформації, що обробляється.

Так Українським державним виробничо-технологічним підприємством «Укрдортехнологія» щоквартально до податкової інспекції та вище стоячої організації (Корпорації «Укравтодор») подаються бухгалтерські звіти, досить важливим елементом яких є пояснювальні записки, об’єм яких не регламентується.

Підготовка всіх цих звітів супроводжується ручною обробкою великої кількості паперових реєстрів, на яких здійснюється ведення обліку продовж звітного періоду. Такий спосіб підготовки звітності потребує досить великих витрат праці і при цьому процесі існує велика вірогідність механічної помилки (описки, арифметичні помилки).

Останнім часом перелік документів що здаються до відповідних організацій, зазнав певних змін. Так, якщо на сьогоднішній день, для податкової адміністрації найважливішими звітними документами є Декларація про прибуток підприємства (що введена в дію, згідно із законом про оподаткування підприємств, з 1 жовтня 1997 року) та Декларація про податок на додану вартість, то для вище стоячої організації найважливішими залишаються Баланс підприємства та Звіт про фінансово-економічні показники підприємства (які до податкової адміністрації взагалі не подаються).

Як вже зазначалось вище, найпоширенішою формою бухгалтерської звітності є журнально-ордерна форма, яка застосовується і в «Укрдортехнології».

Головною перевагою цієї форми є те, що вона дає можливість зосередити величезні об’єми інформації у відносно невеликій кількості регістрів - журналіах-ордерах, відомостях, головній книзі. Але ці регістри мають складну побудову, відрізняються між собою за структурою та потребують виконання ряду логічних операцій при заповненні.

Ведення обліку при цій формі потребує високої кваліфікації та великого практичного стажу.

1.7. Теоретичні питання організації бухгалтерського обліку

Бухгалтерський облік можна уявити як трьохступеневу систему, яка є складовою системи управління дорожнім підприємством. Першим її рівнем є методичний, другим – механічний (рівень форми обліку), третім – організаційний. На методичному, базовому рівні систему бухгалтерського обліку утворюють факти господарської діяльності, що реєструються та узагальнюються на бухгалтерських рахунках. Тут елементами системи бухгалтерського обліку виступають рахунки (на яких здійснюється узагальнення фактів), що розкривають зв’язки між господарськими подіями через подвійний запис, а також інші елементи методу бухгалтерського обліку. Обробка та реєстрація фактів господарської діяльності призводять до створення різних форм обліку (другий рівень системи бухгалтерського обліку). Взаємодія облікових працівників відбувається на третьому, організаційному рівні системи бухгалтерського обліку.

В бухгалтерському обліку суб’єктом управління є всі працівники, які виконують функції обліку, а в організації бухгалтерського обліку суб’єктом виступають керівники дорожньої організації – директор та головний бухгалтер. Якщо в бухгалтерському обліку об’єктом є господарські факти, то в організації бухгалтерського обліку – обліковий процес, праця виконавців, організаційне, інформаційне та технічне забезпечення обліку, тобто власне система бухгалтерського обліку.

Організація бухгалтерського обліку складається з трьох взаємопов’язаних частин (етапів), що відповідають трьом розглянутим вище рівням системи бухгалтерського обліку, та охоплює весь бухгалтерський облік як технологічний процес, в якому поєднується жива праця облікових працівників, засоби праці – технічне забезпечення бухгалтерського обліку, а також специфічні предмети праці – бухгалтерські документи – для одержання підсумкової інформації.

На першому, методичному етапі організації бухгалтерського обліку здійснюється вибір системи певних способів та прийомів, які полягають у документуванні, інвентаризації, використанні синтетичних та аналітичних рахунків, подвійному записі, оцінці майна та зобов’язань, калькулюванні, бухгалтерському балансі та звітності.

Другий етап організації бухгалтерського обліку – технічний, - це вибір форми обліку, що найкраще підходить для бухгалтерії даної дорожньої організації. Він полягає у виборі способу обробки облікових даних – паперового або комп’ютерного, розробці переліку форм облікових регістрів, встановленні порядку здійснення записів в регістрах і пер