Реферат: Автоматизация учета материалов

Технология создания и ведения базы данных в АРМ бухгалтера включает следующие этапы [5, c.33]:

· создание нормативных файлов расхода ресурсов;

· создание справочных файлов наименований и характеристик объекта учета и контроля;

· запись нормативно-справочных данных в файлы лицевых счетов работающих, в файлы учета производственных запасов, готовой продукции, незавершенного производства, а также в файлы синтетических счетов, то есть создание базы данных основных средств, денежных средств, расчетных операций, сводного учета и отчетности;

· запись фактических учетных данных за отчетный период осуществляется в момент автоматизированной выписки (оформления) первичных документов;

· корректировка данных в файлах;

· запись данных в архивные файлы.

Первые три этапа выполняются один раз при внедрении системы автоматизированного учета. Наиболее трудоемкой и сложной является запись фактических данных за учитываемый период, то есть собственно загрузка базы данных. Важнейшее значение при этом имеет достоверность загружаемых данных, что должно обеспечиваться надежной системой контроля.

Технологические операции обработки данных, показанные на рис. 4, по содержанию и последовательности преобразования информации подразделяются на следующие типовые операции: сбор и регистрацию данных, передачу и прием данных, перенос на машинные носители, ввод, компоновку и контроль информации, накопление, сортировку, обработку по заданным алгоритмам, корректировку, вывод данных, формирование выходных форм и передачу их заказчику. Заключительная операция технологического процесса – организация и ведение архива данных [3, c.47].

Рисунок 1. Схема этапов и операций технологического процесса обработки данных.

Технологические операции обычно выполняются совокупностями, образуя этапы. Такое подразделение операций достаточно условно, и комплексы операций, составляющих тот или иной этап, могут варьироваться.

Этапом технологического процесса называется его укрупненная, относительно самостоятельная часть, характеризующаяся логической завершенностью, а также пространственной или временной обособленностью.

Принято выделять три основных этапа:

· первый, связанный со сбором, регистрацией учетных данных и передачей их для обработки;

· подготовительный, осуществляющий перенос собранных данных на машинные носители с контролем правильности переноса;

· основной, обеспечивающий обработку данных по заданным алгоритмам, контроль и выдачу результатной информации пользователям.

Проектирование технологического процесса начинается с разработки укрупненных этапов обработки информации, которые затем детализируются на отдельные операции. Их состав зависит от качественных и количественных характеристик решаемых задач и временных ограничений, предъявляемых к ним. В целях наглядности и четкого представления составляется схема технологического процесса.

1.2. Характеристика комплекса задач по учету материалов

В состав материально-производственных запасов (материалов) включаются предметы труда, предназначенные для обработки, переработки или использования в производстве либо для хозяйственных нужд, а также средства труда, которые в соответствии с действующими положениями включаются в состав оборотных средств как малоценные, быстроизнашивающиеся предметы (МБП). В условиях повышения эффективности производства экономия материальных затрат приобретает особое значение, что предопределяет совершенствование учетной и аналитической работы на этом участке.

Функциональное назначение АРМ бухгалтера по учету материалов состоит в выполнении нескольких операций. Сюда включаются [11, c.147]:

· автоматизация документирования всех операций по движению материальных ценностей, выявление и отражение затрат, связанных с их заготовлением;

· оперативный и бухгалтерский контроль за поступлением и заготовлением материальных ценностей, соблюдением установленных норм и запасов, правильным отпуском материальных ценностей на производство и другие цели и использованием их в соответствии с установленными нормами расхода, обеспечение процесса управления, контроля и регулирования информации об остатках материальных ценностей, находящихся на складах и в кладовых, а также о выполнении плана материально-технического снабжения;

· систематизация и обобщение данных в нужных аспектах о наличии и движении материалов и выдача по запросу необходимых регламентных выходных форм на печать и любой другой носитель информации или на экран дисплея;

· обеспечение системных информационных связей с другими АРМ бухгалтера и головным компьютером объекта управления.

В соответствии с технологической схемой функционирования АРМ учета материалов предусматривается организация двух видов АРМ, объединенных локальной вычислительной сетью. Первый обеспечивает обработку первичных документов по движению производственных запасов, второй – получение (в запросном режиме) выходных форм их синтетического и аналитического учета (рис. 2).

При организации АРМ бухгалтера для обработки первичных данных предусматривается регистрация хозяйственных операций по движению материалов и изготовление форм первичных документов. Систематизация, группировка данных первичного учета достигаются передачей их по каналу связи на сервер локальной вычислительной сети и упорядочением записей в базах данных синтетического и аналитического учета [11, c.138].

Рисунок 2. Функциональная схема АРМ по учету материалов.

В базах данных синтетического и аналитического учета материалов накапливается информация для формирования выходных форм их синтетического и аналитического учета. Параллельно с этим итоговые обороты в разрезе синтетических счетов и субсчетов передаются в базу данных сводного синтетического учета.

АРМ по обработке первичных документов может быть организовано как в отдельных производственных подразделениях, так и в центральной бухгалтерии хозяйств.

Второй вид АРМ предназначен для формирования машинограмм и видеограмм. При этом ведущая ЭВМ (сервер) осуществляет выборку и передачу информации, необходимой для выполнения запроса ЭВМ рабочего места. На основе полученной информации компьютер рабочего места формирует базу данных запроса, осуществляет алгоритмическую обработку показателей и выводит на устройство печати или дисплей машинограммы и видеограммы по учету материалов.

Общая схема технологии решения задач по учету производственных запасов включает в себя: